Come organizzare il lavoro in ufficio: gestione di tempo e attività

Come organizzare il lavoro in ufficio per ottimizzare le ore a disposizione? Ecco una serie di pratici consigli da seguire ogni giorno nell’ambiente professionale: 7 suggerimenti pensati apposta per ridurre ai minimi termini gli sprechi di tempo.

#1- Scegli una gestione dei pagamenti automatizzata

Se l’obiettivo è risparmiare tempo in ufficio, ti consigliamo di optare per una gestione dei pagamenti automatizzata piuttosto che manuale.

Utilizza un software di gestione pagamenti come Easyfatt registrare i movimenti, archiviare le fatture e la documentazione correlata ai pagamenti e gestire lo scadenzario pagamenti. Questo semplificherà notevolmente la tua gestione finanziaria.

Inoltre, con Easyfatt integrato a TS Pay, la piattaforma dei servizi di pagamento digitali erogati da TeamSystem Payments, ricevi pagamenti dai tuoi clienti in modo semplice e veloce. Tutto a partire da un bottone in fattura, un QR code o un link in fattura.
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#2- Migliora i Rapporti con i Collaboratori Esterni

Organizzare il lavoro in ufficio significa ottimizzare anche i rapporti con i collaboratori esterni e in generale con tutti i professionisti e partner con cui lavori e che portano in qualche modo valore alla tua.

Uno dei rapporti fondamentali di ogni attività è quello con il commercialista. La consulenza del commercialista aiuta a impostare la rotta per l’impresa, a leggere la strada, a fare scelte gestionali e a gestire la complessa mole di obblighi e oneri contabili e fiscali.

Velocizzare e semplificare la collaborazione significa permettere al commercialista di dare il meglio concentrandosi sulle attività più efficaci per la tua azienda.

Come ottimizzare questo rapporto? Usando ad esempio un software gestionale e permettendo per esempio al commercialista l’accesso ai propri dati contabili in tempo reale, oppure spedendo via e-mail tutte le fatture e documenti esportati dal software gestionale. Così facendo riduci, oltre che le perdite di tempo, anche le probabilità di commettere degli errori.

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#3- Programma le attività per massimizzare l’efficienza

Organizza le attività che devono essere svolte necessariamente a scadenza periodica, svolgendole in blocchi e dedicando ad esse momenti specifici della settimana.

Ad esempio, pianifica i pagamenti dei fornitori in un giorno specifico per evitare continui accessi all’home banking.

Imparare a gestire il proprio tempo e le priorità è fondamentale.

Leggi l’approfondimento sulla matrice di eisenhower, per la gestione delle priorità.

#4- Rispondi alle e-mail solo in determinate fasce orarie

Per organizzare il lavoro in ufficio bisogna anche imparare a staccarsi dai messaggi di posta elettronica. Capita spesso infatti che i professionisti risultino meno produttivi a causa delle continue interruzioni delle e-mail.

Per evitare situazioni del genere, scegli al massimo un paio di momenti al giorno in cui rispondere alle richieste. Crea all’interno del tuo sito web una sezione FAQ, con le risposte alle domande frequenti. Qui gli utenti avranno modo di trovare soluzioni alternative in attesa di una tua risposta diretta.

#5- Ottimizza le comunicazioni con i clienti

Ridurre gli sprechi di tempo è più semplice quando riesci a gestire in maniera corretta le comunicazioni rivolte ai tuoi clienti.

Le newsletters in questo giocano un ruolo fondamentale, perché permettono di fornire qualsiasi informazione con rapidità.

Inviale con una frequenza sensata per fornire informazioni rapide e ridurre richieste di chiarimenti aggiuntive.

La scelta degli strumenti per l’invio delle newsletter è poi particolarmente delicata. Mai e poi mai dovresti usare una normale casella di posta elettronica, preferendo piuttosto servizi professionali offerti da piattaforme dedicate.

Leggi anche: Produttività del lavoro e gestione del tempo per il business – la guida Danea

#6- Spegni tutti i dispositivi che ti distraggono

Smartphone, tablet e affini hanno un ruolo centrale nella vita di tutti i giorni. Sia in ambito privato, che lavorativo.

Questi possono diventare essere fonte di distrazione e portare all’interruzione del regolare flusso di lavoro. Le continue notifiche dai social, dalle app di messaggistica, dalle chiamate, etc., non consentono di raggiungere il livello di concentrazione necessaria.

Dunque, spegni tutto ciò che non è strettamente connesso alle attività da svolgere. In questo modo potrai dedicare il giusto tempo al lavoro, al processo creativo e al tuo business.

Leggi tutti gli articoli sulla gestione del tempo >

#7- Abbandona l’idea di poter essere multitasking

È impossibile per noi comuni mortali essere multitasking. Il nostro cervello non è strutturato per poter gestire in modo efficiente più di un processo alla volta.

Se provi a seguire più attività nello stesso momento, si rischi di incorrere in sprechi di tempo. Non hai sufficiente concentrazione, con il pericolo di dover rivedere il lavoro fatto dall’inizio per porre rimedio ad errori e refusi.

Meglio dedicarti a singole attività, con la certezza di lavorare nel modo più consono e non dover ripartire da capo.