Crediti insoluti: la guida per farsi pagare

Come farsi pagare dai clienti che, per un motivo o per l’altro, tendono a saldare in ritardo? Domanda di interesse comune alla quale cercheremo subito di rispondere fornendo una serie di consigli efficaci, pensati apposta per evitare sul nascere l’accumulo dei cosiddetti crediti insoluti.

Se vuoi aumentare le possibilità di incassare i tuoi crediti commerciali, devi innanzitutto:

Ricordarti che ogni cliente è un caso a parte

Non affidarti all’abitudine! Anche dopo anni di lavoro e decine di clienti che gestiscono fatture e pagamenti allo stesso modo potresti trovarti di fronte all’eccezione. Il classico cliente che non paga se non riceve la fattura esattamente come richiesto. Ogni volta che lavori con un nuovo cliente non dimenticarti delle 3 domande magiche per farsi pagare:

1. con chi parlo delle fatture che vengono pagate?
2. quali informazioni devono essere fornite sulla fattura per essere pagate?
3. quando eseguite i pagamenti?

Con queste informazioni, non perderai mai tempo inviando una fattura che non può essere saldata, o inseguendo la persona sbagliata al momento della scadenza.

Indicare i termini di pagamento in tutte le fatture emesse

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A seconda degli accordi presi con l’azienda per cui collabori, ricordati di specificare in ogni fattura entro quanti giorni dall’emissione della stessa deve essere eseguito il saldo: seduta stante, a 15 o 30 giorni? Il promemoria per iscritto su un documento ufficiale è da considerarsi come un sistema piuttosto efficace che ti consente di evitare eventuali dimenticanze da parte di chi ti deve dei soldi e, soprattutto, di avere una prova tangibile atta a giustificare le tue richieste.

Spedire le fatture in modo ciclico

Se gestisci dei committenti che ti pagano a rate, fai il possibile per inviargli le fatture con la massima regolarità: hai un contratto di un anno che prevede 12 pagamenti mensili? Manda la fattura sempre nello stesso periodo (per esempio entro i primi 10 giorni dei singoli mesi), precisando la scadenza del saldo (per esempio entro fine mese).

Mantenere il contatto con i responsabili finanziari delle aziende per cui lavori

Per essere certo di ricevere il denaro che ti spetta in tempistiche ragionevoli, devi poterti relazionare direttamente a chi esegue i pagamenti: a prescindere dal fatto che si tratti dell’amministrazione o di qualsiasi altro incaricato, assicurati di avere a disposizione tutti i suoi riferimenti (indirizzo e-mail, recapito telefonico, contatto Skype, ecc.).

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Attuare politiche di prevenzione

La maggior parte delle vendite avviene con concessione di un fido commerciale (pagamento a 30,60,90 gg data fattura) e sarebbe bene effettuare una verifica sulla controparte per controllare che se ci siano segnali di rischio che potrebbero sconsigliare il pagamento dilazionato. Per tale accertamento si possono utilizzare i normali strumenti di informazione commerciale disponibili, avendo cura di utilizzare quelli più completi nei controlli e che includano una valutazione sintetica della controparte che sia facilmente comprensibile, corredata da un fido commerciale numerico consigliato.

In questo modo eventuali clienti problematici possono essere subito identificati (ad esempio: aziende inesistenti o con procedure in corso, aziende soci o esponenti protestati o con pregiudizievoli di conservatoria attivi, aziende collegate in fallimento o in concordato, etc.). Tali strumenti, forniti sotto forma di rapporti informativi, sono in genere disponibili online a prezzi contenuti. Ad esempio il report informativo aziendale Cheope accessibile direttamente da Danea Easyfatt.

Strutturare un’efficace procedura aziendale per la gestione dei crediti

Un criterio di massima che permetta a tutto il tuo staff di conoscere alla perfezione la situazione del debitore ed, eventualmente, di poter intraprendere senza disturbarti una determinata azione in caso di mancato pagamento (solleciti verbali-scritti, procedure legali, ecc.).

