Scorte di magazzino: cosa sono e perché è importante la loro gestione

Per le aziende avere scorte di magazzino ben organizzate è essenziale, così da poter soddisfare la domanda e gestire al meglio il flusso delle vendite.

Le scorte rappresentano una componente fondamentale del magazzino e incidono sia sul valore del magazzino, sia sul fatturato annuo.

La loro gestione, inserita nel globale processo di gestione di magazzino, risulta perciò centrale nell’ottica di contenere gli sprechi e ottimizzare i profitti.

Scopriamo dunque in cosa consistono le scorte di magazzino, in quali tipologie possono essere classificate e come gestirle in modo funzionale ed efficiente.

Cosa sono le scorte di magazzino

La domanda che a questo punto nasce spontanea è: cosa sono le scorte di magazzino? Si tratta delle quantità di materiali che si possono contare all’interno di un magazzino in un dato momento. Non viene considerato il come o il perché un determinato articolo si trova in magazzino, ma solo la semplice presenza.

Nel dettaglio, sono da considerare scorte:

• materie prime o sussidiarie,
• beni/materiali di consumo,
• semilavorati,
• prodotti finiti o in lavorazione.

Quando si parla delle scorte di magazzino, ci si riferisce a una categoria piuttosto eterogenea, in quanto risultano catalogabili secondo diverse tipologie. Vediamo quali.

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Le tipologie di scorte di magazzino

Le scorte di magazzino possono essere distinte in:

• Scorte funzionali. Queste scorte nascono per evitare che si verifichino delle interruzioni nel ciclo produttivo. Il fine è quello di dare garantire la continuità produttiva e l’evasione puntuale degli ordini, così da evitare eventuali ritardi.
• Scorte di sicurezza. Con tale termine si fa riferimento al livello minimo di scorta da avere sempre all’interno del magazzino, utile in occasione di imprevisti come un numero di ordini superiore alle aspettative. Questo tipo di scorta di magazzino consente di farsi trovare pronti per ogni imprevisto.
• Scorte di ciclo. Cosa sono le scorte di ciclo? Si tratta di un surplus di merce rispetto al normale fabbisogno. Queste scorte sono utili, ad esempio, per ottenere dei benefici rispetto al normale prezzo di acquisto.
• Scorte speculative. La funzione della scorta speculativa è quella di consentire di portare a proprio vantaggio le situazioni che vedono un’oscillazione del prezzo di un particolare prodotto. È utile ad esempio quando avviene una forte richiesta di un prodotto che poi va ad aumentare di prezzo: in questo modo è possibile acquistare e rivendere a un prezzo più vantaggioso.
• Scorte stagionali. Queste scorte di magazzino vengono accumulate nel momento in cui la domanda è latente per poi venire usate quando è nuovamente in crescita. Un esempio? I panettoni nel periodo natalizio o la cioccolata in tazza durante la stagione invernale.
• Scorte inattive. Fanno parte di tale categoria i prodotti che non possono essere più venduti e occupano spazio prezioso. Questo tipo di scorte sono sostanzialmente degli sprechi.
• Scorte deperibili. Si tratta di prodotti che hanno un ciclo di vita breve, in quanto soggetti a deteriorarsi nel tempo. Sono scorte di magazzino deperibili gli alimenti freschi, i cosmetici, i farmaci e via dicendo.
• Scorte non deperibili. Parliamo di scorte di magazzino che, diversamente dalle precedenti, hanno un ciclo di vita non soggetto a deperibilità e perciò più lungo, come capi di abbigliamento o componenti di arredo. La custodia può avvenire per periodi lunghi senza rischiare di rovinare il prodotto.

Gestione delle scorte: cosa s’intende e perché è importante farla con attenzione

La gestione delle scorte di magazzino è un aspetto centrale nell’organizzazione dell’azienda per diverse ragioni. Il dato più importante è senza ombra di dubbio l’incidenza che tali prodotti presentano, che si aggira su una percentuale intorno al 2% del fatturato aziendale e a circa il 20-25% del valore complessivo del magazzino.

