Gestione efficiente dei costi del negozio: consigli per risparmiare

La direzione di un’attività commerciale ha bisogno di equilibrio tra qualità di ciò che si offre, sostenibilità economica e soddisfazione del cliente.

Per riuscirci bisogna occuparsi della gestione dei costi del negozio: contenere gli sprechi, migliorare l’efficienza e avere sotto controllo la situazione sono alcuni punti chiave, ma non gli unici.

Vediamo insieme qualche consiglio utile per ridurre i costi senza impattare sulla qualità e come un programma per gestire il negozio può aiutare a raggiungere l’obiettivo.

Tipologie di costi di gestione di un negozio

Tutti i negozi generano costi fissi e costi variabili; i primi sono catalogati come prevedibili mentre i secondi mutano in relazione allo svolgimento delle attività.

Costi fissi

I costi fissi sono le spese che un’organizzazione deve sostenere indipendentemente dalla quantità di beni o servizi prodotti. La voce risulta invariata e prevedibile ma, nonostante ciò, impatta sicuramente sulla stabilità economica.

Tra i principali troviamo:

• Affitto. Una voce che non dipende strettamente dal fatturato generato dall’impresa ed è legata allo spazio necessario per lo stoccaggio e le attività operative.
• Utenze. Comprendono i costi di energia elettrica, acqua, riscaldamento e connessione dati necessari per il funzionamento del magazzino. Anche se possono variare leggermente in base ai consumi, vengono generalmente considerati costi fissi perché indispensabili per mantenere attive le strutture, le attrezzature e garantire condizioni di lavoro adeguate.
• Personale dipendente. Lo staff rappresenta un investimento fondamentale per il successo di un’attività, ma anche un costo che richiede un’attenta pianificazione. Bisognerebbe definire con chiarezza i ruoli, valutare eventuali turnazioni e incentivare la produttività attraverso una formazione adeguata.
• Licenze, assicurazioni, canoni e abbonamenti. Ogni negozio deve sostenere una serie di costi amministrativi e burocratici, come licenze commerciali, coperture assicurative, canoni per software gestionali o piattaforme di pagamento ma tutto ciò va verificato per controllare che non ci siano spese superflue che possono essere ottimizzate.
• Spese bancarie e fiscali ricorrenti. Commissioni, i costi per i POS e gli oneri legati alla consulenza contabile e fiscale impattano sulle spese dello shop.

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Costi variabili

I costi variabili, a differenza di quelli fissi, cambiano in funzione delle vendite e dell’attività operativa. Ecco quelli a cui prestare attenzione:

• Acquisto della merce. La spesa per il rifornimento della merce rappresenta una delle voci più significative, in particolare per i punti vendita di abbigliamento, alimentari o articoli per la casa. Si dovrebbe pianificare con precisione il riassortimento, valutare i margini di profitto e controllare i livelli di scorte per evitare immobilizzi di capitale e perdite di valore nel tempo.
• Costi di trasporto e consegna. Tra i costi più significativi che possono impattare sulla gestione di uno shop online, ci sono le spese di spedizione. Nonostante il servizio di consegna venga spesso dato in omaggio agli utenti (soprattutto raggiungendo un minimo di spesa), bisogna trovare un accordo conveniente di collaborazione con le aziende di logistica che si occupano spedizioni.
• Materiali di consumo e imballaggi. Il costo di materiali come buste, carte, detergenti e prodotti per la pulizia viene spesso sottovalutato, ma rappresenta una voce di spesa mensile ed è dunque importante trovare opzioni riciclabili e convenienti ma comunque efficaci.
• Marketing. Le attività di marketing, online e offline, sono importantissime e vanno pianificate con il supporto di un professionista. L’obiettivo è rafforzare la notorietà del marchio o del prodotto, attirare nuovi clienti e consolidare la reputazione.
• Manutenzione e assistenza tecnica. Qualsiasi edificio ha bisogno di interventi di gestione quali controlli periodici degli impianti, pulizie straordinarie, verifiche e sostituzioni di componenti per garantire funzionalità operativa e sicurezza ma tutto ciò può essere pianificato grazie agli investimenti sulla manutenzione preventiva.

Vediamo ora i principali costi fissi e variabili riassunti in tabella

Tipo di costi	Descrizione	Esempi
Costi fissi	Spese ricorrenti e prevedibili, indipendenti dal volume di vendite.	Affitto, utenze, personale, licenze, assicurazioni, canoni software.
Costi variabili	Spese che cambiano in base all’attività operativa e al volume di vendite.	Acquisto merce, spedizioni, imballaggi, marketing, manutenzione tecnica.

