{"id":16596,"date":"2018-07-23T06:11:32","date_gmt":"2018-07-23T04:11:32","guid":{"rendered":"https:\/\/www.danea.it\/blog\/?p=16596"},"modified":"2023-01-03T14:33:45","modified_gmt":"2023-01-03T13:33:45","slug":"come-stabilire-priorita-prioritizzazione","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.danea.it\/blog\/come-stabilire-priorita-prioritizzazione\/","title":{"rendered":"Prioritizzazione: come stabilire le priorit\u00e0 quando hai una lista di 1000 cose da fare e poco tempo"},"content":{"rendered":"

Ti sei mai accorto di quanto sia facile stilare una To-Do List (lista di cose da fare), ma di quanto sia meno facile rispettarla?<\/em><\/p>\n

Niente paura, una soluzione c’\u00e8. Si chiama prioritizzazione,<\/strong> anche se il termine corretto in lingua italiana sarebbe priorizzazione<\/a>.<\/p>\n

Pu\u00f2 sembrare una cosa ovvia, ma funziona soltanto se si \u00e8 davvero implacabili<\/strong>, e se una volta assegnate la priorit\u00e0 ci si impegna a non prendere nemmeno in considerazione il To-Do (compito) successivo finch\u00e9 non si ha completato quello su cui si sta lavorando.<\/p>\n

La parte pi\u00f9 delicata, quindi, \u00e8 la fase in cui si definisce l’ordine di priorit\u00e0<\/strong> alle varie cose da fare. Ecco quindi una serie di metodi di prioritizzazione, dal pi\u00f9 semplice al pi\u00f9 drastico.<\/p>\n

Analizza la tua To-Do List<\/h3>\n

Iniziamo individuando ogni compito<\/strong> che possa essere portato a termine in modo definitivo, fatto e finito. Delegare \u00e8 un ottimo modo per ridurre velocemente la tua lista. C’\u00e8 qualcosa che stai aspettando venga fatta da qualcun altro? Toglila dalla tua lista. Mettila in una lista a parte o inseriscila in un progetto condiviso su GDrive, Dropbox, Asana ecc. ma eliminala dai tuoi To-Do.<\/p>\n

Ora ti chiederai: \u201cCome scegliere le priorit\u00e0?\u201d<\/em>. Semplice, raccogli tutti i compiti che spettano solo ed unicamente a te<\/strong>, e ordinali secondo la Matrice di Eisenhower o di Covey<\/a>.<\/p>\n

Tutto ci\u00f2 che va fatto prima possibile \u2013 o che addirittura andava fatto ieri \u2013 va considerato URGENTE. Il concetto di IMPORTANTE \u00e8 soggettivo, ma devi cercare di essere il pi\u00f9 obiettivo possibile.<\/p>\n

In linea di massima, puoi considerare importante tutto quanto comporta il raggiungimento o il mantenimento di un vantaggio<\/strong> a lungo termine, come la creazione di un rapporto personale, la tua salute, opportunit\u00e0 di crescita o attivit\u00e0 di controllo e manutenzione preventivi. O, se preferisci<\/strong>, \u00e8 importante tutto quello che, nel caso non venisse fatto, potrebbe avere pesanti ripercussioni.<\/strong><\/p>\n

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La Matrice di Eisenhower\/Covey \u00e8 un valido strumento per quando sei sommerso da una valanga di cose da fare, perch\u00e9 ti aiuta a visualizzare e a definire cosa sia davvero importante e cosa pu\u00f2 invece aspettare. Una volta distribuiti i tuoi To-Do nei vari quadranti della matrice, occupati per prima cosa di quelli da fare immediatamente (Q1), togliendoti cos\u00ec da sopra la testa la Spada di Damocle delle scadenze pi\u00f9 pressanti.<\/p>\n

Dopodich\u00e9, potrai concentrarti sul quadrante pi\u00f9 produttivo (Q2), ovvero quello delle cose importanti ma non urgenti.<\/em> Si tratta di compiti spesso semplici da portare a termine \u2013 soprattutto grazie al fatto di non dovere agire sotto pressione \u2013 e che una volta conclusi apportano un sensibile aumento di valore.<\/p>\n

Se puoi, delega i To-Do non importanti e urgenti<\/em> (Q3), ma soprattutto tienti il pi\u00f9 possibile alla larga da quelli non importanti e non urgenti<\/em> (Q4).<\/p>\n

Prepara una lista di priorit\u00e0 del giorno<\/h3>\n

Ora che hai imparato a definire un ordine di priorit\u00e0, prepara una lista riferita esclusivamente alle cose che dovrai fare oggi<\/em><\/strong>. Includi anche le tue azioni quotidiane o gli impegni non lavorativi, come ad esempio fare colazione, praticare attivit\u00e0 fisica, pranzare, fare la spesa, telefonare alla mamma per sapere come sta… In questo modo avrai una panoramica di tutta la tua giornata che ti permetter\u00e0 di organizzarti meglio. Sapendo di avere gi\u00e0 una giornata particolarmente piena, eviterai di sovraccaricarti di impegni che potresti poi non riuscire a gestire o a gestire male.<\/p>\n

