Gestione dei flussi di cassa: 5 consigli a portata di piccola impresa

In qualsiasi attività imprenditoriale, grande o piccola che sia, c’è una regola d’oro: Cash Is King. La gestione dei flussi di cassa (cash flow), ovvero dei movimenti di liquidità che entrano ed escono dall’impresa, permette di tenere sotto controllo lo stato di salute dell’attività, individuando, analizzando e risolvendo eventuali problemi prima che giungere a un punto di non ritorno.

Si tratta di operazioni che vanno svolte regolarmente, in genere su base mensile, trimestrale e annuale, fondamentali per consentire all’azienda di superare momenti di difficoltà e di crescere in modo graduale riuscendo a coprire tutte le spese (tasse, fornitori, affitti, stipendi, utenze, ecc.) senza rischiare di trovarsi a corto di liquidità.

La gestione del cash flow è una materia complessa, in cui rientrano diverse strategie, eppure con alcuni accorgimenti anche in una piccola e media impresa è possibile migliorare il monitoraggio dei flussi di cassa, avere più controllo sulle disponibilità, perciò evitare di ritrovarsi senza le risorse necessarie per portare avanti le attività d’azienda. Vediamo quindi 5 consigli pratici.

1. Mai ignorare i flussi di cassa e la loro gestione

Esistono due tipi di flussi di cassa:

• Flussi di cassa positivi: gli incassi superano l’ammontare delle spese.
• Flussi di cassa negativi: le spese superano i guadagni.

Tuttavia, molti imprenditori, professionisti e freelance spesso confondono profitti e flussi di cassa positivi, per cui può valere la pena soffermarsi sulla loro distinzione:

I profitti costituiscono tutto ciò che resta dopo aver detratto tutte le spese dalle entrate, quindi possiamo definire profitto la semplice differenza tra guadagno e spesa.

Per tenere sotto controllo il cash flow, bisogna invece considerare molti altri elementi tra cui inventario, conti attivi, conti passivi, tasse, commissioni bancarie ecc.

La gestione dei flussi permette di capire come il denaro si muove dentro e fuori l’impresa, e come questi movimenti impattano sulla gestione finanziaria dell’azienda nel breve e medio termine e su eventuali futuri investimenti o progetti di crescita.

Leggi la guida completa al cash flow e liquidità aziendale.

2. Analizza e monitora attentamente i flussi di cassa

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Dopo aver sottolineato l’importanza del perché monitorare i flussi di cassa, è il momento di capire come farlo.

Una gestione poco accurata del cash flow attraverso strumenti non adeguati può portare a risultati approssimativi ed errati, che rischiano di causare veri e propri danni all’impresa.

Ecco alcuni errori da evitare nella gestione dei flussi di cassa:

• Dati poco accurati e imprecisi
  I dati di vendita non si definiscono a spanne! La base fondante per queste analisi si trova nelle effettive vendite avvenute nel passato. Le vendite presunte per il futuro si calcoleranno quindi in base al valore medio dello scontrino/acquisto moltiplicato il numero di vendite previsto.
  Vanno poi considerati i costi variabili, quelli cioè che variano a seconda del quantitativo di merce prodotta o movimentata e che vanno ipotizzati in base alle suddette previsioni di vendita.
  Infine, vanno controllati i costi permanenti, recuperabili dai precedenti bilanci.
  Solo tenendo sotto controllo tutte questi dati è possibile ottenere non solo l’analisi, ma anche una previsione dei flussi di cassa in entrata e uscita.

Una spiegazione più esaustiva di tutti i costi di cui tener conto nello svolgimento della propria attività si può trovare nell’articolo sull’analisi dei costi aziendali.

