{"id":20385,"date":"2020-11-16T04:00:41","date_gmt":"2020-11-16T03:00:41","guid":{"rendered":"https:\/\/www.danea.it\/blog\/?p=20385"},"modified":"2022-04-28T15:22:27","modified_gmt":"2022-04-28T13:22:27","slug":"riunioni-online","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.danea.it\/blog\/riunioni-online\/","title":{"rendered":"Riunioni online: 4 domande che dovresti porti prima della prossima"},"content":{"rendered":"

Lockdown e <\/strong>Smart Working<\/b> hanno portato a diversi cambiamenti nell\u2019utilizzo delle tecnologie digitali<\/strong>. Tra questi, certamente va segnalato l\u2019incremento esponenziale dell\u2019uso di<\/strong> <\/span>piattaforme di videoconferenza<\/b>, utilizzate non soltanto per motivi di lavoro o di formazione, ma anche per attivit\u00e0 pi\u00f9 ludiche come aperitivi o cene a distanza.<\/span>
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Purtroppo, a volte l\u2019utilizzo di questo tipo di soluzione rischia di scappare di mano<\/strong>, finendo cos\u00ec per abusarne, con riunioni fiume intervallate da tempi morti infiniti, con persone che magari non stanno nemmeno partecipando. \u201c<\/span>Eh, la rete \u00e8 intasata, disattivo la mia webcam e mi silenzio cos\u00ec sentiamo tutti meglio<\/span><\/i>\u201d e via. A chi non \u00e8 mai successo?<\/span>
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Come per tante altre cose, la pandemia da <\/span>Covid-19<\/b> ha \u201csoltanto\u201d evidenziato un problema gi\u00e0 noto, ovvero quello dell\u2019<\/span>ossessione per le riunioni<\/b>. Incontri che vengono calendarizzati senza ragioni specifiche, a cui si \u00e8 costretti a partecipare controvoglia, magari nel bel mezzo di una <\/span>scadenza importante, perdendo tempo e senza alcun reale beneficio per nessuno.<\/span>
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\n<\/span>Spesso capita anche che il motivo della riunione sia ben chiaro a tutti, e sia perfettamente sensato, ma che i partecipanti non abbiano ricevuto tutte le informazioni e il materiale per poterne discutere e prendere determinate decisioni<\/strong>. A quel punto al posto di una riunione si avr\u00e0 un semplice monologo.<\/span><\/p>\n

Quello che troppo spesso viene ancora trascurato \u00e8 un aspetto cruciale per qualunque tipo di riunione: la <\/span>progettualit\u00e0<\/b>. Una riunione va pensata, organizzata e pianificata in modo che possa essere efficace e produttiva, magari investendo in <\/span>Meeting Design<\/b>, la tecnica di <\/span>progettazione del meeting<\/b>, finalizzata a ottenere al meglio risultati controllati e a centrare gli obiettivi.<\/span><\/p>\n

Ma come si pu\u00f2 \u201cprogettare una riunione\u201d?<\/span><\/p>\n

Iniziamo ponendoci quattro domande.<\/strong><\/p>\n

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Perch\u00e9 convocare una riunione?<\/b><\/h3>\n

Un meeting design efficace parte dalla definizione del tipo di riunione.<\/b><\/p>\n

\u00c8 un evento particolare legato a un argomento specifico o \u00e8 un incontro ricorrente? Qual \u00e8 il motivo<\/strong> per convocare proprio determinate persone? Pu\u00f2 essere la presentazione di un progetto, la necessit\u00e0 di risolvere un problema, la valutazione di una criticit\u00e0, approfondire delle relazioni, definire nuove collaborazioni o una somma di queste cose.<\/span><\/p>\n

A questo punto, dovresti chiederti se<\/strong> sia il caso di organizzare direttamente una riunione con tutte le persone coinvolte o di organizzare invece una serie di incontri precedenti di condivisione e confronto prima di arrivare alla riunione \u201cplenaria\u201d.<\/span><\/p>\n

