{"id":12475,"date":"2020-05-18T06:54:57","date_gmt":"2020-05-18T04:54:57","guid":{"rendered":"https:\/\/www.danea.it\/blog\/?p=12475"},"modified":"2022-04-28T08:43:32","modified_gmt":"2022-04-28T06:43:32","slug":"note-spese-giustificativi-conservazione","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.danea.it\/blog\/note-spese-giustificativi-conservazione\/","title":{"rendered":"Note spese e giustificativi: regole di conservazione e conservazione sostitutiva"},"content":{"rendered":"<p>Nel nostro ordinamento il <strong>rimborso delle spese ai dipendenti<\/strong> pu\u00f2 avvenire in tre modi:<\/p>\n<ul>\n<li>rimborso analitico o a pi\u00e8 di lista;<\/li>\n<li>rimborso forfetario;<\/li>\n<li>rimborso misto.<\/li>\n<\/ul>\n<p>La scelta di uno dei tre sistemi previsti \u00e8 libera ma generalmente va fatta con riferimento a quanto previsto nel contratto collettivo applicato e all\u2019intera trasferta e nel caso di trasferte di pi\u00f9 giorni, deve essere necessariamente utilizzato un unico metodo: non \u00e8 possibile nell\u2019ambito della stessa trasferta adottare sistemi diversi per le singole giornate.<\/p>\n<blockquote><p>Leggi anche la Guida ai: <a href=\"https:\/\/www.danea.it\/blog\/rimborsi-spese\/\">Rimborsi Spese: metodi di rimborso delle spese di trasferta e deducibilit\u00e0<\/a><\/p><\/blockquote>\n<p>Nel caso venga adottato il<strong> metodo analitico<\/strong> (detto anche a pi\u00e8 di lista) per ottenere il rimborso delle spese sostenute il lavoratore deve presentare al datore di lavoro una <a href=\"https:\/\/www.danea.it\/blog\/nota-spese\/\">nota spese<\/a> ovvero un\u2019apposita<strong> richiesta indicando i dati relativi alla trasferta ed allegando la documentazione giustificativa<\/strong> delle spese sostenute di vitto, alloggio, viaggio e trasporto oltre che di eventuali altre spese.<\/p>\n<p>In questo articolo tratteremo delle regole da seguire per la conservazione della nota spese e dei relativi giustificativi di spesa. Ci soffermeremo anche sulla conservazione sostitutiva delle note spese, possibile grazie agli strumenti digitali. Scopriremo infine uno strumento molto utile per la gestione e la conservazione delle note spese: Dipendenti in Cloud, software del gruppo Teamsystem.<\/p>\n<h3>Nota spese dipendenti e professionisti: la documentazione necessaria<\/h3>\n<p>In caso di rimborso spese con metodo analitico, <strong>non \u00e8 necessario che il datore di lavoro rilasci un\u2019espressa autorizzazione alla trasferta.<\/strong> \u00c8 invece indispensabile la presentazione della nota spese, debitamente sottoscritta. Al suo interno dovranno essere descritte analiticamente le spese sostenute durante il periodo trascorso al di fuori della sede abituale di lavoro. Come precisato dall\u2019Agenzia delle Entrate, la \u201cnota spese\u201d \u00e8 il documento che costituisce, per la societ\u00e0, titolo valido ai fini fiscali.<\/p>\n<a class=\"cta-container\" data-click-cta=\"dic-01\" href=\"https:\/\/www.dipendentincloud.it\/?utm_source=danea&utm_medium=banner&utm_campaign=danea-blog-articoli-hr\"><div style=\"background-color: #0052cc; color: #fff; margin: 1em 0;\">\r\n  <div class=\"row\" style=\"padding: 1em;\">\r\n    <div class=\"col-md-6\">\r\n      <img decoding=\"async\" class=\"img-fluid\" src=\"\/blog\/wp-content\/uploads\/img-banner-blog-dic.png\" alt=\"Dipendenti in cloud software gestione dipendenti\" style=\"padding-top: 1em\">\r\n    <\/div>\r\n    <div class=\"col-md-6\" style=\"padding-right: 0.8em; padding-left: 0.5em;\">\r\n      <img decoding=\"async\" class=\"img-fluid\" width=\"150\" src=\"\/blog\/wp-content\/uploads\/logo-dic-orizzontale-2024.png\" alt=\"Dipendenti in cloud software gestione dipendenti\" style=\"margin-top: 5px; margin-bottom:5px\">\r\n      <br>\r\n      <p><span style=\"font-size: 17px\">\r\n        Gestire i dipendenti \u00e8 facile, basta usare lo strumento giusto!<\/span>\r\n      <br>\r\n       <span style=\"font-size: 15px\">\r\n       Presenze, piani ferie, note spese... e molto altro!<\/span>\r\n      <\/p>\r\n      <div>\r\n        <span class=\"btn btn-banner-green\">\r\n          PROVALO GRATIS ORA <i class=\"fa-solid fa-arrow-right\"><\/i>\r\n        <\/span>\r\n      <\/div>\r\n    <\/div>\r\n  <\/div>\r\n<\/div>\r\n<\/a>\n<p>Di conseguenza <strong>non \u00e8 necessario che i documenti giustificativi allegati siano intestati alla societ\u00e0 o al dipendente,<\/strong> ma saranno comunque considerati validi ai fini della deducibilit\u00e0 dal reddito d\u2019impresa, fermo restando che la <strong>documentazione originale deve essere conservata<\/strong> a cura della societ\u00e0 in maniera ordinata allegando a ciascuna nota spesa i vari documenti di supporto; da tale documentazione si dovr\u00e0 rilevare la natura del costo sostenuto al fine di poter provare l\u2019inerenza della spesa con l\u2019attivit\u00e0 aziendale.