Riconciliazione bancaria

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La riconciliazione consiste nell'effettuare un controllo puntuale di corrispondenza tra le entrate/uscite di cassa e quanto registrato nel gestionale. E' la verifica fondamentale di qualsiasi contabilità e serve ad evitare errori comuni come le doppie registrazioni, le mancate registrazioni oppure le registrazioni errate (in importo o data).

La riconciliazione avviene tramite l'associazione di uno o più movimenti del gestionale ad un pagamento dell'estratto conto; quando non si è assistiti da un software questa operazione viene fatta a mano affiancando le stampe dei due estratti conto (quello della contabilità e quello della banca) e procedendo a "spuntare" le singole voci per le quali si trova una corrispondenza: al termine della procedura si dovrà intervenire per "sanare" le voci residue, cercando di capire il motivo della discrepanza.

 

La riconciliazione con Domustudio

Domustudio assiste l'operatore nella fase di riconciliazione permettendo di scegliere due modalità: manuale oppure con importazione da file CBI. All'avvio della riconciliazione, una volta selezionato il condominio e il periodo da analizzare, viene caricato un elenco di tutti i movimenti gestionali ancora da riconciliare che rientrano in questa casistica:

Quando si effettua una riconciliazione, al movimento (o movimenti, se ne sono stati selezionati più d'uno) viene attivata la spunta di "riconciliazione" oltre alla data di pagamento (data contabile), sostituendo l'eventuale data pagamento già presente. Ulteriori informazioni come la data valuta, il numero di operazione CRO/CRI e la causale CBI dell'operazione vengono acquisite tramite la riconciliazione da file CBI, oppure è possibile inserirle a mano (ma solo se serve davvero!). Per vedere le informazioni di riconciliazione di un movimento, basta aprirlo e cliccare sul link "altre opzioni".

 

Riconciliazione manuale

In questa modalità l'operatore confronta la stampa dell'estratto conto bancario con l'elenco dei movimenti in Domustudio. Quando si trova la corrispondenza tra voci dell'estratto conto e dei movimenti, va fatta una spunta a penna sull'estratto conto mentre su Domustudio va selezionato il movimento (oppure i movimenti, tenendo premuto CTRL) e quindi premuto il pulsante Riconcilia ed indicata la data contabile. Quando nell'estratto conto vi sono pagamenti senza riscontri in contabilità, sarà sufficiente cliccare Nuovo per creare nuovi movimenti già riconciliati.

 

Riconciliazione da file CBI

Scaricando il tracciato dell'estratto conto in formato CBI dalla propria banca è possibile velocizzare notevolmente la riconciliazione! Alcuni servizi di home-banking consentono anche di scaricare in un unico file gli estratti conto relativi a tutti i condomìni gestiti. La procedura presenta due riquadri ben distinti: a sinistra l'elenco dei movimenti del gestionale, a destra l'elenco dei pagamenti della banca.

Dopo aver indicato nella Ricerca per affinità quale dei due elenchi "guida" la riconciliazione, si può iniziare a riconciliare:

Quando più movimenti devono essere riconciliati con un unico pagamento, fare clic sui movimenti tenendo premuto il tasto CTRL.

Per dubbi sulle voci dell'estratto conto, invece, può essere utile sostare con il mouse sulla colonna "altre informazioni" dove verranno mostrate maggiori descrizioni presenti nel file CBI importato.

 

Quando nell'estratto conto vi sono pagamenti senza riscontri in contabilità, sarà sufficiente cliccare Crea mov. per aggiungere nuovi movimenti già riconciliati.

 

Movimenti raggruppati

In presenza di più movimenti con stesso Fornitore, numero fattura, rif. e data Pagamento, questi verranno esposti sul riquadro Movimenti come un unico rigo, per agevolare la riconciliazione, presupponendo un unico pagamento.  Tuttavia è possibile sciogliere il raggruppamento e procedere alle singole riconciliazioni selezionando il rigo > premendo Modifica (a fondo pagina) > Sciogli raggruppamento.

 

Unico versamento di più rate

Qualora un condòmino effettui con un unico bonifico il versamento di rate afferenti diversi esercizi, si potrà conseguire un'unica riconciliazione in questo modo: