{"id":16920,"date":"2018-10-04T06:11:26","date_gmt":"2018-10-04T04:11:26","guid":{"rendered":"https:\/\/www.danea.it\/blog\/?p=16920"},"modified":"2022-04-28T15:13:21","modified_gmt":"2022-04-28T13:13:21","slug":"gestire-imprevisti-sul-lavoro","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.danea.it\/blog\/gestire-imprevisti-sul-lavoro\/","title":{"rendered":"Gestire imprevisti sul lavoro: una guida tra problem solving, gestione delle priorit\u00e0 e del tempo"},"content":{"rendered":"

Passiamo una buona parte del nostro tempo lavorativo a organizzare<\/strong>: organizzare la nostra agenda, i nostri appuntamenti con i clienti, le telefonate, la nostra vita privata. Sostanzialmente una partita di tetris per \u201cincastrare\u201d efficacemente i nostri impegni lavorativi quotidiani, e non solo. Tra to do list, post-it ed eventi appuntati su calendari cartacei o digitali, siamo diventati dei veri e propri campioni dell\u2019organizzazione.<\/p>\n

Peccato che, a spazzare via anche un intero giorno di impegni programmati in modo impeccabile, basti un solo, semplice imprevisto<\/strong>. Quando pensiamo a un imprevisto non serve pensare a catastrofi, basta anche un incontro che si prolunga pi\u00f9 del previsto, o il dover portare il gatto dal veterinario, o un banale mal di pancia. Ci sono una vastit\u00e0 di eventi molto pi\u00f9 \u201cpiccoli\u201d e anche pi\u00f9 frequenti che hanno la capacit\u00e0 di mettere a ferro e fuoco la nostra giornata super pianificata.<\/p>\n

Per quanto possiamo desiderare di seguire, ogni giorno, alla lettera la nostra agenda cos\u00ec ben pianificata, dobbiamo anche scendere a patti con il fatto che, finch\u00e9 saremo vivi, ci saranno sempre imprevisti e urgenze<\/strong> da affrontare che si introdurranno nella nostra giornata. I problemi, sia professionali che personali, fanno parte della vita.<\/p>\n

Partendo da questo dato di fatto, possiamo fare molto per imparare a gestire gli imprevisti. Il tutto passa, sostanzialmente, per una gestione del tempo che sia intelligente. Abbiamo raccolto cinque suggerimenti da mettere in atto per gestire le emergenze al meglio, ancora prima che queste accadano.<\/p>\n

Gestire il tempo non vuol dire riempirlo!<\/h3>\n

Per prima cosa, mentre pianifichiamo la nostra giornata, dovremmo lasciare un po\u2019 di tempo \u201clibero\u201d tra un impegno e l\u2019altro<\/strong>. La tentazione di incastonare un compito dietro l\u2019altro \u00e8 alta, perch\u00e9 siamo sempre desiderosi di spremere al massimo dal nostro tempo, essere efficienti ed efficaci.<\/p>\n

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Si tratta di un\u2019idea molto lontana dalla realt\u00e0, perch\u00e9 c\u2019\u00e8 sempre qualcosa che pu\u00f2 andare storto nella nostra tabella di marcia.<\/p>\n

Se durante la giornata avere pi\u00f9 buchi di tempo \u201clibero\u201d pu\u00f2 apparire poco produttivo, ricordiamoci che la chiave viene dalla concentrazione e dall\u2019uso intelligente della nostra energia<\/strong>, non dallo sfruttamento di ogni minuto della giornata. Per esempio, ci sono molti imprenditori e manager di successo che non schedulano mai un impegno dietro l\u2019altro, cos\u00ec se una riunione o una telefonata dura pi\u00f9 del previsto, non andr\u00e0 a invadere il tempo destinato ad altro. Se l\u2019impegno finisce in orario, allora il manager avr\u00e0 qualche minuto libero per raccogliere le energie e prepararsi per quello che ci\u00f2 che lo aspetta dopo.<\/p>\n

La gestione delle priorit\u00e0 viene prima di tutto<\/h3>\n

Un\u2019altra strategia, perfettamente integrabile con la prima, \u00e8 quella di riservare una fascia oraria, ogni giorno, per dei compiti importanti<\/strong> ovvero per i compiti che hanno una priorit\u00e0. Per esempio, potrebbe essere utile concentrare tutte le chiamate per ricontattare i clienti dalle 16 alle 17. Se non ci sono clienti da richiamare, si pu\u00f2 tranquillamente usare questo tempo per chiamare i potenziali clienti.<\/p>\n

Questo tipo di organizzazione pu\u00f2 giovare molto ai consulenti e ai venditori professionisti, mentre per chi svolge un lavoro in cui si fanno spesso delle visite a domicilio dei clienti, potrebbe riservare la fascia oraria tra mezzogiorno e le 14 proprio per queste visite. In questo modo quando un cliente chiama per un problema urgente durante la mattina, si pu\u00f2 rispondere con grande tranquillit\u00e0: \u201cfatalit\u00e0 sono nella sua zona oggi pomeriggio alle 13, posso fermarmi da lei?\u201d.<\/p>\n

Leggi anche: Strumenti per gestire le priorit\u00e0: La Matrice di Eisenhower o di Covey<\/a><\/p><\/blockquote>\n

Rispetta la tua organizzazione educando gli altri<\/h3>\n

Anche la soluzione di educare i nostri clienti su cosa si possono aspettare da noi \u00e8 fondamentale<\/strong>.<\/p>\n

