La numerazione delle fatture elettroniche emesse: guida a regole e adempimenti

La numerazione delle fatture elettroniche emesse deve rispettare delle regole precise, per evitare inconvenienti con il fisco.

Inoltre, si possono numerare le fatture secondo diverse opzioni, ad esempio essere progressiva, oppure ricominciare ad inizio anno.

Nonostante tutti gli accorgimenti, può capitare di “saltare” un numero, rendendo così la numerazione non consecutiva. In questo caso, è utile sapere quali sono le conseguenze.

Nell’articolo approfondiremo tutti questi punti.

Numero di fattura elettronica: cos’è e cosa serve

Possiamo definire “numero di fattura” come il numero progressivo che identifica una fattura e può contenere sia numeri che lettere.

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La normativa non stabilisce una struttura obbligatoria del numero, che quindi può assumere diverse forme, ma impone che ogni fattura abbia un numero progressivo che ne consenta l’identificazione in modo univoco.

Numerazione progressiva delle fatture elettroniche: normativa e regole

La Legge di Stabilità 2013 (Legge 228/2012) ha modificato l’art. 21 del D.p.r. 633/1972 in merito di fatturazione, adeguando così la normativa italiana a quella comunitaria.

Tra le varie modifiche al D.p.r, merita particolare attenzione quella attuata al comma 2 del citato art.21, il quale, nella sua nuova formulazione prevede, tra gli elementi indispensabili della fattura che venga indicato “il numero progressivo che la identifichi in modo univoco”.

Rispetto al passato, è stato eliminato il riferimento all’”ordine progressivo per anno solare”, cioè il fatto che la numerazione delle fatture dovesse iniziare ogni anno dalla numero 1.

Quindi, come vedremo successivamente, tu, contribuente, non dovrai necessariamente ricominciare ogni anno la numerazione, potrai continuarla lungo i vari gli anni di svolgimento dell’attività.

La disposizione della Legge di Stabilità è stata oggetto di varie interpretazioni da parte degli addetti ai lavori, ed ha fatto sorgere alcuni dubbi circa la sua pratica applicazione, dubbi che sono stati chiariti da parte dell’Agenzia delle entrate con la R.M. 1/E/2013.

Secondo l’Agenzia risulta compatibile con l’identificazione univoca prevista dalla formulazione della norma “qualsiasi tipologia di numerazione progressiva che garantisca l’identificazione univoca della fattura”, se del caso, anche mediante riferimento alla data della fattura stessa.

Di conseguenza, potrai adottare una numerazione progressiva delle fatture elettroniche che, partendo dal numero 1, prosegua ininterrottamente per tutti gli anni solari di attività, fino alla cessazione dell’attività stessa.

Questa tipologia di numerazione progressiva è, di per sé, idonea ad identificare in modo univoco la fattura, in considerazione della irripetibilità del numero di volta in volta attribuito al documento fiscale.

Potrai anche numerare le fatture elettroniche in modo progressivo anche iniziando dal numero successivo a quello dell’ultima fattura emessa nell’anno precedente:

anche in questo caso riuscirai identificare la fattura in modo univoco, sebbene la numerazione non inizi da 1.

D’altra parte, se ti risulta più agevole, potrai adottare il sistema di numerazione progressiva per anno solare, in quanto l’identificazione univoca della fattura è, anche in tal caso, comunque garantita dalla contestuale presenza nel documento della data che, in base alla lettera a) del citato articolo 21, costituisce un elemento obbligatorio della fattura.

Ad esempio, fermo restando l’obbligo di indicare in fattura la data, potrai adottare le seguenti modalità di numerazione progressiva all’interno di ciascun anno solare:

• Fatt. n. 1 del … (indicare la data)
• Fatt. n. 2 del … (indicare la data)
• Fatt. n. 1/anno (oppure n. anno/1)
• Fatt. n. 2/anno (oppure n. anno/2)

Scopri anche cos’è il codice destinatario: cos’è e cosa indica.

Come numerare le fatture elettroniche emesse

In sintesi, ecco le varie modalità di numerazione che il contribuente ha a disposizione, tutte possibilità ammesse e validamente attuabili:

• proseguire anno per anno con la numerazione progressiva del precedente senza azzerare il numero della fattura all’inizio dell’anno: ad esempio se l’ultima fattura emessa è la numero 1548 potrai emettere la prima dell’anno nuovo con il numero 1549;
• iniziare nel nuovo anno con la numerazione partendo dal numero 1, e proseguire anche negli anni successivi continuando progressivamente la numerazione;
• iniziare nel nuovo anno con la numerazione partendo dal numero 1 per poi azzerare la numerazione all’inizio di ciascun anno solare ricominciando dalla numero 1.

Il software per fatture elettroniche Danea Easyfatt propone in automatico il numero progressivo della fattura e la data del giorno di emissione, entrambi modificabili.

La possibilità di cambiare il numero di fattura è importante nel caso in cui inizi ad usare il programma ad anno in corso, mantenendo così la numerazione progressiva che avevi raggiunto.

Numerazione delle fatture elettroniche con sezionali

Nel caso di adozione di registri sezionali, necessari ad esempio quando gestisci diversi punti vendita o nel caso di esercizio di più attività, potrai utilizzare distinte serie di numerazione, contraddistinte ad esempio da una lettera dell’alfabeto:

• 01/2023/a che indica la fattura n. 1 del 2023 relativa al sezionale a”;
• 01/2023/b che indica la fattura n. 1 del 2023 del sezionale “b”,

Ciò fermo restando la possibilità, comunque, di utilizzare la numerazione progressiva secondo l’ultimo numero utilizzato nel precedente anno.

Ad esempio, se l’ultima fattura emessa nel 2023 era la numero 1548 del sezionale “a” la prima del 2024 sarà la n. 1549/a, mentre se l’ultima fattura emessa nel 2023 del sezionale “b” era la n. 845 la prima fattura emessa nel 2024 sarà la n. 846/b.

Easyfatt ti consente di far seguire al numero di fattura il sezionale di numerazione ( /a, /b, /2012, etc.), per differenziare i documenti emessi, ad esempio per reparto, per venditore o per anno.

Salto numerazione delle fatture elettroniche emesse: cosa succede

L’errore nella numerazione delle fatture elettroniche emesse non è sanzionabile, in quanto si tratta di una violazione meramente formale.

Questa considerazione deriva dall’interpretazione dell’articolo 6, comma 5.bis, del Decreto legislativo 472/1997, che afferma come: “Non sono inoltre punibili le violazioni che non arrecano pregiudizio all’esercizio delle azioni di controllo e non incidono sulla determinazione della base imponibile, dell’imposta e sul versamento del tributo”.

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