Trucchetto Domustudio

Ereditare un condominio da un altro amministratore

La riforma del condominio approvata a fine 2012 obbliga l’amministratore a redigere il “rendiconto di bilancio”, lo “stato patrimoniale” e la “relazione accompagnatoria”. Con questo, è evidente l’importanza che assume la contabilità condominiale, avvicinandosi molto a quella delle aziende pur non imponendo specifiche metodologie contabili, ad esempio la partita doppia.

Mentre Domustudio garantisce all’amministratore il mantenimento di una contabilità ordinata e in regola dall’inizio alla fine del suo mandato, il susseguirsi di diversi amministratori nel corso della vita di un condominio (ciascuno con i suoi metodi contabili, più o meno appropriati) può rendere davvero difficoltoso il raggiungimento di quest’obbiettivo in quanto un “errore” nei dati iniziali si propagherà inesorabilmente sulle successive gestioni..

In particolare, quando l’amministratore assume la rappresentanza di un condominio, può trovarsi di fronte a due situazioni:

  • il condominio è nuovo ed è il primo amministratore;
  • il condominio è stato gestito da un precedente amministratore.

La prima eventualità è la più fortunata, in quanto si parte da zero e per questo la quadratura contabile è assicurata! Nel secondo caso, invece, l’amministratore dimissionario deve trasmettere, al nuovo, le seguenti informazioni essenziali:

  • le fatture ancora da pagare;
  • l’esistenza di cassa e/o banca;
  • l’esistenza di fondi;
  • i saldi a credito/debito dei condòmini.

 

Come inserire in Domustudio questi dati?

Se il precedente amministratore usa Domustudio il passaggio dei dati è davvero rapido e può essere usata la funzione del passaggio di consegne (menu Strumenti), altrimenti si deve procedere manualmente inserendo il condominio che è stato acquisito e partire con il primo esercizio, quello che effettivamente andremo a gestire nel corso dei prossimi dodici mesi.

  • Le fatture della vecchia gestione e non ancora pagate si inseriscono nella sezione movimenti con data competenza precedente alla data di apertura dell’esercizio.
  • L’esistenza di cassa/banca si inserisce nel campo “Saldo di partenza al…” all’interno delle risorse (sezione Condomìni > linguetta Risorse e fondi).
  • L’esistenza di fondi si inserisce nel campo “Saldo iniziale” all’interno dei fondi (sezione Condomìni > linguetta Risorse e fondi).
  • I saldi a credito/debito dei singoli condòminisi inseriscono nella linguetta saldi della sezione Unità. Questi saldi assumono una rilevante importanza per la quadratura dello stato patrimoniale. Il loro totale deve corrispondere al totale della giacenza iniziale di cassa/banca, sottratti i fondi, sottratte le fatture non pagate ma considerate nel consuntivo precedente,  aggiunti i versamenti rateali non pagati ma considerati nel consuntivo precedente, quindi:
    TOTALE SALDI UNITA’/ANAGRAFICHE =

           Giacenza iniziale di cassa/banca
        –  Giacenza iniziale fondi
        –  Spese non pagate con competenza precedente
        + Versamenti non pagati con competenza precedente

Nell’inserimento dei movimenti “fuori competenza” le date di “competenza” e di “pagamento” vanno valorizzate in questo modo:

  • I movimenti di spesa di competenza dell’esercizio precedente hanno la data di competenza impostata ad un giorno precedente l’inizio dell’esercizio corrente (non vengono quindi conteggiati nel consuntivo attuale), mentre la data di pagamento verrà valorizzata solamente nel momento del pagamento della fattura stessa, con la data di effettivo esborso monetario.
  • I movimenti di versamento rateale già considerati nel consuntivo della passata gestione hanno la “data di competenza” che cade nell’esercizio precedente, e la data di pagamento corrispondente al giorno effettivo di riscossione (esercizio corrente).

Per questo tipo di movimenti la “data di pagamento” non deve mai far riferimento alla passata gestione.

Una volta inserite queste informazioni è possibile verificare la quadratura della situazione contabile stampando lo stato patrimoniale (menu Consuntivo > Situazione contabile) che deve avere il “totale delle attività” uguale al “totale delle passività”, altrimenti mostrerà un “avanzo” o un “disavanzo” (sbilancio). In caso di sbilancio è necessario ricercarne le cause, che possono essere semplici errori nell’inserimento dei dati oppure errori contabili della precedente amministrazione, in tal caso si dovrà contattare l’amministratore dimissionario per capire la natura dello sbilancio e successivamente affrontare il problema in assemblea.

Qualche esempio dei più comuni errori “ereditati” dalla precedente gestione sono:

  • pagamenti di fatture o versamenti rateali che hanno movimentato le risorse di  cassa/banca ma che non sono stati considerati nei saldi a debito/credito dei condòmini;
  • fatture pagate in contanti, addebitate ai condòmini, ma senza la relativa fuoriuscita di cassa;
  • versamenti rateali in contanti, considerati nei saldi a consuntivo ma senza la registrazione dell’entrata di cassa.

Una volta individuato il problema, la soluzione contabile che consigliamo è quella di variare i saldi iniziali delle unità-anagrafiche fino a portare a pareggio lo stato patrimoniale. Quindi si dovranno aumentare i crediti o i debiti dei condòmini per correggere rispettivamente l’avanzo (maggiori attività) o il disavanzo (maggiori passività). Non potendo determinare il motivo e quindi la natura dello sbilancio, il metodo di ripartizione dell’importo da rettificare, se non diversamente pattuito in assemblea, deve seguire un criterio millesimale.
Esempio di Stato Patrimoniale sbilanciato:

Stato patrimoniale condominio sbilanciato

dopo le correzioni applicate:

stato patrimoniale condominio bilanciato

 

Adempimenti fiscali

Un altro aspetto, non meno importante nel passaggio consegne, è quello fiscale. Infatti se il nuovo amministratore dovesse avere l’onere di presentare il mod. 770 e il Quadro AC relativi alla vecchia gestione, bisognerà contabilizzare in Domustudio anche le relative fatture:

  • fatture soggette a ritenuta d’acconto con relativo versamento dell’imposta;
  • fatture che rientrano nel calcolo del Quadro AC.

Queste fatture vanno inserite nell’esercizio in corso, anticipando le date di competenza, di pagamento e di fattura all’esercizio precedente. La data di competenza associata all’esercizio precedente farà in modo che questi movimenti non vengano considerati nei conteggi del bilancio che si andranno a produrre. Attenzione: tutte le fatture e le ritenute con date di pagamento antecedenti l’inizio dell’esercizio vanno a creare un sicuro scompenso nello stato patrimoniale che con tanta attenzione era stato sistemato! Niente paura, per far tornare i conti è sufficiente calcolare il totale di questi pagamenti (distinto per risorsa) ed andare a variare per un pari importo il saldo iniziale delle risorse.

 


Scarica Imprenditori e Imprese Vincenti



Iscriviti Gratis alla Newsletter di VOICE
Elena

Bilancia del 1981, giovanissima… oh cavoli siamo già nel 2015! Va beh… Approdo nel “Fantastico mondo di Danea” a giugno 2008. Qui mi dedico all’assistenza clienti ed ai corsi di formazione. ...