Fondamentale risulta essere quindi la gestione degli sprechi nel magazzino, da fare nell’ottica di limitare le scorte di magazzino inattive e quindi superflue: risorse inutilizzabili e che diventano un vero e proprio fardello per il business.

Una gestione virtuosa delle scorte di magazzino permette di avere le risorse ottimali ed effettivamente necessarie per garantire la produttività dell’impresa, senza fare sprechi.

I vantaggi che un simile approccio presenta sono soprattutto i seguenti:

• L’impresa ha modo di tutelarsi da possibili imprevisti nel reperimento dei prodotti e riesce a rispondere positivamente quando si verificano dei cambiamenti nella domanda.
• Le fasi interne di produzione registrano maggiore stabilità.
• Si ha una certezza superiore di assicurare la puntualità della consegna al cliente.
• L’impresa riesce a sfruttare la dimensione ottimale della domanda di acquisto.

Scopri cos’è l’inventario e come aiuta nella gestione delle scorte

Come funziona la gestione delle scorte: i principali metodi

Per quanto riguarda come funziona la gestione delle scorte di magazzino, i metodi maggiormente utilizzati sono quattro:

• Analisi ABC. Una tecnica che ha come base concettuale il principio di Pareto. I prodotti oggetto di analisi vengono classificati in tre categorie, a seconda della rilevanza e dei fattori di criticità. In questo modo si valutano le risorse in relazione alle priorità dell’azienda.
• Metodo FIFO. L’acronimo FIFO sta per First In First Out. La logica parte dal presupposto che i primi beni acquistati sono quelli che per primi vengono rivenduti: in magazzino vanno custoditi solo quelli giunti da ultimi. Il metodo FIFO permette un ricambio continuo della merce ed è particolarmente indicato per le scorte deperibili.
• Metodo LIFO. L’acronimo LIFO sta per Last In First Out. Il focus è quindi l’opposto di quello precedente, in quanto gli ultimi prodotti entrati sono i primi che vengono venduti. In questo caso a essere valutata è più la solidità che l’ordine di arrivo della merce. Il metodo LIFO è applicato soprattutto dalle aziende che hanno una grande quantità di merce da gestire a fronte di poca varietà.
• Metodo Just in Time. L’espressione Just in Time può essere tradotta come “giusto in tempo” e fa riferimento a una tecnica che ha come obiettivo la riduzione al massimo degli sprechi così da assicurare un ricambio costante delle risorse. Il metodo è stato ideato negli anni cinquanta dall’azienda giapponese Toyota per poi venire applicato in tutto il mondo.

Alcuni consigli per gestire al meglio le scorte

Come gestire le scorte di magazzino, quindi? Ecco alcuni consigli utili:

• Investire sul personale fin dalla selezione e con una formazione costante.
• Fare con costanza l’inventario e mantenerlo aggiornato.
• Creare un piano di business che tenga conto dei dati delle scorte di magazzino: questo nell’ottica di avere una gestione a 360° dell’andamento del fatturato.
• Utilizzare un software gestionale:  per avere sotto controllo il livello delle scorte e limitare i possibili errori. Ad esempio, con il gestionale di magazzino Danea Easyfatt, hai la situazione scorte aggiornata e sempre sotto controllo: dalle giacenze regolari, alla merce in arrivo, dagli esauriti, ai prodotti sotto scorta di sicurezza o da riordinare. Inoltre, Easyfatt effettua automaticamente il calcolo della media giornaliera di scarico tra la data del primo scarico e l’attuale data, fornendoti una stima dei tempi necessari per raggiungere la fine della scorta.
• Utilizzare scaffalature ed elementi di arredo industriali: i più funzionali per la custodia dei prodotti.
• Scegliere macchinari efficienti e moderni per lo spostamento e lo stoccaggio dei prodotti.

In questo modo la gestione delle scorte del magazzino risulta semplice e ben strutturata, a fronte di un monitoraggio costante nel tempo che va a incidere positivamente sulla produttività interna.