Se abituiamo i nostri clienti a vedere esaudite le loro esigenze in uno schiocco di dita, sar\u00e0 proprio quello che si aspetteranno da noi, sempre. Al contrario, se a un nuovo cliente diciamo in anticipo che rispondiamo alle chiamate, o rispondiamo alle mail, entro la fine della giornata, eventualmente dandogli comunque un numero diretto per le vere emergenze, non rimarr\u00e0 deluso se lo chiameremo durante il nostro orario riservato alle chiamate.<\/p>\n

Allo stesso modo, se gli diciamo che ogni mattina l\u2019azienda si dedica al lavoro in team, mentre nel pomeriggio ci sono gli appuntamenti con i clienti, non si arrabbier\u00e0 se non pu\u00f2 essere ricevuto di mattina.<\/p>\n

Lo sappiamo, ti sembra una cosa inapplicabile nell\u2019epoca dove tutti vogliono qualit\u00e0, velocit\u00e0 e prezzi stracciati.<\/strong> Ma ti invitiamo a non scordare mai l\u2019immortale legge<\/strong> che lega queste 3 caratteristiche nel lavoro.<\/p>\n

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Gestisci le priorit\u00e0 e controllerai gli imprevisti<\/h3>\n

La gestione delle priorit\u00e0 \u00e8 un\u2019altra faccenda molto importante per riuscire a far fronte a emergenze e imprevisti senza perdere il timone della propria azienda. Tra i nostri compiti, impegni, riunioni e telefonate, ci sono profonde differenze, e quelle pi\u00f9 evidenti stanno nella loro importanza<\/strong>.<\/p>\n

Ci sono dei compiti pi\u00f9 importanti degli altri a cui \u00e8 giusto dare priorit\u00e0, ci sono delle scadenze da rispettare, ci sono anche degli impegni personali che non possono essere rimandati. Per questo motivo le questioni pi\u00f9 importanti vanno protette, anche dalle emergenze che possono accadere in azienda ogni giorno, altrimenti potremmo ritrovarci a occuparci di loro dopo tutto il carico di lavoro della giornata, con il conseguente calo di attenzione ed energie.<\/p>\n

Gestire gli imprevisti significa anche valutarli e affrontarli<\/h3>\n

Infine, dobbiamo anche accettare che qualche progetto vada storto<\/strong>, che un compito ci porti via ogni minuto della nostra giornata, oppure che in un giorno si verifichino cos\u00ec tanti imprevisti da rendere inefficaci i nostri tempi buchi. Esistono anche i \u201cgiorni NO\u201d e tutta la prevenzione, tutto il problem solving che abbiamo messo in atto, non potranno fare nulla se non costringerci ad accettare che gli imprevisti esistono e che dovremo affrontarli.<\/p>\n

Come abbiamo visto, si pu\u00f2 fare molto per ridurre le probabilit\u00e0 di farci mettere al tappeto dagli imprevisti<\/strong>. La bella notizia \u00e8 che possiamo imparare anche ad affrontare con il giusto spirito quelli che, nonostante tutto, continuano a capitarci.<\/p>\n

Se \u00e8 vero che esistono situazioni di crisi che richiedono di agire immediatamente, \u00e8 altrettanto vero che nella maggior parte delle circostanze la scelta migliore \u00e8 quella di prendere qualche momento per rispondere all\u2019emergenza in modo composto e ragionato. In poche parole, non facciamoci prendere dal panico.<\/p>\n

Un\u2019altra buona reazione all\u2019imprevisto \u00e8 mantenere un atteggiamento ottimista<\/strong>. Dopotutto, se ci pensiamo bene, ci \u00e8 gi\u00e0 capitato di affrontare qualche imprevisto nella nostra vita. Alcune volte abbiamo superato magnificamente l\u2019emergenza, altre volte abbiamo fatto degli errori. Proprio in queste occasioni si nasconde un grande valore: gli errori che abbiamo commesso in passato, se visti sotto un\u2019altra prospettiva, possono diventare delle opportunit\u00e0. Infatti dai nostri errori possiamo imparare molto. Oltre a non commettere gli stessi sbagli un\u2019altra volta, possiamo analizzare a fondo tutto quello che \u00e8 successo, come mai si \u00e8 verificato l\u2019imprevisto, come ce ne siamo occupati e come avremmo potuto farlo pi\u00f9 efficacemente.<\/p>\n

Inoltre, nelle situazioni di emergenza, dobbiamo ricordarci che non siamo soli<\/strong>. Intorno a noi abbiamo collaboratori, soci o parenti che possono essere coinvolti e valorizzati per l\u2019apporto che possono dare. Infatti \u00e8 molto importante chiedere aiuto quando ci serve, e magari chiedere anche una seconda opinione sul da farsi se siamo incerti.<\/p>\n

Infine, ci sono molte persone che si aspettano l\u2019imprevisto gi\u00e0 in partenza,<\/strong> per quanto quando qualcosa accade, sono pronte e riescono a reagire pi\u00f9 velocemente. Essere previdenti significa, per esempio, trovare un modo alternativo di essere produttivi se quello che usiamo di solito viene bloccato in qualche modo. Oppure significa avere una cartella di back up in un altro computer quando, improvvisamente, un virus fagocita tutti i dati.<\/p>\n

Ovviamente \u00e8 impossibile essere pronti per ogni eventualit\u00e0, ma di sicuro ci si pu\u00f2 armare per affrontare i problemi pi\u00f9 comuni.<\/p>\n

Leggi anche: Prioritizzazione: come stabilire le priorit\u00e0 quando hai una lista di 1000 cose da fare e poco tempo<\/a><\/p><\/blockquote>\n

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Gli imprevisti ci saranno sempre, soprattutto in ambito lavorativo. Possiamo imparare ad affrontarli al meglio grazie ad una buona gestione del tempo<\/p>\n

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