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Gestione del tempo: 4 domande per gestire la tua to-do list

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Stendere una to-do list è alla base di una buona organizzazione del lavoro. Ma siamo certi che lo stiamo facendo nella maniera corretta? Ecco la via più efficace per farlo!

 

Sarebbe tutto molto più semplice se, magicamente, potessimo portare la durata delle nostre giornate a 36 ore?

Anche con 12 ore in più al giorno, siamo sicuri riusciremmo a depennare tutte le voci della nostra to-do list?

No, nessuna certezza a riguardo, e a ogni modo, non abbiamo ancora scoperto la formula magica per moltiplicare il tempo (ma ci stiamo lavorando!). Allora, come possiamo essere più produttivi e come possiamo organizzare il lavoro in modo efficace?

Una parte del problema potrebbe nascondersi proprio nella nostra tanto amata to-do list. Potremmo anche essere degli assi nel crearla, ma forse la stiamo compilando in modo sbagliato.

La maggior parte di noi prepara la gestione del tempo nel lavoro nello stesso identico modo: scrivendo i compiti nella to-do list e assegnando loro una priorità, poi tra le priorità valutiamo quale sia l’urgenza e l’importanza.

Il punto è proprio questo: esiste un’altra via per organizzare le nostre attività e si chiama rilevanza. In pratica, invece di chiederci quale sia la cosa più importante che dobbiamo fare oggi, dobbiamo scoprire qual è la cosa che possiamo fare oggi e che renderà migliore il nostro domani. Per rispondere dobbiamo focalizzarci su come sfruttare il tempo a disposizione oggi per liberare altre ore nel nostro futuro.

Se la teoria non ha reso sufficientemente l’idea, passiamo a qualche esempio nella vita di tutti i giorni: abilitare il pagamento automatico delle bollette sul nostro conto corrente. In questo modo possiamo risparmiare tutto quel tempo passato a compilare i campi manualmente nel nostro home-banking, o quello in attesa agli sportelli.

Le persone che organizzano in questo modo il loro tempo lavorativo sono definitetime multiplier, (letteralmente moltiplicatore del tempo) perché sanno come essere precisi al lavoro risparmiando, contemporaneamente, una grande quantità di tempo. La buona notizia è che si può imparare a gestire il tempo in questo modo, possiamo iniziare ponendoci quattro domande riguardo i compiti scritti nelle nostre to-do list.

#01 – Posso eliminare qualche compito?

Se guardando la nostra to-do list troviamo dei compiti superflui o inutili, cerchiamo di ricordarci di non accettarli la prossima volta che ce li propongono. Solitamente rispondiamo positivamente a queste richieste perché presi da sensi di colpa o altre sensazioni di questo tipo. La verità è che bisogna imparare a dire no, anche quando stiamo lavorando, senza avere paura di deludere qualcuno. Inoltre, non scordiamoci che dire “sì” a un qualcosa, significa anche dire “no” a qualcos’altro.

#02 – Se non posso eliminare il compito, posso renderlo automatico?

Quello che abbiamo scritto sull’addebito automatico delle bollette è un esempio lampante di automatizzazione. Ma osserviamo attentamente le nostre to-do list. Ci sono dei compiti che si ripetono con frequenza? Possiamo in qualche modo renderli automatici in modo da risparmiare il tempo che dovremmo investire così frequentemente?

Il tempo in cui viviamo pullula di app e stratagemmi per rendere automatica quasi ogni cosa, pensa ad esempio alla ricezione e registrazione automatica delle fatture elettroniche nel tuo gestionale Danea, o alla possibilità di trasformare in un clic un DDT in una fattura!

#03 – Se non posso automatizzarla, può essere delegata a qualcun altro?

Delegare qualche persona diversa da noi stessi a svolgere il nostro lavoro è una questione un po’ spinosa. Mentre qualcuno tra noi è in grado di cedere senza troppa difficoltà i compiti che non ama alla follia, per altri è un po’ più difficile farlo. Una delle scuse più ricorrenti è che la persona delegata non sarebbe altrettanto brava, o veloce, o precisa, e questo potrebbe corrispondere al vero, ma solo per le prime volte che le svolge. Con la pratica anche chi prende il nostro posto diventerà brava, veloce, e precisa, proprio come noi.

Leggi anche: Perché imparare a delegare e come farlo efficacemente nel modo giusto

#04 – Devo svolgere questo compito ora o posso farlo dopo?

Probabilmente siamo portati a pensare che procrastinare qualcosa non sia mai una grande idea. Invece ci sono dei casi in cui farlo “di proposito”, può essere la soluzione più adeguata. C’è una grande differenza tra aspettare di fare qualcosa che dovremmo fare e aspettare di fare qualcosa perché decidiamo che quel particolare momento non è quello giusto per farla. Quando procrastiniamo di proposito potremo ritrovarci a decidere di eliminare, automatizzare o delegare il compito, oppure potremmo scoprire che è aumentata la sua importanza o urgenza, costringendoci a farlo. In pratica procrastinare di proposito non è come posticipare la sveglia alla mattina finché poi siamo costretti a correre per arrivare in tempo al lavoro, ma decidere consapevolmente che svolgere quel compito più tardi.

Leggi anche: Come gestire il tempo quando non ne hai: 4 modi in cui imprenditori e professionisti si auto-sabotano

Probabilmente ci vorrà un po’ di tempo per ottimizzare le nostre to-do list ponendoci queste domande, proprio perché si tratta di cambiare il modo di concepirla. Nessun timore, qualche settimana di rodaggio e inizieremo a vedere quanto tempo riusciremo a risparmiare, magari fino ad avere davvero la sensazione di essere riusciti a “moltiplicare il tempo”.

Elisa

Come sempre mi capita quando mi viene chiesto di parlare di me, mi ritrovo in grande difficoltà. Questo perché le definizioni mi sono sempre andate strette. Quello che posso dire su di me è che sono ...

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