{"id":12519,"date":"2017-11-28T06:56:10","date_gmt":"2017-11-28T05:56:10","guid":{"rendered":"https:\/\/www.danea.it\/blog\/?p=12519"},"modified":"2022-07-29T17:39:56","modified_gmt":"2022-07-29T15:39:56","slug":"modelli-fattura-excel-word-stop","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.danea.it\/blog\/modelli-fattura-excel-word-stop\/","title":{"rendered":"Usi modelli fattura Excel o Word? 5 Segnali che \u00e8 il momento di smettere Subito!"},"content":{"rendered":"

Quando si \u00e8 freelance, ci si occupa di una piccola attivit\u00e0 o di uno studio professionale; per compilare una fattura, gestire il magazzino e produrre preventivi si tende ad arrangiarsi con i mezzi che si hanno a disposizione.<\/strong> Programmi di videoscrittura e fogli di calcolo, modelli fattura Excel o Word sono generalmente alla portata di tutti, e spesso vengono utilizzati per la fatturazione e la registrazione dei pagamenti.<\/p>\n

Questo sistema pu\u00f2 ancora essere accettabile nel caso di realt\u00e0 davvero piccole che emettono al massimo un paio di decine di fatture di acquisto e vendita all\u2019anno e gestiscono quindi poche transazioni ma non pu\u00f2 essere applicabile a imprese o professionisti che eccedono questa ristretta nicchia di attivit\u00e0.<\/p>\n

La semplicit\u00e0 e spesso familiarit\u00e0 con questi due programmi ce li fanno subito apparire come la soluzione pi\u00f9 rapida e conveniente, in realt\u00e0 non ci rendiamo conto di quanto tempo potremmo risparmiare<\/strong> e, soprattutto, di quanto potremmo ridurre se non addirittura azzerare il margine di errore nella gestione della nostra gestione delle fatture.<\/p>\n

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Ecco 5 segnali che ti possono fare capire che non \u00e8 pi\u00f9 il caso di usare modelli fattura Word ed Excel.<\/h3>\n

#1. Hai inviato una fattura contenente dati errati<\/h4>\n

Basta un attimo:<\/strong> ogni mese rinnovi le fatture a uno stesso cliente, copia e incolla qua e l\u00e0, taglia, modifica, salva, invia. Ma quante volte la fattura ti torna indietro, perch\u00e9 hai sbagliato la numerazione, la data fattura non \u00e8 corretta, o addirittura l’importo \u00e8 errato? O ancora, perch\u00e9 hai usato come modello la fattura emessa ad un altro cliente e non hai modificato l’intestazione?<\/p>\n

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\r\n\"Easyfatt\r\n <\/div>\r\n
\r\n \"easyfatt\"\r\n
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\r\n Easyfatt \u00e8 il software di fatturazione e gestionale utilizzato ogni giorno da oltre 100.000 imprese italiane.<\/span>\r\n <\/p>\r\n

\r\n \r\n PROVALO GRATIS ORA <\/i>\r\n <\/span>\r\n <\/div>\r\n <\/div>\r\n <\/div>\r\n<\/div>\r\n<\/a>\n

Devi quindi andare a recuperare la fattura e modificarla<\/strong>. Ma se hai sbagliato la numerazione, probabilmente sar\u00e0 sbagliata anche quella delle fatture successive emesse ad altri clienti, dovrai emettere note di credito, compilare nuovamente e inviare i modelli fattura scusandoti per l’inconveniente.<\/p>\n

Pu\u00f2 succedere una volta, due volte, ma alla fine la tua reputazione e professionalit\u00e0 sono intaccate<\/strong>.<\/p>\n

Senza contare il tempo sprecato<\/strong> ad effettuare tutti i controlli, le correzioni, le note di variazione e i nuovi invii.<\/p>\n

Molto meglio<\/strong> utilizzare un software in grado di numerare e datare automaticamente le tue fatture, non ti sembra?<\/strong>
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#2. Hai perso un documento<\/h4>\n

Hai creato un sistema di cartelle e sottocartelle oppure hai acquistato uno schedario che ti sembra perfetto? Lo \u00e8 finch\u00e9 non scopri che non lo \u00e8 davvero. D\u2019altronde il tuo lavoro non \u00e8 l\u2019archivista o il contabile!<\/strong><\/p>\n

Quando si lavora in costante multi tasking, come spesso accade ai piccoli imprenditori, \u00e8 facile che scappi qualche errore. Ma quando la perdita di documenti diventa sistematica, vuol dire che \u00e8 ora di cambiare sistema.<\/strong><\/p>\n

Per fortuna, nella maggior parte dei casi inviamo le fatture via email, il che ci permette di recuperare i documenti cercandoli nella cartella della posta inviata. \u00c8 comunque un segnale negativo che va preso in considerazione, perch\u00e9 significa che non abbiamo il pieno controllo della nostra documentazione contabile.<\/p>\n

Non si pu\u00f2 imputare tutto alla fallibilit\u00e0 dell’essere umano. \u00c8 inutile lamentarsi che \u201cnon si \u00e8 bravi a tenere la propria contabilit\u00e0\u201d<\/em> se non si fa nulla per farlo al meglio<\/strong>. Bisogna trovare un metodo e un supporto che svolga per noi questo compito limitando la nostra possibilit\u00e0 di errore.<\/p>\n

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#3. Hai scoperto degli errori nei tuoi report<\/h4>\n