Nel caso in cui la corretta messa in pratica dei punti appena descritti non dovesse comunque farti ottenere i pagamenti dovuti entro le tempistiche concordate, ti suggeriamo di:

1. Contattare il debitore per discutere a voce della faccenda:
   ricordagli la data di scadenza del pagamento in questione e domandagli quando pensa di saldare il conto, mantenendo sempre un tono quanto più amichevole e cordiale possibile. Se dopo 15-30 giorni non riesci ancora a vedere l’accredito nel conto corrente, richiamalo proponendogli una soluzione accettabile da entrambe le parti, che lo stimoli a pagare immediatamente (per es. con rate più piccole) e senza ulteriori costi (per es. interessi aggiuntivi);

2. Calcolare gli interessi moratori sui crediti mancanti ed informare il cliente dei costi ulteriori a cui va incontro se continua a non pagare:
   Per eseguire un conto esatto, puoi utilizzare uno dei molti calcolatori gratuiti disponibili online, ricordando comunque il fatto che l’addebito degli interessi può iniziare solo a partire dal giorno successivo rispetto alla scadenza del termine del pagamento (se non c’è un termine preciso, gli interessi cominciano dopo 30 giorni dal ricevimento della fattura);

3. Interrompere l’erogazione di tutti i servizi:
   Dopo aver informato a voce e per iscritto il cliente in debito dell’eccessivo ritardo nei pagamenti, se lo stesso continua a non pagare, procedi con l’interruzione della collaborazione in essere fino al momento del saldo;

4. Tenere traccia di ogni singolo contatto con il cliente in debito:
   Questo è utile soprattutto in previsione di azioni legali che, di norma, richiedono informazioni dettagliate come la data e l’orario delle chiamate, la copia di lettere, e-mail o comunicazioni varie, ecc.;

5. Valutare con attenzione se procedere per vie legali o se continuare a trattare direttamente con il debitore:
   Considerato il fatto che, in alcuni casi, la cifra spettante dal debitore risulta inferiore rispetto ai costi necessari all’avvio di un’eventuale azione giudiziale, cerca di trovare un accordo direttamente con il cliente (sconti, rate minori, ecc.).
   Bisogna anche valutare se la controparte non sta pagando per oggettive difficoltà oppure per una scelta e, una volta verificato ciò, è bene assicurarsi che ci siano eventuali beni da aggredire (proprietà immobiliari, autoveicoli, partecipazioni societarie, contratti di affitto, conti correnti bancari, etc.) per farsi liquidare il debito, altrimenti si rischia di investire risorse inutilmente. Tale verifica è in genere realizzabile a costi contenuti e in maniera rapida (2-3 settimane).

6. Stilare lettere di messa in mora:
   Tali scritti, oltre a fare riferimento al conto da saldare e ad essere corredati di tutte le fatture e le comunicazioni precedenti, devono presentare un tono perentorio, ma mai minaccioso;

7. Spedire al debitore un ultimatum:
   Se sei certo che ne valga la pena dal punto di vista economico, prima di affidarti ad un’azienda specializzata nel recupero crediti o ad un avvocato, manda al cliente un ultimo avviso in cui specifichi le opzioni messe a sua disposizione e la data entro cui rispondere per evitare eventuali ripercussioni legali;

8. Prestare attenzione a possibili notizie riguardanti il fallimento dell’attività in debito:
   Se ti trovi alle prese con un cliente che ha dichiarato il fallimento, non puoi più inviargli corrispondenza per il recupero credito. L’unica procedura da seguire per essere pagato resta quella di fare istanza di insinuazione nello stato passivo del fallimento.

Scopri cos’è e come si fa un sollecito di pagamento

L’ultima spiaggia

Nell’eventualità in cui, nonostante tutti i tuoi sforzi di mediazione, non riuscissi comunque a recuperare i crediti spettanti, potresti inoltre:

• rivolgerti direttamente ad un’agenzia specializzata tenendo in considerazione il fatto che tolti i costi per la gestione del servizio vedresti restituito solo parte del credito;

• appoggiarti ad un Giudice di Pace, ma solo nel caso in cui l’importo complessivo del credito fosse inferiore ai 5.000 euro (con importi entro i 1.100 euro non serve nemmeno un avvocato e tutte le richieste vengono poste a voce al Giudice che si occupa personalmente di verbalizzarle);

• sfruttare il sistema della mediazione nella speranza di ottenere un accordo sull’importo spettante (procedura non obbligatoria che prevede la divisione con il cliente in debito di tutte le spese annesse all’organismo di mediazione);

• affidarti ad un arbitro imparziale (solo in caso di accordo reciproco con il cliente) che stabilisca chi deve dare cosa (la sua decisione resta vincolante);

• se in possesso di assegni o cambiali firmate da un cliente che non paga, fare protestare i titoli di credito (in questo modo hai la possibilità di procedere con un’azione esecutiva verso il debitore senza necessariamente dovergli fare causa).

Leggi anche: Recupero del credito: guida pratica in 4 mosse

Questi i nostri suggerimenti per farsi pagare quando sono presenti dei crediti insoluti: soluzioni più o meno estreme pensate apposta per consentirti di recuperare quanto ti spetta nelle modalità più corrette.

In chiusura ti consigliamo anche un ottimo video di Marco Montemagno che cade proprio a fagiolo!

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