Riunioni aziendali e gestione del tempo: 5 consigli

Riunioni aziendali: come migliorare la gestione del tempo? 5 consigli per farlo subito

Le riunioni aziendali possono essere macchine perfette per la gestione aziendale o veleno per la gestione del tempo in azienda

Se anche a te è capitato di chiederti come organizzare la gestione del tempo durante le riunioni aziendali per ottimizzare al massimo tutte le risorse disponibili, ti suggeriamo di prendere in considerazione i nostri consigli riportati di seguito: soluzioni differenti che ti permetteranno di raggiungere l’obiettivo con semplicità ed immediatezza!

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#1- Stabilisci in anticipo quali tematiche trattare e quanto tempo dedicare a ciascuna

Se durante la tua riunione aziendale hai la necessità di trattare soltanto determinati argomenti, devi identificarli-trascriverli in un’agenda da condividere con tutti i partecipanti per informarli preventivamente delle tematiche su cui andarsi a preparare prima dell’incontro: una sorta di vera e propria tabella di marcia da seguire alla lettera per evitare inutili perdite di tempo e discorsi poco inerenti.

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#2- Chiedi ad un collaboratore di trascrivere quanto detto durante l’incontro

Per ridurre ai minimi termini le possibilità che i partecipanti dimentichino certi punti essenziali affrontati in fase di meeting e, di conseguenza, facciano perdere tempo con richieste di ripetizioni sugli argomenti già discussi, chiedi ad una persona di riportare su carta in modo schematico tutti i concetti espressi e di condividerli con il resto del gruppo, cosicché, all’occorrenza, chiunque possa avere a disposizione un pratico promemoria da rivedere in qualsiasi momento per chiarirsi le idee.

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#3- Definisci in anticipo la durata precisa di ogni riunione

Che quelle da trattare siano argomentazioni più o meno lunghe, fai sempre in modo di quantificare anticipatamente il tempo necessario ad esaurirle completamente, senza mai sforare neanche di pochi minuti. Un pratico sistema per riuscire in questo, può essere quello di posizionare nella sala dell’incontro un orologio o un timer ben visibile, che consenta a tutti, oltre che di regolarsi sui minuti ancora a disposizione, anche di velocizzarsi nell’esposizione delle idee per lasciare spazio a chi deve ancora parlare.

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#4- Non convocare mai più di 10 persone

Una riunione di successo è quasi sempre costituita da un numero limitato di partecipanti, perché meeting sovraffollati causano, oltre che confusione generale, anche perdite di tempo derivanti da situazioni nelle quali tutti parlano uno sull’altro senza giungere ad alcuna conclusione costruttiva.

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#5- Stimola i partecipanti a dare il proprio contributo

Chi viene invitato ad una certa riunione deve parteciparvi in modo attivo, proponendo soluzioni-intuizioni-tematiche potenzialmente in grado di fare la differenza e sfruttando al massimo i minuti a disposizione: quando durante gli incontri un ospite sceglie il silenzio, significa che non è in grado di offrire alcun genere di valore aggiunto, quindi, se vuoi evitare situazioni inconcludenti, fai tutto il possibile per stimolare sia la partecipazione reciproca che il confronto diretto tra i presenti.

5 regole efficaci per migliorare la gestione del tempo durante le riunioni aziendali: soluzioni testate da mettere in pratica ogni giorno per consentirti, come già detto, di ottimizzare al massimo tutte le risorse disponibili.

photo credit: Financial Times via photopin cc


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Alice

Nasco a Milano nel 1985 e il primo ricordo di scuola è il quaderno coi temi d’italiano che ancora conservo. Frequento il liceo artistico a Padova, ma passo intere giornate a scrivere racconti sugli ...

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