<\/p>\n<p><em>Ad esempio<\/em> le spese di vitto e alloggio sono documentabili attraverso fattura (che se intestata all\u2019azienda consente anche la detrazione dell\u2019iva), ricevuta o scontrino fiscale, mentre le spese di viaggio e trasporto sono documentabili attraverso l\u2019esibizione dei documenti di viaggio, quindi biglietti nominativi o ricevute rilasciate dal vettore (ma sono validi anche biglietti anonimi).<\/p>\n<p>Nel caso invece in cui l\u2019azienda debba sostenere spese per conto di un lavoratore autonomo per un incarico affidato si possono distinguere due situazioni:<\/p>\n<ul>\n<li>le spese sono sostenute dal professionista il quale poi le <strong>riaddebita al committente<\/strong>;<\/li>\n<li>le spese sono sostenute <strong>direttamente dal committente<\/strong>.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Nel primo caso sar\u00e0 rilevante la fattura del professionista nella quale vi sar\u00e0 evidenza anche delle spese per le quali viene richiesto il rimborso, mentre nel secondo caso i documenti di spesa saranno intestati all\u2019azienda e trattati alla stregua degli altre fatture.<\/p>\n<blockquote><p>Leggi anche: <a href=\"https:\/\/www.danea.it\/blog\/deducibilita-corsi-formazione-spese-vitto-alloggio\/\">Deducibilit\u00e0 dei corsi di formazione e delle spese di vitto e alloggio per i professionisti<\/a><\/p>\n<p>Leggi anche: <a href=\"https:\/\/www.danea.it\/blog\/deduzioni-irpef-deduzione-fiscale\/\">Deduzioni IRPEF: che tipo di deduzione fiscale si applica per spese di vitto, alloggio e trasferta?<\/a><\/p><\/blockquote>\n<h3>Regole di conservazione per note spese e giustificativi<\/h3>\n<p>Come gi\u00e0 riferito nelle righe precedenti, la <strong>documentazione originale deve essere conservata a cura dell\u2019impresa<\/strong> in maniera ordinata allegando a ciascuna nota spesa i vari documenti di supporto. Lo scopo della documentazione \u00e8 <strong>poter rilevare la natura del costo sostenuto<\/strong> al fine di poter provare l<strong>\u2019inerenza della spesa con l\u2019attivit\u00e0 aziendale<\/strong>.<\/p>\n<p>In merito alle <strong>tempistiche<\/strong> di conservazione si applicano anche alle note spese ed ai relativi allegati le regole generali di conservazione dei documenti, ovvero:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>civilisticamente<\/strong> dovranno essere conservati per 10 anni dalla data dell\u2019ultima registrazione, come previsto dall\u2019art. 2220 del cod. civ.;<\/li>\n<li><strong>fiscalmente<\/strong> tutte le scritture contabili obbligatorie e la relativa documentazione devono essere conservate fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo d&#8217;imposta. Per la determinazione dei termini utili \u00e8 necessario, pertanto, fare riferimento alle norme dettate in materia di accertamento che prevedono che gli avvisi di accertamenti devono essere notificati, a pena di decadenza, entro il 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui \u00e8 stata presentata la dichiarazione. Nei casi di omessa presentazione della dichiarazione o di presentazione di dichiarazione nulla l&#8217;avviso di accertamento dell&#8217;imposta a pu\u00f2 essere notificato entro il 31 dicembre del settimo anno successivo a quello in cui la dichiarazione avrebbe dovuto essere presentata.<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Conservazione sostitutiva delle note spese<\/h3>\n<p>L\u2019impresa pu\u00f2 inoltre <strong>gestire in maniera del tutto dematerializzata le note spese dei dipendenti<\/strong>, trasformando i documenti analogici in documenti informatici: analizziamo le regole di conservazione con modalit\u00e0 elettronica di tali tipologie di documenti anche alla luce degli importanti chiarimenti forniti dall\u2019Agenzia delle Entrate.<\/p>\n<blockquote><p>Leggi anche l&#8217;articolo su: <a href=\"https:\/\/www.danea.it\/blog\/conservazione-sostitutiva\/\">Conservazione digitale delle fatture elettroniche<\/a><\/p><\/blockquote>\n<p>Secondo l\u2019Agenzia infatti, <strong>qualunque documento informatico avente rilevanza fiscale<\/strong>, come, ad esempio le note spese, <strong>devono possedere, tra le altre, le caratteristiche di immodificabilit\u00e0, integrit\u00e0 ed autenticit\u00e0, richieste dalla normativa di riferimento<\/strong>.