• Pensare solo al taglio dei costi
  La riduzione dei costi è un aspetto certamente essenziale, ma è importante anche pensare a come far crescere i ricavi.
  Per farlo, è necessario comprendere e utilizzare i cosiddetti “driver delle entrate”, ovvero il numero di clienti acquisiti, il numero di acquisti da loro effettuati, la spesa media/scontrino medio per cliente.
  Le informazioni ottenute dall’analisi di questi driver consentono di aumentare il volume d’affari, quindi incrementare la liquidità aziendale, evitando eccessivi tagli ei costi che, alla lunga, potrebbero compromettere l’operatività e l’efficienza dell’azienda e la qualità dei servizi/prodotti offerti.
• Investimenti sbagliati
  Una corretta gestione dei flussi di cassa comprende anche riuscire ad acquistare beni strumentali pagandoli nel modo più giusto, in genere entro un periodo non superiore rispetto al loro ciclo di vita. Per fare un esempio, un conto è pagare subito un pacchetto da 500 biglietti da visita, un altro è acquistare un’automobile aziendale utilizzando un leasing o un noleggio a lungo termine.
  In ogni caso, prima di procedere ad acquisti di beni o attrezzature è bene consultarsi con il proprio commercialista e mantenere un costante rapporto con il proprio direttore di banca o consulente finanziario, in modo da poter trattare in anticipo tassi e condizioni per ottenere un prestito o un finanziamento.
• Utilizzare strumenti inadeguati
  Registrare i flussi di cassa a mano o utilizzando fogli di calcolo non soltanto complica notevolmente la tenuta e l’analisi dei dati, ma espone al rischio di errori e dimenticanze.
  Esistono sul mercato numerosi software dedicati alla contabilità, come il software con prima nota Danea Easyfatt. Per una gestione più complessa, invece, si potranno utilizzare funzionalità e moduli più evoluti, come ad esempio il modulo Contabilità in Cloud per Danea Easyfatt.

3. Allinea il più possibile le entrate e le uscite

Per garantire un cash flow positivo e regolare, è necessario che le entrate e le uscite siano il più possibile sincronizzate. Ad esempio, sarebbe opportuno che i termini di pagamento dei clienti siano allineati con quelli dei fornitori. Se i clienti pagano a 60 giorni ma i fornitori vengono pagati a 30 giorni, ad esempio, il rischio di incorrere in flussi di cassa negativi aumenta notevolmente.

I termini e le condizioni di pagamento di clienti e fornitori andrebbero definiti chiaramente a inizio rapporto, per garantire una reciproca fiducia e soddisfazione.
Per incentivare una maggior celerità nel pagamento dei clienti è possibile offrire piccole percentuali di sconto, omaggi o condizioni agevolate, per esempio nella cura e nella rapidità di consegna della merce.

Infine, ci si può rivolgere al proprio istituto di credito per ottenere una forma di factoring, ovvero un finanziamento anticipato dei crediti d’azienda sulla base dei preavvisi e delle fatture emesse a fronte di contratti e lettere d’incarico presentati come garanzia.

Leggi anche Calcolo del costo orario: quanto farsi pagare dai clienti?

4. Stima i costi per l’intero anno

Pur essendo buona norma effettuare il controllo del cash flow su base mensile o trimestrale, un’azienda dovrebbe svolgere le proprie previsioni anche su base annua. In questo modo, è possibile prevedere come affrontare spese e costi meno frequenti ma spesso più elevati, come ad esempio assicurazioni o tasse.

Oltre alle spese, va considerato il valore di ogni cliente nell’intero anno. È un’operazione semplice e rapida, che consente di estendere le previsioni di vendita per un più vasto lasso di tempo.

Infine, vanno calcolati i costi aziendali generali su base annua. Grazie al confronto con gli anni precedenti, sarà possibile effettuare delle previsioni e valutare soluzioni alternative per ottimizzare e ridurre le spese.

5. Avanza delle previsioni sul cash flow

Prevedere i flussi di cassa di un’azienda è fondamentale per ipotizzare in quale periodo potrà verificarsi un deficit di liquidità e quando invece un surplus, e per avere una visione di quanto l’impresa dovrebbe guadagnare per restare in attivo.

Questo può servire anche per individuare i costi che possono essere ottimizzati, ad esempio confrontando diverse offerte per quanto riguarda la fornitura di utenze come elettricità o telefonia, oppure per comprendere se la situazione sia propizia per operare investimenti finalizzati alla crescita dell’azienda.

Ovviamente, la sfera di cristallo non esiste, e nessuna previsione sarà mai sicura al 100%.
Ma stabilendo obiettivi sensati e misurabili, formulando ipotesi realistiche, monitorando l’andamento generale del business e dei mercati e rapportando le vendite ai costi, sarà possibile ottimizzare le gestione dell’azienda.

Le previsioni (dette anche forecast) di vendita possono essere elaborate a partire, ad esempio, dai dati di vendita degli anni passati, che poi si potranno ricalibrare in base ai risultati conseguiti.

Se invece si è in fase di lancio un prodotto o progetto, per cui non si hanno dati storici, si possono elaborare previsioni basandosi sui driver di vendita e sulle varie interdipendenze, passare in rassegna i dati a cadenza periodica (ad esempio ogni mese) e per correggere il tiro di volta in volta.

Elaborare delle previsioni di vendita, quindi, consente di ipotizzare l’andamento dei flusso di cassa, in particolare di avere un’idea delle entrate previste in un determinato lasso di tempo.

Leggi l’approfondimento sulle previsioni di vendita.