Avviata l'importazione da e-commerce o da file Easyfatt-xml, viene visualizzato l'elenco dei documenti disponibili.
Premere il link Importa per acquisire ogni singolo documento, che verrà creato e visualizzato. Il documento sarà poi accessibile come qualsiasi altro documento nella sezione Documenti mentre l'anagrafica del cliente sarà disponibile nella sezione Clienti.
È possibile scegliere di assegnare una specifica numerazione (/a, /b, /web, etc.) ai documenti importati per differenziarli da quelli inseriti con altre modalità.
Nelle importazioni di Easyfatt-xml è possibile ignorare i codici clienti trasmessi. Questa funzione è necessaria quando il mittente del file Easyfatt-xml usa codifiche personali, differenti da quelle usate nel nostro archivio.
Quando è attiva la gestione di più magazzini e nel documento importato non viene indicato il magazzino da usare, verrà proposto quello usato nell'ultimo 'aggiornamento prodotti sul sito (in caso di import e-commerce), altrimenti sarà impostato l'ultimo magazzino usato dall'utente corrente nella creazione di documenti.
Quando Easyfatt importa un documento deve verificare se il soggetto associato è già presente in archivio o se è un nuovo soggetto; nel primo caso deve inoltre verificare se i dati anagrafici (indirizzo, telefono...) presenti in archivio sono allineati con quelli del documento. Questa operazione viene svolta secondo il seguente schema:
Si verifica se il codice cliente del documento
corrisponde ad un codice già in archivio, oppure se la login corrisponde
ad una login specificata nella sezione Clienti->linguetta
Comunicazioni->Login web
se uno di questi dati coincide, il documento viene associato al cliente trovato;
se uno di questi dati coincide, ma indirizzo o altre informazioni del cliente non corrispondono con quelle presenti in archivio, viene proposto all'utente di aggiornare queste informazioni;
se non si trovano coincidenze, allora si verifica se esiste già in archivio un cliente con stesso Cod. fiscale, Partita Iva o e-mail:
se uno di questi dati coincide, l'ordine viene associato al cliente trovato;
se uno di questi dati coincide, ma indirizzo o altre informazioni del cliente non corrispondono con quelle presenti in archivio, viene proposto all'utente di aggiornare queste informazioni;
se nessuno di questi dati coincide, viene creato automaticamente un nuovo cliente (anche nei precedenti due casi è data la possibilità all'utente di forzare la creazione di un nuovo cliente).
Oltre ai dati, il file da importare potrebbe contenere il Pdf del documento stesso. In questo caso viene data la possibilità di allegare il Pdf al documento creato con l'importazione.