Cerca di tenerti sempre dei margini, sottostimando la tua capacit\u00e0 di esecuzione e sovrastimando il tempo che impiegherai a svolgere ogni compito.<\/strong> Meglio finire prima ed avere la possibilit\u00e0 di concedersi un po’ di extra relax, che rischiare di dover rimandare a domani quello che non si \u00e8 riusciti a fare oggi, no?<\/p>\n

Stabilisci le priorit\u00e0 assolute, ovvero i MIT<\/h3>\n

I MIT (Most Important Task<\/em>) sono le cose che vuoi<\/em> o che devi assolutamente fare oggi<\/em>. Sapere quali sono ti aiuter\u00e0 a formulare delle To-Do List pi\u00f9 realistiche, individuando pochi \u2013 al massimo tre \u2013 compiti che, cascasse il mondo, oggi porterai comunque a termine. Deve diventare una regola, che applicherai ogni giorno. Una volta archiviati i tuoi MIT quotidiani, tutte le altre cose da fare ti appariranno come delle semplici aggiunte<\/strong>, dei bonus per arricchire una giornata gi\u00e0 in ogni caso fruttuosa.<\/p>\n

Priorit\u00e0 significa una cosa alla volta!<\/h3>\n

Ora viene il bello. Quando stai annaspando nell’ansia di non riuscire a concludere nulla, prova questo metodo.<\/p>\n

Hai la tua To-Do List, da cui hai tratto i tuoi MIT. Ora, scegline uno, e concentrati solo su quello.<\/strong> \u00c8 il modo migliore per non distrarsi, affrontare uno dei compiti che ti eri prefissato e non mollarlo finch\u00e9 non lo hai concluso. Se lavori principalmente al PC, estensioni di Google Chrome come Momentum<\/a> possono essere di grande aiuto, fornendoti i giusti reminder per avere sempre presente cosa devi fare e aiutandoti a calibrare il tempo che utilizzi per svolgere le tue varie attivit\u00e0.<\/p>\n

Ricorda e utilizza il Principio di Pareto<\/h3>\n

Secondo il principio di Pareto, circa l\u201980% degli effetti \u00e8 riconducibile al 20% di cause<\/strong>. Il che vuol dire che l’80% dei tuoi risultati dipendono dal 20% del tuo lavoro.<\/p>\n

Certo \u00e8 importante il 100% di quello che fai, ma c’\u00e8 un 20% che fa davvero la differenza.<\/strong><\/p>\n

Ci\u00f2 che devi fare, quindi, \u00e8 capire a cosa corrisponda esattamente quel 20%. A quali azioni? A quali compiti portati a termine?<\/p>\n

Una volta che l’avrai capito, sarai pronto ad applicare alla tua giornata la pi\u00f9 drastica delle priorizzazioni: considerare come priorit\u00e0 assoluta e come metro di misura per valutare la produttivit\u00e0 della tua giornata il portare a termine QUEL 20% di lavoro.<\/p>\n

Il modo migliore per individuarlo<\/strong> \u00e8 attraverso un semplice esercizio: pensa se dovessi avere soltanto tre compiti da svolgere. Se potessi sceglierne solo uno, a quale ti dedicheresti? Devi essere categorico. Identifica tre cose importanti da fare, poi riducile a due ed infine ad una soltanto.<\/p>\n

Devi pensare che non avrai la possibilit\u00e0 di portarle a termine tutte e tre, appena conclusa quello che hai scelto, STOP. Il senso \u00e8 che pur non avendo avuto la possibilit\u00e0 di svolgere due azioni comunque importanti, hai portato a termine quella che assolutamente non ti potevi permettere di lasciare incompiuta.<\/p>\n

Certo, non \u00e8 cos\u00ec facile arrivare a questo punto quando si \u00e8 sommersi ogni giorno da cose da fare di ogni tipo. Ma riuscire a capire quali sono le cose davvero indispensabili, \u00e8 essenziale<\/strong>.<\/p>\n

Questi sistemi possono essere utilizzati in diverse combinazioni a seconda delle necessit\u00e0, fino a trovare la formula giusta per ciascuno di noi. Puoi partire dai passi pi\u00f9 semplici ed acquisire strada facendo l’esperienza necessaria per individuare in modo sempre pi\u00f9 rapido ed efficace le giuste priorit\u00e0, arrivando a sviluppare un vero e proprio metodo senza quasi nemmeno accorgertene.<\/p>\n

Alla fine, oltre ad aver migliorato la tua produttivit\u00e0, avrai migliorato anche il tuo modo di lavorare, riuscendo a terminare le tue giornate soddisfatto di quanto hai fatto e senza doverti preoccupare di lavori arretrati o di scadenze da dovere affrontare domani.<\/p>\n

Leggi anche: Produttivit\u00e0 del lavoro e gestione del tempo per il business \u2013 la guida Danea<\/a><\/p><\/blockquote>\n

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Concentrarsi e darsi delle priorit\u00e0 aiuta ad essere pi\u00f9 produttivi: alcuni suggerimenti per smettere di procrastinare e arrivare sempre alla fine della lista delle cose da fare<\/p>\n

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