Nel primo caso<\/strong> si presuppone una conversazione pi\u00f9 serrata e tempi pi\u00f9 lunghi<\/strong> se i partecipanti sono molti. Nel secondo caso<\/strong> parliamo di un approccio pi\u00f9 rilassato e strutturato<\/strong>, ideale ad esempio per raccogliere e condividere idee e feedback condividendo materiali e documenti in anticipo e arrivare alla \u201cplenaria\u201d con maggiori informazioni e potenzialmente meno partecipanti.<\/span>
\n<\/span>Una volta definiti scopo e modalit\u00e0 della riunione online, invita i partecipanti con il<\/strong> <\/span>giusto anticipo <\/b>fornendo tutte le informazioni e il materiale<\/strong> necessari affinch\u00e9 ognuno si presenti preparato all\u2019incontro.<\/span><\/p>\n

Chi deve partecipare?<\/b><\/h3>\n

In linea di massima, ha senso che <\/span>partecipino solo le persone<\/b> che possono dare un <\/span>reale contributo<\/b> allo scopo della riunione, e che abbiano un <\/span>ruolo chiave nelle decisioni <\/b>che dovranno essere prese.<\/span><\/p>\n

\u00c8 molto importante saper scegliere il giusto <\/span>tone of voice (tono di voce)<\/b> da utilizzare nella convocazione, in modo che tutti siano a proprio agio e possano partecipare al meglio.

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La <\/span>chiarezza <\/b>\u00e8 fondamentale, e va assolutamente evitato che <\/span>il motivo dell\u2019incontro<\/b> possa venire frainteso. Ognuno deve sapere esattamente perch\u00e9 \u00e8 stato invitato<\/strong> a partecipare e che ruolo avr\u00e0 all\u2019interno della riunione.<\/span><\/p>\n

Questo aspetto \u00e8 ancora pi\u00f9 rilevante nel caso delle riunioni online, in cui \u00e8 pi\u00f9 difficile sentirsi connessi agli altri partecipanti. Ad esempio, alcune persone hanno bisogno di un po\u2019 di \u201criscaldamento\u201d per entrare nel giusto atteggiamento mentale e, quindi, poter dare un effettivo contributo alla riunione.<\/span><\/p>\n

Sapere <\/span>rompere il ghiaccio<\/b> nel modo giusto, magari iniziando con un argomento pi\u00f9 leggero o anche semplicemente prevedendo un momento di relazione informale prima dell\u2019inizio della riunione vera e propria pu\u00f2 aiutare a creare il giusto clima e ad allineare tutti sull\u2019argomento dell\u2019incontro.<\/span><\/p>\n

Che tipo di conversazione andremo a innescare?<\/b><\/h3>\n

Raggiungere l\u2019obiettivo della riunione<\/b> comporta l\u2019impegno di tutti i partecipanti. Se ci\u00f2 non avviene, significa che non c\u2019era bisogno di nessuna riunione.<\/span><\/p>\n

Tutti devono remare nella stessa direzione e portare a casa il risultato<\/strong>, ma anche questo aspetto va accuratamente pianificato. Se il motivo della riunione riguarda l\u2019appianamento di divergenze strategiche \u00e8 logico aspettarsi un certo tipo di discussione, che, per essere costruttiva, andr\u00e0 condotta analizzando i vari punti di vista, in modo propositivo e senza rischiare di trovarsi di fronte a posizioni muro contro muro.<\/span><\/p>\n

Si tratta di un <\/span>brainstorming <\/b>per il lancio di un nuovo prodotto? Bisogner\u00e0 in questo caso stimolare la creativit\u00e0 in un clima in cui ognuno si senta libero di proporre le sue idee.<\/span><\/p>\n

Saper prevedere il tipo di conversazione<\/b> che la riunione innescher\u00e0 sapr\u00e0 favorire in modo determinante il raggiungimento degli <\/span>obiettivi <\/b>del meeting.<\/span><\/p>\n

