La numerazione delle fatture elettroniche: la guida semplice a regole e adempimenti

Le fatture elettroniche emesse seguono le stesse regole delle fatture cartacee, per quanto riguarda la numerazione progressiva.

Ma quali sono esattamente queste norme, da seguire per la corretta numerazione delle fatture elettroniche? Vediamole insieme.

Numero di fattura elettronica: cos’è e cosa serve

Si definisce “numero di fattura” il numero progressivo che identifica una fattura e può contenere sia numeri che lettere.

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La normativa non stabilisce una struttura obbligatoria del numero, che quindi può assumere diverse forme, ma impone che ogni fattura abbia un numero progressivo che ne consenta l’identificazione in modo univoco.

Numerazione progressiva delle fatture elettroniche: normativa e regole

La Legge di Stabilità 2013 (Legge 228/2012) ha modificato l’art. 21 del D.p.r. 633/1972 in merito di fatturazione, adeguando così la normativa italiana a quella comunitaria.

Tra le varie modifiche al D.p.r, di particolare interesse vi è quella attuata al comma 2 del citato art.21, il quale, nella sua nuova formulazione prevede, tra gli elementi indispensabili della fattura che venga indicato “il numero progressivo che la identifichi in modo univoco”.

Rispetto al passato, è stato eliminato il riferimento all’”ordine progressivo per anno solare”, cioè il fatto che la numerazione delle fatture dovesse iniziare ogni anno dalla numero 1. Quindi, come vedremo successivamente, non è necessario ricominciare ogni anno la numerazione, ma può continuare lungo i vari gli anni di svolgimento dell’attività.

La disposizione della Legge di Stabilità è stata oggetto di varie interpretazioni da parte degli addetti ai lavori, ed ha fatto sorgere alcuni dubbi circa la sua pratica applicazione, dubbi che sono stati chiariti da parte dell’Agenzia delle entrate con la R.M. 1/E/2013.

Secondo l’Agenzia risulta compatibile con l’identificazione univoca prevista dalla formulazione della norma “qualsiasi tipologia di numerazione progressiva che garantisca l’identificazione univoca della fattura”, se del caso, anche mediante riferimento alla data della fattura stessa.

Conseguentemente potrà essere validamente adottata una numerazione progressiva delle fatture elettroniche che, partendo dal numero 1, prosegua ininterrottamente per tutti gli anni solari di attività del contribuente, fino alla cessazione dell’attività stessa. Questa tipologia di numerazione progressiva è, di per sé, idonea ad identificare in modo univoco la fattura, in considerazione della irripetibilità del numero di volta in volta attribuito al documento fiscale.

La numerazione progressiva potrà anche iniziare dal numero successivo a quello dell’ultima fattura emessa nell’anno precedente: anche in tal caso la tipologia di numerazione progressiva adottata consente l’identificazione in modo univoco della fattura, ancorché la numerazione non inizi da 1.

Peraltro, qualora risulti più agevole, il contribuente può continuare ad adottare il sistema di numerazione progressiva per anno solare, in quanto l’identificazione univoca della fattura è, anche in tal caso, comunque garantita dalla contestuale presenza nel documento della data che, in base alla lettera a) del citato articolo 21, costituisce un elemento obbligatorio della fattura.

Ad esempio, fermo restando l’obbligo di indicare in fattura la data, sono ammissibili le seguenti modalità di numerazione progressiva all’interno di ciascun anno solare:

• Fatt. n. 1 del … (indicare la data)
• Fatt. n. 2 del … (indicare la data)
• Fatt. n. 1/anno (oppure n. anno/1)
• Fatt. n. 2/anno (oppure n. anno/2)

Leggi la guida di Danea a come funziona la fatturazione elettronica

Come numerare le fatture elettroniche

In sintesi, ecco le varie modalità di numerazione che il contribuente ha a disposizione, tutte possibilità ammesse e validamente attuabili:

• proseguire anno per anno con la numerazione progressiva del precedente senza azzerare il numero della fattura all’inizio dell’anno: ad esempio se l’ultima fattura emessa è la numero 1548 sarà possibile emettere la prima dell’anno nuovo con il numero 1549;
• iniziare nel nuovo anno con la numerazione partendo dal numero 1, e proseguire anche negli anni successivi continuando progressivamente la numerazione;
• iniziare nel nuovo anno con la numerazione partendo dal numero 1 per poi azzerare la numerazione all’inizio di ciascun anno solare ricominciando dalla numero 1.

Il software per fatture elettroniche Danea Easyfatt propone in automatico il numero progressivo della fattura e la data del giorno di emissione, entrambi modificabili.
La possibilità di cambiare il numero di fattura è importante nel caso in cui si inizi ad usare il programma ad anno in corso, mantenendo così la numerazione progressiva al punto in cui si era arrivati.

Numerazione delle fatture elettroniche con sezionali

Nel caso di adozione di registri sezionali, necessari ad esempio quando si gestiscono diversi punti vendita o nel caso di esercizio di più attività, si potranno utilizzare distinte serie di numerazione, contraddistinte ad esempio da una lettera dell’alfabeto:

• 01/2023/a che indica la fattura n. 1 del 2023 relativa al sezionale a”;
• 01/2023/b che indica la fattura n. 1 del 2023 del sezionale “b”,

fermo restando la possibilità comunque di utilizzare la numerazione progressiva secondo l’ultimo numero utilizzato nel precedente anno (ad esempio se l’ultima fattura emessa nel 2022 era la numero 1548 del sezionale “a” la prima del 2023 sarà la n. 1549/a, mentre se l’ultima fattura emessa nel 2022 del sezionale “b” era la n. 845 la prima fattura emessa nel 2023 sarà la n. 846/b…).

Easyfatt consente di far seguire al numero di fattura il sezionale di numerazione ( /a, /b, /2012, etc.), per differenziare i documenti emessi, ad esempio per reparto, per venditore o per anno.

Salto numerazione delle fatture elettroniche emesse: cosa succede

L’errore nella numerazione delle fatture elettroniche emesse non è sanzionabile, in quanto violazione meramente formale.

Questa considerazione deriva dall’interpretazione dell’articolo 6, comma 5.bis, del Decreto legislativo 472/1997, che afferma come: “Non sono inoltre punibili le violazioni che non arrecano pregiudizio all’esercizio delle azioni di controllo e non incidono sulla determinazione della base imponibile, dell’imposta e sul versamento del tributo”.

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