Excel \u00e8 un ottimo programma, dotato tra l’altro di moltissime feature che la maggior parte di noi neppure sa che esistano.<\/p>\n

Ma i suoi fogli di calcolo vanno strutturati, formattati e aggiornati manualmente.<\/strong> E questo aumenta automaticamente le possibilit\u00e0 di errore.<\/p>\n

Non sarebbe meglio \u2013 e pi\u00f9 sicuro \u2013 se le tue fatture, le tue voci di spesa ed i tuoi report potessero essere gestite da un unico software in grado di incrociare ed aggiornare automaticamente tutti i dati?<\/p>\n

In questo caso, non dovresti fare altro che inserire i dati corretti, lasciando al software il resto del lavoro. Ed anche se ti capitasse di inserire un dato sbagliato, ti basterebbe correggerlo una volta ed il sistema aggiornerebbe istantaneamente tutti gli altri campi.<\/p>\n

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#4. Hai problemi di liquidit\u00e0<\/h4>\n

I flussi di cassa<\/strong>, in parole povere i contanti (cassa e banca), sono una delle principali preoccupazioni di ogni freelance o piccolo imprenditore<\/strong>.<\/p>\n

Se ti ritrovi ogni giorno a controllare il conto in banca sperando di trovare il saldo di un pagamento o a inviare continuamente solleciti di pagamento, \u00e8 evidente che ci sia qualcosa che non va nelle tue condizioni e modalit\u00e0 di pagamento.<\/p>\n

Invii una fattura pro-forma in Word al tuo cliente, questo lo riceve e lo inoltra all’ufficio amministrazione, che a sua volta richiede la sua approvazione. A quel punto il tuo saldo finisce in quell’indefinito limbo che \u00e8 lo status \u201cin pagamento\u201d. Se il tuo preavviso o la tua fattura \u2013 a seconda del tuo regime fiscale \u2013 arriva dopo un certo periodo del mese, inoltre, rischia di \u201cperdere il giro dei pagamenti\u201d e di finire tra i pagamenti del mese successivo. La buona parte delle aziende, infatti, emette i pagamenti ai propri fornitori in un determinato giorno del mese o della settimana. Se, ad esempio, sono abituati a saldare il 10 di ogni mese e la tua fattura arriva l’11, dovrai attendere fino al mese successivo.<\/p>\n

Se invece fatturi con un software dedicato fornito di scadenziario<\/a> sarai in grado di fatturare sempre in tempo e migliorare anche la tua situazione finanziaria.<\/p>\n

In questo modo semplificherai la vita ai tuoi clienti, ed anche il tuo portafogli ti ringrazier\u00e0.<\/p>\n

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#5. Fatturazione e contabilit\u00e0 ti portano via un mucchio di tempo<\/h4>\n

Dopo una giornata o una settimana di lavoro intenso, eccoti l\u00e0, a casa tua, la sera o durante il weekend, a cercare di metterti in pari con le fatture.<\/strong> Quante volte ti \u00e8 successo? Non \u00e8 il massimo dover sacrificare il proprio tempo libero per dedicarti a un’attivit\u00e0 che si va a sommare a tutti i tuoi \u201cnormali\u201d impegni lavorativi.
\nUna situazione del genere vuol dire sostanzialmente due cose.
\nInnanzitutto ti fa sopravvalutare l’importanza della fatturazione. Non fraintendere. Fatturare e gestire la contabilit\u00e0 \u00e8 importante, ci mancherebbe. Ma dovresti dedicare il tuo tempo e le tue energie principalmente al tuo vero lavoro<\/strong>, delegando l’attivit\u00e0 di fatturazione ad altri o a un software capace di farti risparmiare tempo prezioso.<\/p>\n

In secondo luogo, inviando le fatture fuori dall’orario d’ufficio o durante i giorni festivi, non avrai un feedback diretto dai tuoi clienti,<\/strong> il che pu\u00f2 comportare ulteriori problemi in caso di contestazioni, conferme di pagamento e cos\u00ec via.<\/p>\n

In realt\u00e0, il nocciolo della questione \u00e8 che continuando a lavorare in questo modo ci si autoconvince che il proprio lavoro si compone di due componenti distinte. L’attivit\u00e0 vera e propria e la gestione di tale attivit\u00e0.<\/p>\n

Utilizzando i giusti strumenti per la fatturazione e la gestione della contabilit\u00e0 permette di ridurre queste attivit\u00e0 ad una serie di minime azioni che puoi permetterti di gestire agilmente in tempo reale, togliendoti subito ogni pensiero e continuando il tuo lavoro, senza l’incombenza di dover affrontare pile di carte e documenti.<\/p>\n

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In conclusione<\/h3>\n

Se uno o pi\u00f9 di questi segnali ti sono familiari<\/strong> \u00e8 il caso di iniziare a pensare seriamente all\u2019adozione di un programma di fatturazione o un software gestionale che ti permetta di gestire in maniera semplice, ordinata e veloce la tua attivit\u00e0.<\/p>\n

Questi sono i primi motivi per cui sono nate soluzioni come il software gestionale Danea Easyfatt<\/a> e il software di fatturazione online Fatture in Cloud<\/a>. Ecco perch\u00e9 in Danea abbiamo coniato il motto \u201cSemplifica la vita, migliora il lavoro\u201d.<\/p>\n

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L’abito non fa il monaco: spesso la soluzione che sembra pi\u00f9 facile e veloce non \u00e8 anche la migliore<\/p>\n

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