Easyfatt è in grado di scambiare dati con Microsoft Excel, OpenOffice Calc e LibreOffice Calc, è stato verificato il corretto funzionamento dello scambio dati con le ultime versioni di tali applicazioni.
I dati che possono essere importati/esportati riguardano:
Clienti e Fornitori
dalla sezione Clienti >
pulsante Utilità
Prodotti
dalla sezione Prodotti >
pulsante Utilità
Distinta base prodotti
assemblati
dalla sezione Prodotti >
linguetta Caratteristiche
> pulsante Inserisci componenti
> pulsante Utilità
Righe documenti
dalla finestra dei documenti > pulsante Utilità
Inventario da rettificare
dalla sezione Magazzino >
Inventario > pulsante
Rettifica
Importante
Le funzioni di importazione ed esportazione non vanno confuse con la funzionalità "elenco su Excel" presente in diverse sezioni del programma: queste funzioni sono delle semplici "viste" dei dati attualmente a video e non possono essere reimportate.
Le esportazioni di clienti, fornitori e prodotti sono possibili per tutte le voci oppure solo per quelle selezionate. L'ordinamento rispecchierà quello correntemente adottato.
Nota sull'esportazione delle immagini prodotti
In caso di uso in rete, nella colonna "immagine" viene riportato il percorso delle singole immagini (es.: c:\immagini\foto123.jpg, etc.) solo a condizione che l'accesso all'archivio avvenga dallo stesso PC che condivide l'archivio. In caso alternativo viene riportato il solo nome del file dell'immagine.
Il procedimento deve seguire con precisione le seguenti regole:
L'immissione oppure la variazione di dati deve avvenire in un foglio Excel oppure OpenOffice o LibreOffice, creato con una precedente esportazione di Easyfatt oppure con la funzione richiamabile dal link Prepara modello vuoto di importazione presente nella finestra di importazione.
La prima riga del foglio Excel (oppure OpenOffice o LibreOffice) contiene i nomi delle colonne da importare; i nomi delle colonne non possono essere modificati, tuttavia si possono eliminare le colonne che non servono.
I dati da importare vanno inseriti a partire dalla riga nr. 2.
I campi devono indicare valori compatibili con il loro significato (non si può inserire un valore alfanumerico come "ciao" nel campo "Prezzo fornitore"!).
Alcune colonne, contrassegnate da un'apposita nota nell'intestazione, non sono importabili in quanto sono valori calcolati (ad esempio il "tot. quantità di magazzino" è un valore calcolato sulle movimentazioni inserite).
Con quale logica agisce il processo di importazione?
Easyfatt analizza ogni riga presente nel foglio da importare partendo dalla nr. 2 per fermarsi alla prima riga che non contiene dati (importando righe documenti, invece, il processo si blocca quando incontra 3 righe vuote).
Per queste importazioni il campo "Cod." deve sempre esistere, infatti il processo di importazione utilizza il valore specificato nel campo "Cod." (codice) per determinare se la riga letta è un nuovo inserimento oppure la modifica di una voce già esistente, seguendo queste precise regole:
se il codice non viene specificato, verrà creata una nuova voce nell'archivio e gli verrà assegnato un codice in automatico, secondo le regole specificate in Opzioni > Prodotti / Clienti e fornitori (anche se la creazione del codice automatico è disattivata);
se il codice è identico ad uno di una voce già presente in archivio, la voce presente verrà sovrascritta da quella importata;
se il codice non esiste nell'archivio, l'importazione creerà una nuova voce nell'archivio assegnandole il codice specificato;
Importazione dati di magazzino
Le importazioni delle quantità caricate, scaricate, etc. non sono possibili in quanto tali valori dipendono dalla specifica movimentazione creata sul prodotto. Impostando un valore sulla colonna "Q.tà giacenza" ed attivando l'opzione Importa anche giacenze di magazzino, è tuttavia possibile fare un movimento di rettifica del magazzino in fase di importazione per adeguare l'attuale giacenza a quella importata (i movimenti di rettifica verranno creati solo se si attiva l'apposita opzione nella finestra di importazione). Vediamo un paio di esempi sul funzionamento:
Esempio
1
Si importa un prodotto non presente in archivio e si vuole impostare la
giacenza a 100pz: è sufficiente valorizzare a 100 la colonna "q.tà
giacenza", le altre colonne sulle quantità possono rimanere vuote.
Esempio 2
Si importa un prodotto già presente in archivio con giacenza 200pz e si vuole diminuire di 30pz: è sufficiente valorizzare a 170 la colonna "q.tà giacenza", le altre colonne sulle quantità possono rimanere inalterate.
Quando si gestiscono più magazzini, la rettifica della giacenza avverrà sul magazzino correntemente selezionato; se sono selezionati tutti i magazzini, i movimenti di rettifica del valore complessivo avverranno sul magazzino principale.
Associare il fornitore al prodotto
Per associare il fornitore al prodotto importato non è sufficiente indicare il nome del fornitore nella colonna "Fornitore", ma bisogna indicare il codice fornitore nella colonna "Cod. Fornitore". Assicurarsi, prima dell'importazione, che il fornitore sia già presente in Easyfatt proprio con tale codice.
Immagine dei prodotti
Inserendo, nella colonna Immagine, il nome di un file (ad esempio: "c:\immagini\art-001.jpg"), l'importazione assocerà questa immagine al prodotto, ricopiando il file nell'apposita cartella del programma.
Taglie e colori
In un archivio con la gestione delle Taglie/Colori attiva è possibile importare la configurazione taglie e colori dei prodotti di tipo "Art. con magazzino (taglie/colori)", con relativo codice a barre e quantità in giacenza, tramite la funzione "Prodotti > Utilità > Importa taglie/colori con Excel/OpenOffice/LibreOffice".
Importante: prima di importare taglie e colori è necessario che i relativi prodotti siano già stati creati/importati.