<\/p>\n<p>In particolare il processo che \u00e8 stato esaminato si caratterizza da alcune <strong>fasi:<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li><strong>formazione del giustificativo informatico<\/strong>: il giustificativo di spesa (in formato analogico o elettronico) viene acquisito come documento informatico per mezzo di una fotografia scattata dal trasfertista con un dispositivo portatile in suo possesso (smartphone o tablet), sul quale \u00e8 installata un\u2019apposita applicazione. L&#8217;applicazione rendere il documento immodificabile, lo identifica in modo univoco, lo associa ad un riferimento temporale e lo invia via internet al sistema di gestione in cloud che sottopone l&#8217;immagine a lettura OCR (OpticalCharacter Recognition) per rilevare dalla stessa i dati necessari alla compilazione della nota spese. Infine il trasfertista verifica la nota spese ed eventualmente rettifica le informazioni inesatte o scarta le fotografie non leggibili.<\/li>\n<li><strong>formazione della nota spese:<\/strong> il dipendente, tramite proprie credenziali (ID e Password) ha accesso all\u2019applicazione che crea la nota spese, la quale risulta quindi sottoscritta con sua firma elettronica e procede ad inoltrarla, tramite la medesima applicazione, alla funzione aziendale preposta alla sua approvazione.<\/li>\n<li><strong>controllo delle spese, approvazione e conservazione<\/strong>: la funzione aziendale legittimata ad approvare la nota spese, tramite l&#8217;applicazione web ha la possibilit\u00e0 di controllare l&#8217;intero iter (voci di spesa, leggibilit\u00e0 dei giustificativo), di rifiutare spese non inerenti o decurtare quelle eccessive; la nota delle spese, una volta approvata ed ammessa al pagamento in favore del trasfertista, \u00e8 registrata sui sistemi contabili dell&#8217;azienda ed inoltrata al servizio di conservazione sostitutiva (come per le fatture elettroniche), gestito in proprio dall&#8217;azienda o fruito presso un provider qualificato, che si sostanzia in ogni caso in un sistema di conservazione a norma, eventualmente erogato da un provider accreditato presso AgID (scelta obbligata se l&#8217;azienda \u00e8 una P.A.).<\/li>\n<li><strong>distruzione dei giustificativi analogici<\/strong>: solo al completamento della procedura di conservazione il dipendente \u00a0potr\u00e0 distruggere i giustificativi analogici con modalit\u00e0 sicure previste dall&#8217;azienda, fermo restando per l\u2019azienda l\u2019obbligo di esibizione telematica del documento informatico correttamente conservato.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Come detto anche le note spese, che rientrano tra i <strong>documenti fiscalmente rilevanti, devono possedere le caratteristiche richieste dalla normativa di riferimento (autenticit\u00e0, integrit\u00e0, fruibilit\u00e0 e immodificabilit\u00e0)<\/strong> e se il processo viene correttamente implementato, nulla osta a che i documenti analogici siano sostituiti da quelli informatici e che la procedura sia interamente dematerializzata, fermo restando tutti gli ulteriori requisiti legislativamente individuati per la deducibilit\u00e0 dei costi (quali inerenza, competenza e congruit\u00e0, secondo la previsione del D.p.r. n. 917\/1986) nonch\u00e9 gli obblighi di esibizione presenti nella normativa vigente.<\/p>\n<p>Per quanto riguarda i giustificativi annessi alle note spese, l\u2019Agenzia ha precisato che vanno considerati quali documenti analogici originali non unici, in quanto trovano corrispondenza nella contabilit\u00e0 dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali ovvero \u00e8 \u00abpossibile risalire al loro\u00a0contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la\u00a0conservazione, anche se in possesso di terzi\u201d.<\/p>\n<p>Ci\u00f2 comporta che il processo di conservazione elettronica di tali giustificativi \u00e8 correttamente perfezionato, con conseguente, successiva possibilit\u00e0 di distruzione dell&#8217;originale senza necessit\u00e0 dell&#8217;intervento di un pubblico ufficiale che attesti la conformit\u00e0 all&#8217;originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico.<\/p>\n<p>Nel caso in cui si tratti di <strong>documenti analogici unici<\/strong>, ovvero un documento che non consenta di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, la relativa conservazione elettronica necessita dell&#8217;intervento del pubblico ufficiale, come ad esempio nel caso in cui i giustificativi siano emessi da soggetti economici esteri di Paesi extra UE, con i quali non esiste una reciproca assistenza in materia fiscale: in questo caso, infatti, viene meno per l&#8217;Amministrazione finanziaria la possibilit\u00e0 di ricostruire il contenuto dei giustificativi attraverso altre scritture o documenti in possesso dei terzi.<\/p>\n<h3>Dipendenti in Cloud: semplifica la gestione della nota spese<\/h3>\n<p>Il mercato offre diversi <strong>programmi per gestire e conservare le note spese<\/strong>: Dipendenti in Cloud \u00e8 uno di questi. \u00c8 davvero molto semplice da utilizzare e ideale per le piccole e medie imprese che affrontano trasferte. Il software funziona in questo modo:<\/p>\n<ul>\n<li>i dipendenti registrano le spese di trasferta in modo immediato, inserendo importo e fotografia del giustificativo;<\/li>\n<li>l\u2019amministrazione approva o nega la nota spesa ;<\/li>\n<li>tutte le spese vengono salvate in modo ordinato e classificate per dipendente e trasferta: l\u2019azienda mantiene cos\u00ec il controllo della situazione;<\/li>\n<li>le note spese e i giustificativi si conservano e si possono consultare in qualsiasi momento, in modo semplice e veloce.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Per ulteriori informazioni, consulta la pagina di Dipendenti in Cloud dedicata alla <a href=\"https:\/\/www.dipendentincloud.it\/funzionalita\/nota-spese\/?utm_source=danea&amp;utm_medium=link-testuale&amp;utm_campaign=danea-blog-articoli-hr&amp;utm_content=giustificativi\" target=\"blank\" rel=\"noopener noreferrer\">gestione e conservazione delle note spese<\/a>.<\/p>\n<p style=\"text-align: right;\">Photo credit: <em><a href=\"https:\/\/www.flickr.com\/photos\/pong\/288491653\/\" target=\"_blank\" rel=\"nofollow noopener noreferrer\">Rob\u00a0Pongsajapan<\/a> &#8211; <a href=\"https:\/\/creativecommons.org\/licenses\/by\/2.0\/\" target=\"_blank\" rel=\"nofollow noopener noreferrer\">cc<\/a><\/em><\/p>\n<div class=\"post-tags2\"><a href=\"https:\/\/www.danea.it\/blog\/tag\/easyfatt\/\"> Consigliati per Easyfatt<\/a><\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Il rimborso spese analitico prevede la compilazione e la conservazione di note e giustificativi di spesa: vediamo come compiere queste operazioni a norma di legge<\/p>\n<div style=\"margin-bottom:35px\"><\/div>\n","protected":false},"author":36,"featured_media":12478,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"yasr_overall_rating":0,"yasr_post_is_review":"","yasr_auto_insert_disabled":"","yasr_review_type":"","footnotes":""},"categories":[157],"tags":[4],"class_list":["post-12475","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-nota-spese-rimborsi","tag-easyfatt"],"yasr_visitor_votes":{"stars_attributes":{"read_only":false,"span_bottom":false},"number_of_votes":7,"sum_votes":29},"wps_subtitle":"Il rimborso spese analitico prevede la compilazione e la conservazione di note e giustificativi di spesa: vediamo come compiere queste operazioni a norma di legge","_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.danea.it\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/12475","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.danea.it\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.danea.it\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.danea.it\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/users\/36"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.danea.it\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=12475"}],"version-history":[{"count":17,"href":"https:\/\/www.danea.it\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/12475\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":22014,"href":"https:\/\/www.danea.it\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/12475\/revisions\/22014"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.danea.it\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media\/12478"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.danea.it\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=12475"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.danea.it\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=12475"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.danea.it\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=12475"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}