Usi modelli fattura Excel o Word? 5 Segnali che è il momento di smettere Subito!

Quando si è freelance, ci si occupa di una piccola attività o di uno studio professionale; per compilare una fattura, gestire il magazzino e produrre preventivi si tende ad arrangiarsi con i mezzi che si hanno a disposizione. Programmi di videoscrittura e fogli di calcolo, modelli fattura Excel o Word sono generalmente alla portata di tutti, e spesso vengono utilizzati per la fatturazione e la registrazione dei pagamenti.

Questo sistema può ancora essere accettabile nel caso di realtà davvero piccole che emettono al massimo un paio di decine di fatture di acquisto e vendita all’anno e gestiscono quindi poche transazioni ma non può essere applicabile a imprese o professionisti che eccedono questa ristretta nicchia di attività.

La semplicità e spesso familiarità con questi due programmi ce li fanno subito apparire come la soluzione più rapida e conveniente, in realtà non ci rendiamo conto di quanto tempo potremmo risparmiare e, soprattutto, di quanto potremmo ridurre se non addirittura azzerare il margine di errore nella gestione della nostra gestione delle fatture.

Ecco 5 segnali che ti possono fare capire che non è più il caso di usare modelli fattura Word ed Excel.

#1. Hai inviato una fattura contenente dati errati

Basta un attimo: ogni mese rinnovi le fatture a uno stesso cliente, copia e incolla qua e là, taglia, modifica, salva, invia. Ma quante volte la fattura ti torna indietro, perché hai sbagliato la numerazione, la data fattura non è corretta, o addirittura l’importo è errato? O ancora, perché hai usato come modello la fattura emessa ad un altro cliente e non hai modificato l’intestazione?

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Devi quindi andare a recuperare la fattura e modificarla. Ma se hai sbagliato la numerazione, probabilmente sarà sbagliata anche quella delle fatture successive emesse ad altri clienti, dovrai emettere note di credito, compilare nuovamente e inviare i modelli fattura scusandoti per l’inconveniente.

Può succedere una volta, due volte, ma alla fine la tua reputazione e professionalità sono intaccate.

Senza contare il tempo sprecato ad effettuare tutti i controlli, le correzioni, le note di variazione e i nuovi invii.

Molto meglio utilizzare un software in grado di numerare e datare automaticamente le tue fatture, non ti sembra?

#2. Hai perso un documento

Hai creato un sistema di cartelle e sottocartelle oppure hai acquistato uno schedario che ti sembra perfetto? Lo è finché non scopri che non lo è davvero. D’altronde il tuo lavoro non è l’archivista o il contabile!

Quando si lavora in costante multi tasking, come spesso accade ai piccoli imprenditori, è facile che scappi qualche errore. Ma quando la perdita di documenti diventa sistematica, vuol dire che è ora di cambiare sistema.

Per fortuna, nella maggior parte dei casi inviamo le fatture via email, il che ci permette di recuperare i documenti cercandoli nella cartella della posta inviata. È comunque un segnale negativo che va preso in considerazione, perché significa che non abbiamo il pieno controllo della nostra documentazione contabile.

Non si può imputare tutto alla fallibilità dell’essere umano. È inutile lamentarsi che “non si è bravi a tenere la propria contabilità” se non si fa nulla per farlo al meglio. Bisogna trovare un metodo e un supporto che svolga per noi questo compito limitando la nostra possibilità di errore.

#3. Hai scoperto degli errori nei tuoi report

Excel è un ottimo programma, dotato tra l’altro di moltissime feature che la maggior parte di noi neppure sa che esistano.

Ma i suoi fogli di calcolo vanno strutturati, formattati e aggiornati manualmente. E questo aumenta automaticamente le possibilità di errore.

Non sarebbe meglio – e più sicuro – se le tue fatture, le tue voci di spesa ed i tuoi report potessero essere gestite da un unico software in grado di incrociare ed aggiornare automaticamente tutti i dati?

