PEC e condominio: obblighi, utilizzi e ricezione delle fatture elettroniche

La Posta Elettronica Certificata (PEC) è uno strumento di comunicazione digitale con pieno valore legale, equiparabile a una raccomandata con avviso di ricevimento.

Il gestore della casella PEC garantisce infatti l’integrità del contenuto del messaggio, certifica data e ora di invio e rilascia al mittente ricevuta di accettazione e di consegna (o di mancata consegna).

Per la sua praticità e per il valore legale, la PEC strumento trova oggi ampia diffusione nella gestione condominiale.

Vediamo come viene utilizzata, quali sono gli obblighi imposti dalla legge e come ricevere le fatture elettroniche tramite PEC e altri strumenti più evoluti.

PEC dell’amministratore e del condominio

È importante distinguere tra due tipologie di casella PEC:

• PEC personale dell’amministratore: intestata al professionista persona fisica o alla sua società, utilizzata per le comunicazioni professionali generali;
• PEC del condominio: intestata allo specifico condominio, attivata su delibera assembleare per centralizzare le comunicazioni con fornitori, enti pubblici e istituti bancari.

Le due caselle assolvono dunque funzioni diverse e non sono intercambiabili ai fini della tracciabilità documentale condominiale.

L’amministratore di condominio deve avere la PEC?

L’obbligo di dotarsi di una PEC sussiste per gli amministratori che svolgono l’attività in forma societaria (società di persone o di capitali), oppure professionisti iscritti a un albo (es. avvocati, commercialisti, ingegneri che fanno anche gli amministratori).

Pertanto, non esiste alcun obbligo di PEC per gli amministratori che operano in forma individuale ai sensi della Legge n. 4/2013 sulle professioni non organizzate, non iscritti ad albi o collegi e senza obbligo di iscrizione al Registro delle Imprese.

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Il condominio è obbligato ad avere la PEC?

La legge non impone al condominio di dotarsi di una casella PEC.

Il condominio è peraltro privo di personalità giuridica distinta da quella dei condomini e, a livello fiscale, viene equiparato a un consumatore privato: non è una società, non è un ente commerciale e non è iscritto ad alcun registro.

Tuttavia, l’assemblea condominiale può deliberare l’attivazione di una PEC intestata al condominio, qualora lo ritenga utile per semplificare i rapporti con pubblica amministrazione, fornitori, assicurazioni e istituti bancari. La decisione rientra dunque nell’autonomia organizzativa dell’assemblea.

A cosa serve la PEC in ambito condominiale

Pur in assenza di obbligo, la PEC condominiale garantisce diversi vantaggi all’amministratore di condominio.

Per esempio, l’attuale formulazione dell’art. 66 delle Disposizioni di attuazione al Codice Civile (introdotta dalla Riforma del Condominio, L. n. 220/2012) prevede espressamente che la convocazione dell’assemblea condominiale possa essere inviata tramite PEC.

Vi sono poi ulteriori principali utilizzi pratici della PEC in condominio, ad esempio:

• comunicazioni ufficiali a fornitori, assicurazioni, banche e PA;
• invio di rendiconti, preventivi e avvisi di pagamento;
• ricezione di fatture elettroniche dei fornitori tramite SdI;
• riduzione dei costi postali rispetto alle raccomandate tradizionali.

PEC e ricezione delle fatture elettroniche: come funziona?

Dal 1° gennaio 2019, la fatturazione elettronica è obbligatoria per quasi tutti i soggetti economici residenti o stabiliti in Italia, ai sensi del D.Lgs. n. 127/2015 e delle successive modifiche introdotte dall’art. 18 del D.L. n. 36/2022 (conv. L. n. 79/2022).

Dal 1° gennaio 2024, l’obbligo è stato esteso anche a tutti i soggetti in regime forfettario e ai regimi di vantaggio, senza soglie.

La maggior parte dei fornitori con Partita IVA ha dunque l’obbligo di emettere nei confronti del condominio fattura elettronica in formato XML e a trasmetterla al Sistema di Interscambio (SDI).

Il condominio, non avendo partita IVA, è trattato dall’Agenzia delle Entrate come un consumatore finale. Non ha dunque l’obbligo di ricevere fattura elettronica, ma può richiedere di ricevere una copia analogica dei documenti.

Se il condominio ha registrato un indirizzo PEC presso l’Agenzia delle Entrate, può richiedere di ricevere le fatture tramite questo canale, rendendo il processo più ordinato e tracciabile.

Leggi l’approfondimento sulla fatturazione elettronica per il condominio, con tutte le regole e gli strumenti per gestire questo processo.

Alternative alla PEC per ricevere le fatture elettroniche

Anche senza PEC, l’amministratore può accedere alle fatture elettroniche ricevute tramite il Cassetto Fiscale del condominio presente nel portale dell’Agenzia delle Entrate.

Usando le proprie credenziali e selezionando il codice fiscale del condominio gestito, è dunque possibile consultare tutte le fatture transitate per lo SdI a partire dal 25 marzo 2019.

Il sistema è però manuale, non consente l’integrazione diretta con i software gestionali e, per l’amministratore che gestisce numerosi condomini, è evidentemente poco pratico, comportando un dispendio significativo di tempo e un elevato rischio di errori.

Ecco, dunque, che la soluzione più efficiente per gli amministratori professionisti è affidarsi a un software gestionale che integri direttamente la ricezione delle fatture elettroniche.

TeamSystem Condomini Fatture è il servizio integrato in Domustudio che permette di ricevere le fatture elettroniche direttamente all’interno del gestionale condominiale, eliminando la necessità di una PEC dedicata e le operazioni manuali di importazione.

Il funzionamento è semplice: l’amministratore inserisce il codice SDI di TeamSystem Condomini Fatture (JHBM40P) nel cassetto fiscale di ogni condominio gestito, oppure lo comunica direttamente ai fornitori.

Da quel momento, le fatture elettroniche vengono recapitate e registrate automaticamente nel gestionale, con risparmio stimato fino a 3 minuti per ogni fattura e riduzione del rischio di errori manuali.

Il servizio comprende anche la conservazione delle fatture elettroniche a norma di legge.

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In sintesi, né il condominio né l’amministratore che opera individualmente sono obbligati per legge a dotarsi di una PEC. Tuttavia, la PEC è evidentemente uno strumento di grande utilità pratica per gestire diverse tipologie di comunicazione con i fornitori e con i condòmini.

Permette anche di ricevere le fatture elettroniche, sebbene la soluzione più efficace sia certamente quella di affidarsi a un software gestionale integrato automatizza la ricezione e la conservazione delle fatture e libera tempo prezioso per attività a maggior valore aggiunto.