Numilia Business per la gestione delle note spese aziendali

Numilia Business per la gestione delle note spese aziendali

La soluzione per semplificare il processo di gestione delle note spese riducendo costi e tempi.

Per lungo tempo ci siamo interrogati su come semplificare il processo di gestione delle note spese aziendali.

Durante le prime analisi condotte ci siamo resi conto che tipicamente le aziende gestiscono il processo di lavorazione, controllo e rimborso con i classici fogli Excel (o addirittura in cartaceo).
Il collaboratore redige un foglio Excel con l’elenco delle spese, lo invia tramite email, consegna scontrini e ricevute in una busta, e infine tutto passa in amministrazione per conteggio, riconciliazione e rimborso.

Un processo nel quale gli errori sono all’ordine del giorno e il tempo speso è enorme.

Quindi, è stato naturale pensare a Numilia Business, la nuova versione che risponde alle esigenze di semplificazione del processo di gestione note spese, riducendo drasticamente costi e tempi di gestione delle note spese di collaboratori, dipendenti o agenti.

Quattro sono i semplici nodi, tipici della gestione delle note spese, che Numilia gestisce e semplifica:

  1. Compilazione e consegna delle note spese complete di pezze giustificative;
  2. Controllo e gestione delle note spese;
  3. Trasparenza e comunicazione;
  4. Archiviazione e analisi.

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Inserimento delle note spese e pezze giustificative

Con Numilia App è possibile inserire le spese in mobilità da uno smartphone o da un tablet, facendo la foto allo scontrino o alla ricevuta (o allegando un qualsiasi documento), questa viene automaticamente caricata e associata alla spesa effettuata.

Numilia smartphone note spese

NB: la App per il collaboratore è scaricabile gratuitamente dagli store di Apple, Google e Microsoft. Quindi un dipendente non dovrà spendere niente per scaricare l’app.

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Controllo e gestione delle note spese

Chi amministra e controlla le note spese troverà elencate in una tabella tutte le note spese inviate.

Note spese Numilia

Ad ogni nota spese sarà assegnato uno stato che corrisponde al punto di lavorazione in cui si trova:

  • inviata: la nota spese è stata appena inviata dal collaboratore
  • in esame: la nota spese è stata presa in esame e non può più essere modificata
  • approvata: la nota spese ha superato positivamente il controllo
  • non approvata: la nota spese non ha superato il controllo e ritorna ad essere modificabile
  • rimborsata: anche il rimborso della nota spese è stato effettuato

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Trasparenza e comunicazione

Ad ogni cambio di stato della nota spese è possibile inserire un messaggio che aggiunge una nota per spiegare il motivo ad esempio della non approvazione della nota spese.

Inoltre automaticamente verranno inviate delle notifiche via email che informeranno chi ha redatto la nota spese dello stato di lavorazione; evitando quindi di perdere tempo in comunicazioni superflue.
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Archiviazione e analisi

Le note spese, i messaggi scambiati, come le scansioni delle pezze giustificative saranno archiviate in modo ordinato e sicuro per una futura consultazione.

Inoltre, avere le spese tutte centralizzate in un unico archivio consente di analizzarle, capire quali sono le voci di spesa più importanti e che stima di spesa si può fare per il futuro.

In conclusione Numilia Business permette ad un’azienda di gestire la lavorazione le note spese senza perdite di tempo e dà ai collaboratori uno strumento per gestire con facilità l’inserimento delle spese.

Leggi anche: Rimborsi spese: la Guida completa ai metodi di rimborso delle note spesa e deducibilità


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Numilia Business
Lorenzo

Mi occupo in Danea di progettazione e sviluppo software ...e many other things. Nel 1992 dopo l’esame di maturità compro il mio primo PC: un 386 con 8 MB di ram… Da lì comincia la mia carriera prima ...

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