In questo caso, non dovresti fare altro che inserire i dati corretti, lasciando al software il resto del lavoro. Ed anche se ti capitasse di inserire un dato sbagliato, ti basterebbe correggerlo una volta ed il sistema aggiornerebbe istantaneamente tutti gli altri campi.

#4. Hai problemi di liquidità

I flussi di cassa, in parole povere i contanti (cassa e banca), sono una delle principali preoccupazioni di ogni freelance o piccolo imprenditore.

Se ti ritrovi ogni giorno a controllare il conto in banca sperando di trovare il saldo di un pagamento o a inviare continuamente solleciti di pagamento, è evidente che ci sia qualcosa che non va nelle tue condizioni e modalità di pagamento.

Invii una fattura pro-forma in Word al tuo cliente, questo lo riceve e lo inoltra all’ufficio amministrazione, che a sua volta richiede la sua approvazione. A quel punto il tuo saldo finisce in quell’indefinito limbo che è lo status “in pagamento”. Se il tuo preavviso o la tua fattura – a seconda del tuo regime fiscale – arriva dopo un certo periodo del mese, inoltre, rischia di “perdere il giro dei pagamenti” e di finire tra i pagamenti del mese successivo. La buona parte delle aziende, infatti, emette i pagamenti ai propri fornitori in un determinato giorno del mese o della settimana. Se, ad esempio, sono abituati a saldare il 10 di ogni mese e la tua fattura arriva l’11, dovrai attendere fino al mese successivo.

Se invece fatturi con un software dedicato fornito di scadenziario sarai in grado di fatturare sempre in tempo e migliorare anche la tua situazione finanziaria.

In questo modo semplificherai la vita ai tuoi clienti, ed anche il tuo portafogli ti ringrazierà.

#5. Fatturazione e contabilità ti portano via un mucchio di tempo

Dopo una giornata o una settimana di lavoro intenso, eccoti là, a casa tua, la sera o durante il weekend, a cercare di metterti in pari con le fatture. Quante volte ti è successo? Non è il massimo dover sacrificare il proprio tempo libero per dedicarti a un’attività che si va a sommare a tutti i tuoi “normali” impegni lavorativi.
Una situazione del genere vuol dire sostanzialmente due cose.
Innanzitutto ti fa sopravvalutare l’importanza della fatturazione. Non fraintendere. Fatturare e gestire la contabilità è importante, ci mancherebbe. Ma dovresti dedicare il tuo tempo e le tue energie principalmente al tuo vero lavoro, delegando l’attività di fatturazione ad altri o a un software capace di farti risparmiare tempo prezioso.

In secondo luogo, inviando le fatture fuori dall’orario d’ufficio o durante i giorni festivi, non avrai un feedback diretto dai tuoi clienti, il che può comportare ulteriori problemi in caso di contestazioni, conferme di pagamento e così via.

In realtà, il nocciolo della questione è che continuando a lavorare in questo modo ci si autoconvince che il proprio lavoro si compone di due componenti distinte. L’attività vera e propria e la gestione di tale attività.

Utilizzando i giusti strumenti per la fatturazione e la gestione della contabilità permette di ridurre queste attività ad una serie di minime azioni che puoi permetterti di gestire agilmente in tempo reale, togliendoti subito ogni pensiero e continuando il tuo lavoro, senza l’incombenza di dover affrontare pile di carte e documenti.

In conclusione

Se uno o più di questi segnali ti sono familiari è il caso di iniziare a pensare seriamente all’adozione di un programma di fatturazione o un software gestionale che ti permetta di gestire in maniera semplice, ordinata e veloce la tua attività.

Questi sono i primi motivi per cui sono nate soluzioni come il software gestionale Danea Easyfatt e il software di fatturazione online Fatture in Cloud. Ecco perché in Danea abbiamo coniato il motto “Semplifica la vita, migliora il lavoro”.