Come ridurre i costi di gestione: strategie e accorgimenti pratici

Per ridurre i costi di gestione di un negozio o di un magazzino, non bisogna limitarsi a tagliare le spese, ma ottimizzare ogni voce in modo intelligente. Come fare?

È importante analizzare e monitorare con regolarità l’andamento delle spese: attraverso report e analisi a cadenza mensile si individuano scostamenti e si interviene tempestivamente.

Secondo accorgimento è quello di negoziare con fornitori e partner commerciali così da ottenere condizioni vantaggiose e sistemi di pagamento più favorevoli, specialmente quando la collaborazione è duratura.

Bisognerebbe investire nell’ottimizzazione dei consumi energetici: optare per dispositivi con una buona classe energetica, lampadine a LED e un migliore utilizzo grazie alla sensibilizzazione del personale fa la differenza. E se c’è modo, consigliamo anche l’utilizzo di pannelli solari e risorse rinnovabili.

Ultimo aspetto da valutare è la pianificazione degli acquisti e delle scorte; con l’aiuto di un gestionale questo aspetto viene decisamente semplificato, perché si garantisce una disponibilità di merci tali da soddisfare la domanda, ma senza eccedere nelle scorte che potrebbero provocare sprechi e costi per le merci deteriorate e invendute.

Leggi anche 8 consigli vincenti per la gestione di un negozio di alimentari.

Come un gestionale aiuta a tenere sotto controllo le spese

Un software gestionale è uno strumento fondamentale per monitorare e ottimizzare i costi di gestione del negozio, che sia di abbigliamento o di qualsiasi altro settore.

Sono numerosi i vantaggi che un software gestionale offre, tra questi si fanno notare:

• Il collegamento con il registratore di cassa facilita la gestione delle vendite. La vendita viene registrata nel gestionale e il magazzino scaricato in automatico. In questo modo, non serve riportare i dati manualmente da un sistema all’altro, con risparmio di tempo e riduzione degli errori.
• Fatture e scontrini vengono gestiti in modo centralizzato: gli scontrini (documenti commerciali per il cliente) e le fatture vengono emessi in modo semplice e direttamente dal gestionale.
• Le scorte sono sotto controllo: il software restituisce le quantità aggiornate di scorte presenti in magazzino, così da programmare al meglio gli acquisiti e ridurre il più possibile i costi generati da merce invenduta o deteriorata.
• Si analizzano gli acquisti. Le spese vengono registrate e analizzate, per poter valutare quali sono le voci che impattano maggiormente sui costi.
• Si fidelizzano i clienti. Grazie ad anagrafiche con cronologie d’acquisto, si possono inviare promozioni personalizzate rafforzando i rapporti con chi già conosce l’azienda.

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Errori da evitare

Nel tentativo di ridurre i costi, si rischia talvolta di commettere errori che possono compromettere l’efficienza complessiva del negozio. Questi sono i principali da evitare: 

• Non si dovrebbe scendere a compromessi sulla la qualità del servizio o del prodotto. Per migliorare la gestione delle spese serve formare il personale sul metodo e sul miglioramento della gestione dell’assortimento senza abbassare il livello di ciò che si offre.
• Non si dovrebbe trascurare la manutenzione ordinaria. Rinviare interventi necessari può causare danni più costosi nel tempo. È preferibile pianificare verifiche periodiche per mantenere in efficienza locali e attrezzature.
• Non aggiornare periodicamente le strategie d’acquisto e fornitura. Le condizioni di mercato cambiano rapidamente e ciò che risultava conveniente l’anno prima può non esserlo più oggi.
• Si dovrebbe evitare di gestire le finanze senza strumenti adeguati. I negozi privi di un software gestionale hanno spesso poco controllo delle spese e quindi non riescono a individuare le aree di miglioramento.

Gestire un negozio in modo efficiente significa trovare il giusto equilibrio tra controllo dei costi, qualità dell’offerta e soddisfazione del cliente. Conoscere le diverse tipologie di spesa, monitorarle con regolarità e adottare strategie mirate può fare davvero la differenza.

In questo percorso, la tecnologia gioca un ruolo fondamentale. Un software gestionale non è solo uno strumento operativo: è un alleato strategico che semplifica la gestione quotidiana, migliora la visibilità sui dati e aiuta a prendere decisioni più consapevoli.

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