Come posso agevolare un certo tipo di conversazione?<\/b><\/h3>\n

Ed eccoci al punto cruciale. Una riunione \u00e8 un incontro di pi\u00f9 individui, e presenta sempre e comunque diverse <\/span>variabili<\/b>. Bisogna quindi avere sempre in mente una sorta di <\/span>road map (percorso)<\/b>, in modo da poter mantenere la conversazione entro i binari ed <\/span>evitare divagazioni o addirittura cambiamenti di focus<\/b> che possano fare perdere di vista il motivo e le finalit\u00e0 della riunione.<\/span>
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\n<\/span>Per prima cosa, vanno considerati gli <\/span>input<\/b>. Di cosa hanno bisogno i partecipanti<\/strong> per poter avviare e mantenere la discussione sugli argomenti e nelle modalit\u00e0 previste? Una introduzione? Documentazione specifica? Grafici e dati? Questi saranno gli elementi da cui dipenderanno il tono e il focus della riunione.<\/span><\/p>\n

Assicurati che tutti abbiano sottomano le informazioni necessarie per partecipare<\/b> all\u2019incontro con cognizione di causa, prevedendo di inviare il materiale per tempo in modo che ognuno possa averlo assimilato ed essere allineato con tutti gli altri.<\/span><\/p>\n

A questo punto, pianifica l\u2019attivit\u00e0. Troppo spesso ci si limita a fissare un argomento in agenda e a lasciare che ognuno dica la sua. Il risultato inevitabile saranno divagazioni e discussioni poco rilevanti se non addirittura controproducenti rispetto alle finalit\u00e0 dell\u2019incontro.<\/span><\/p>\n

In questo caso, \u00e8 necessario che il <\/span>leader <\/b>sappia capire quanto spazio concedersi per definire <\/span>l\u2019obiettivo del meeting<\/b> e quanto lasciarne agli altri per raccogliere feedback e opinioni, senza perdere il filo del discorso e senza scaricare importanti decisioni sulle spalle dei propri collaboratori. Bisogna saper porre dei <\/span>paletti <\/b>e muoversi al loro interno, cercando di coinvolgere tutti nella giusta misura. Ad esempio, nel caso di divergenze strategiche, chiedendo di esporle chiaramente per poi analizzare tutti insieme i pro e i contro.<\/span>
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Un altro metodo \u00e8 lo schema <\/strong>1-2-4-Tutti<\/b>. Questa tecnica prevede che ognuno analizzi per conto suo l\u2019argomento<\/strong> della riunione per qualche minuto, ne discuta con un\u2019altra persona<\/strong> per un altro po\u2019, per poi passare a un gruppo di quattro<\/strong> persone e alla fine condividere le proprie conclusioni tra tutti i partecipanti<\/strong>.<\/span><\/p>\n

Infine, <\/span>tira le somme<\/b> del risultato della riunione online. Ad esempio, nel caso della esposizione e analisi delle diverse strategie sopra riportato, potresti proporre di mettere la questione ai <\/span>voti<\/b>.<\/span>
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Le riunioni spesso si prolungano oltre il tempo previsto, con il rischio di lasciare alcune cose in sospeso, quindi tieni sempre d\u2019occhio l’orologio per evitare che ci\u00f2 accada. \u00c8 importante considerare il tempo necessario<\/strong> per raccogliere tutti i feedback, definire quali saranno i passi successivi in base all\u2019esito dell\u2019incontro, fare un punto sul risultato e sull\u2019efficacia della riunione.<\/span><\/p>\n

Ricordati che le persone sono pi\u00f9 motivate quando percepiscono di avere contribuito al raggiungimento di un obiettivo. Progettare le riunioni pu\u00f2 aiutare te e il tuo team a non considerarle come un obbligo o una perdita di tempo, ma come occasioni di confronto e condivisione<\/strong> utili per tutti, perch\u00e9 tutti sono consapevoli di lavorare per il bene comune, in modo produttivo e proattivo e con tutte le risorse per poter fare ognuno la propria parte.<\/span><\/p>\n

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Le riunioni di lavoro online sono ormai la normalit\u00e0 e se mal gestite possono diventare un buco nero mangia tempo: 4 domande per meeting online efficaci.<\/p>\n

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