Archiviazione ottica… e non solo!

In Domustudio è stata introdotta la gestione documentale già nel lontano aprile 2007 (versione 3 rev. 07). La possibilità di acquisire nel programma documenti da scanner, oppure di importarli se già salvati nel PC, è una comodità non da poco: i file vengono ordinatamente archiviati e organizzati per argomenti e risultano poi facilmente consultabili in qualsiasi momento.

Il tasto Allega documenti è presente in tutte le principali sezioni del programma: Condomìni, Persone, Fornitori, Movimenti, Attività, Gestione sinistri e Pratiche legali.

Ecco quindi che diventa possibile allegare la scansione della fattura direttamente al movimento di gestione durante la registrazione della spesa, oppure la lettera dell’avvocato alla pratica legale, o ancora le foto di un danno al relativo sinistro e tutta la corrispondenza scambiata con l’assicurazione.

A distanza di qualche tempo abbiamo esteso questa funzione al servizio di pubblicazione (MioCondominio.eu). Basta una semplice spunta su “Pubblicazione su MioCondominio.eu” nei fascicoli attribuiti al condominio (sezione Condomìni) e i documenti verranno automaticamente pubblicati nel sito web riservato ai condòmini! Questo evita diversi inconvenienti come il dover recarsi nel condominio per appendere informative in bacheca oppure il dover prestare attenzione al condòmino che richiede il fax con il regolamento condominiale. Il condòmino, entrando nel sito tramite i propri dati di accesso, potrà autonomamente visionare in qualsiasi momento i documenti pubblicati dall’amministratore.

Nel complesso la funzionalità dei fascicoli è di buon livello, ma non eccellente come vorremmo. Stiamo infatti lavorando per apportare diversi miglioramenti, in particolare per ottenere l’interconnessione dei fascicoli con più informazioni e garantire modalità di ricerca più flessibili di quelle attuali. Per fare un esempio, ora una fattura collegata ad un movimento personale sarà rintracciabile solo accedendo al movimento stesso oppure tramite la voce Fascicoli del menu Strumenti. Vogliamo fare in modo che la fattura sia facilmente riscontrabile anche accedendo agli allegati del condomìnio, del condòmino oppure del fornitore!

Ma non è finita qui! Più avanti arriverà la scansione massiva: una procedura che permette, a chi possiede scanner multi pagina, di acquisire un elevato numero di documenti in un colpo solo, da allegare poi con comodo dove necessario, ad esempio durante la registrazione delle fatture.


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Elena

Bilancia del 1981, giovanissima… oh cavoli siamo già nel 2015! Va beh… Approdo nel “Fantastico mondo di Danea” a giugno 2008. Qui mi dedico all’assistenza clienti ed ai corsi di formazione. ...

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