Comunicazioni condominiali: norme, consigli e strumenti efficaci

La gestione efficace delle comunicazioni condominiali è uno dei punti fermi del buon funzionamento di qualsiasi condominio.

Pertanto, all’amministratore preparato e attento è richiesto non solamente di conoscere le norme fondamentali di riferimento, quanto anche le strategie e gli strumenti più utili e moderni per ottimizzare uno degli aspetti di maggiore rilievo nella vita condominiale.

Vediamo quali sono e come si possono impiegare.

Cosa dice la legge sulle comunicazioni condominiali

Per avere un’idea più chiara e completa sul tema, si può iniziare con il ricordare che cosa dice la legge sul tema delle comunicazioni condominiali, scoprendo come il quadro normativo di riferimento sia piuttosto vario e integrato da una fitta serie di pronunce giurisprudenziali.

Si può, per esempio, iniziare dagli artt. 1117 e ss. c.c.(innovati dalla Riforma del condominio di cui alla l. 11 dicembre 2012, n. 220), che stabiliscono i doveri dell’amministratore, anche in materia di comunicazioni.

Di particolare rilievo l’art. 1130 c.c., che disciplina le attribuzioni dell’amministratore e che prevede, tra gli altri, anche l’obbligo di conservazione della documentazione sulla propria gestione.

Lo stesso quadro normativo di riferimento ricorda poi che i condomini hanno diritto di prendere visione e ottenere una copia della documentazione condominiale, previo rimborso delle spese di riproduzione, e che l’amministratore deve sempre comunicare ai condomini le deliberazioni dell’assemblea, anche a coloro che erano assenti o dissenzienti.

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Quindi, tale base normativa è stata nel tempo arricchita da diverse pronunce giurisprudenziali che spesso hanno avuto il merito di chiarire specifici aspetti della comunicazione condominiale.

Uno degli esempi più rilevanti è quello inerente la convocazione delle assemblee di condominio. Di recente, con ordinanza n. 16399 del 18 giugno 2025, la Corte di Cassazione ha chiarito che la convocazione dell’assemblea condominiale a mezzo email ordinaria (non PEC) è invalida, e come tale annullabile, anche se è stato il singolo condomino ad inviare l’indirizzo email all’amministratore e ad autorizzarlo espressamente ad inviare al suo account di posta elettronica non certificata tutte le comunicazioni inerenti al condominio.

La modalità di avviso dell’assemblea di condominio deriva infatti da una norma inderogabile (art. 66, comma terzo, delle disposizioni di attuazione al Codice civile), che prevede che possa essere inviato solo tramite raccomandata, posta elettronica certificata, consegna a mano e fax.

Una simile previsione, non derogabile, è fondata sulla necessità di tutelare gli interessi fondamentali del condominio, in quanto la posta elettronica ordinaria, a differenza di quella certificata, non è in grado di documentare con la necessaria certezza la consegna dell’atto all’account del destinatario, non essendo infatti assistita dalla necessaria presunzione di conoscenza da parte del soggetto ricevente.

Tali formalità, peraltro, non sono certo di nuova valutazione, e non riguardano solamente la posta elettronica ordinaria. Con sentenza n. 1734 del 12 giugno 2024, per esempio, il Tribunale di Monza ha ribadito che l’amministratore non può inviare l’avviso di convocazione attraverso SMS, WhatsApp, messaggi in cassetta postale e altri metodi.

Leggi la guida completa alla convocazione dell’assemblea condominiale.

Sebbene pratici e spesso richiesti dai condomini, questi strumenti non sono riconosciuti come validi sul piano legale e, come conseguenza, eventuali decisioni assunte nell’assemblea potrebbero risultare vanificate.

Ciò non toglie, come vedremo nel prossimo paragrafo, che però l’amministratore non possa dotarsi dei nuovi strumenti digitali per altre tipologie di comunicazione, e in particolar modo attraverso un sito internet dedicato alla platea di condomini.

Di seguito un breve riassunto tramite tabella delle principali norme e pronunce giurisprudenziali in merito alla gestione delle comunicazioni condominiali.

Norma, ordinanza o sentenza	Disposizione
Artt. 1117 e ss. c.c.	Stabiliscono i doveri dell’amministratore in materia di comunicazioni.
Art. 1130 c.c.	Obbligo di conservazione della documentazione, diritto dei condòmini di prendere visione e ottenere una copia della documentazione condominiale, obbligo dell’amministratore di comunicare a tutti condomini le deliberazioni dell’assemblea.
Ordinanza n. 16399 del 18 giugno 2025 della Corte di Cassazione	La convocazione dell’assemblea condominiale a mezzo email ordinaria (non PEC) è invalida.
Sentenza n. 1734 del 12 giugno 2024	L’amministratore non può inviare l’avviso di convocazione attraverso SMS, WhatsApp, messaggi in cassetta postale e altri metodi.

Come migliorare le comunicazioni in condominio

La tecnologia offre all’amministratore diversi strumenti che possono migliorare l’efficacia delle sue comunicazioni nei confronti dei condomini.

Uno degli strumenti più importanti in tal senso è il sito web del condominio.

Sebbene non sia uno strumento obbligatorio, l’art. 71-ter delle disposizioni attuative del codice civile prevede che l’amministratore lo attivi su richiesta dell’assemblea, che delibera con un maggioranza degli intervenuti e almeno la metà del valore dell’edificio.

Le spese di attivazione e gestione sono a carico dei condomini, mentre la documentazione che è possibile visualizzare sul sito è quella prevista dall’apposita delibera assembleare.

A titolo di esempio, i condomini con delibera assembleare potrebbero decidere di rendere disponibili sul sito web le convocazioni e i verbali delle assemblee, i documenti di spesa, il registro di nomina e di revoca dell’amministratore, i registri contabili, il regolamento condominiale, l’elenco dei fornitori e i bilanci preventivi e consuntivi.

Sebbene non necessario per legge, i benefici derivanti dall’uso del sito web non si faranno attendere. Il servizio, infatti:

• garantisce il rispetto della privacy attraverso un’area riservata accessibile solamente tramite credenziali in possesso dei soli soggetti legittimati. All’interno del sito internet, ogni condomino ha un proprio profilo personale in cui poter prendere visione dello stato dei pagamenti, delle comunicazioni individuali a lui indirizzate e altre informazioni che renderanno più utile l’uso di questo strumento;
• assicura la tracciabilità delle comunicazioni, fornendo una data certa ai messaggi da e verso i condomini;
• consente di automatizzare le comunicazioni, rendendo così più semplice, puntuale ed efficace tale attività per gli amministratori.

Affinché il processo di digitalizzazione delle comunicazioni abbia successo, è importante che l’amministratore trasmetta ai condòmini le rassicurazioni necessarie sull’impiego di un sito web.

Ad esempio, risulta determinante specificare come l’accesso sia protetto da username e password e le informazioni più delicate, come ad esempio lo stato dei pagamenti e le comunicazioni personali, siano visibili solo al singolo condòmino e non agli altri inquilini dello stabile.