Inclusione dei documenti

 

Tramite le funzioni di inclusione dei documenti, è possibile trasferire in modo molto semplice e rapido le righe di un documento in uno nuovo di sua derivazione. Ad esempio, si può realizzare un preventivo per un cliente, e, alla conferma del preventivo, creare il DDT trasferendo in questo tutte le righe già inserite nel preventivo. Nel documento di "destinazione" dell'inclusione è possibile includere più documenti "origine" e, una volta effettuata l'inclusione, è consentito modificare le singole voci, cancellarle, oppure aggiungerne di nuove.

Le inclusioni possono avvenire anche in cascata, ad esempio:

 

Importante: un documento è includibile solo se non è stato applicato il segno di spunta su Doc. annullato oppure se è attivo il segno di spunta su Seguirà doc. di vendita (oppure Seguirà fattura di saldo per le fatt. d'acconto), visualizzato sotto al numero del documento. Può essere utile, infatti, decidere di non rendere includibili certi documenti, ad esempio quando si invia un DDT ad un fornitore per reso merce, non ha senso renderlo includibile in un documento di vendita in quanto a questo DDT non faremo seguire ulteriori documenti. Inoltre gli ordini clienti e fornitori non sono includibili quando il loro stato è "da confermare".

 

Documenti includibili

Di seguito indichiamo le inclusioni gestite da Easyfatt:

 

Elenco documenti

Nell'elenco documenti, tramite la visualizzazione della colonna "stato", è possibile identificare la situazione dei documenti includibili. Lo stato può indicare le seguenti condizioni:

 

Tipologie di inclusione

Esistono tre diverse tipologie di inclusione:

 

Inclusione di modalità di pagamento, note e informazioni di trasporto

Durante l'operazione di inclusione è possibile decidere se riportare nel nuovo documento anche la modalità di pagamento, le note e le informazioni di trasporto indicate in quello da includere. Nel caso in cui i documenti da includere siano più di uno, il programma prenderà in considerazione solamente i dati presenti nel primo documento dell'elenco.

Importante: l'inclusione non terrà conto delle informazioni sull'acconto nel caso in cui il documento di destinazione non preveda la possibilità di inserire tale informazione (ad esempio un DDT che include un Ordine cliente).

 

 

Effettuare una inclusione

Si supponga di dover creare la fattura ad un cliente X a seguito dell'invio di prodotti con un certo numero di DDT:

 

Generare un nuovo documento partendo da quello d'origine

L'inclusione vista sopra prevede che si debba creare il documento di destinazione sul quale includere uno o più documenti d'origine. La generazione, invece, prevede il percorso contrario... dall'interno di un documento d'origine si crea direttamente il documento di destinazione! Questa funzione lavora esclusivamente in modalità dettagliata.

 

Generare automaticamente più documenti tramite inclusione

Per alcuni tipi di inclusioni è possibile generare automaticamente i relativi documenti di destinazione. Questa funzione è molto utile, ad esempio, quando a fine mese si vogliono realizzare tutte le fatture dei DDT emessi. Per avviare la "generazione" di documenti è necessario richiamare le apposite funzioni presenti nel menu Strumenti:

Nella finestra delle inclusioni è possibile selezionare i documenti da includere, la data che avranno i nuovi documenti creati e la numerazione utilizzata (nel caso in cui si utilizzino numerazioni multiple). Al termine della procedura, nella sezione dei documenti si vedrà l'elenco dei nuovi documenti creati, già selezionati: per inviarli direttamente in stampa basterà premere Stampa e selezionare Documenti selezionati.