Pulizia di archivi troppo grandi

 

Quando, dopo anni di utilizzo, un archivio arriva a contenere molte migliaia di documenti, possono verificarsi rallentamenti nell'uso del programma. Per questo motivo è prevista una funzione di "pulizia" che consente di ottenere un nuovo archivio più snello, privo dei documenti più datati ma con la situazione aggiornata di giacenze magazzino, saldi delle risorse, etc.

L'archivio di partenza sarà conservato inalterato, in tal modo i dati precedenti resteranno sempre a disposizione.

 

Questa funzione va attivata da: Gestione Archivi > Altre operazioni > Genera archivio pulito da...

 

Importante: questa funzione non è intesa al fine di creare gestioni annuali distinte su specifici archivi; come spiegato nelle operazioni di inizio anno, si sconsiglia decisamente di lavorare con gestioni annuali separate su singoli archivi.

 

Modalità di trasferimento dei dati al nuovo archivio

Sono diverse le regole che la procedura segue nella generazione dell'archivio pulito. Con il termine data s'intende il momento dal quale inizia la pulizia dell'archivio (a ritroso nel tempo) ed è deciso dall'utente all'avvio della procedura. I dati sui quali interviene la pulizia riguardano documenti, registrazioni, pagamenti, movimenti di magazzino, clienti e promemoria oltre agli eventuali allegati collegati. Ogni altro dato dell'archivio, ad esempio il catalogo prodotti, non viene alterato. Nel nuovo archivio vengono inizialmente trasferiti tutti i dati di quello d'origine, quindi la procedura effettua la pulizia secondo questa logica di eliminazione:

Sono esclusi dall'eliminazione, anche quando precedenti a data:

Magazzino

Con la pulizia dell'archivio i dati statistici relativi al magazzino vengono resettati ed il costo medio/ultimo costo di ogni singolo prodotto viene valorizzato sulla base del costo medio dei movimenti di magazzino eliminati.