LIVE! – Tipologie di fondi e gestione TFR del portiere

Conoscere la definizione esatta di fondi contabili e sapersi occupare in modo puntuale della loro gestione è fondamentale per l’amministratore condominiale.

L’utilizzo dei fondi, infatti, non può essere approssimativo, ma deve seguire precise regole contabili, per non ritrovarsi con situazioni squilibrate o palesemente errate nella gestione della contabilità condominiale.

La nuova LIVE! di Domustudio mostra come gestire correttamente i fondi nel gestionale, analizzando varie tipologie e casistiche.

Di seguito il video integrale della LIVE!

Entriamo ora dettaglio, esaminando le definizioni, le fasi di gestione di un fondo e i casi concreti emersi nella LIVE!.

La definizione contabile di fondo

La LIVE! comincia fornendo una definizione precisa e completa del termine “fondo”.

I fondi consistono in somme di denaro “immobilizzate” per utilizzi futuri, più o meno prevedibili.

In generale, si utilizzano i fondi per i seguenti scopi:

• affrontare future spese impreviste o lavori di grossa entità,
• accantonare il trattamento di fine rapporto dei dipendenti dello stabile (ad esempio, del portiere),
• gestire entrate di tipo extra condominiale: ad esempio, l’indennizzo per l’installazione di antenne di operatori telefonici sul palazzo, oppure rimborsi assicurativi.

È necessario distinguere il concetto di “fondo” da quello di “risorsa”.

Il fondo, infatti, è un sottoinsieme, un “di cui” di una risorsa a cui esso viene collegato: ogni fondo deve quindi essere associato a una risorsa.

Inoltre, tutti i fondi contenuti in una risorsa contribuiscono a costituire la disponibilità di quest’ultima.

Il “fondo” è un principio contabile associato al “condominio” nel suo complesso e non riferibile al singolo esercizio, né collegato a specifici soggetti.

Non sono perciò consentite movimentazioni sul singolo soggetto, ma queste devono sempre avvenire (sia in aumento che in decremento) per tutti i partecipanti al fondo.

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Come creare un fondo e conseguire l’accantonamento in Domustudio

Dopo aver chiarito il concetto di fondo e di risorsa, la LIVE! entra nell’operatività.

Viene mostrato come creare un fondo all’interno di Domustudio:

• creare un fondo (bacino contenitore), entrando nella sezione “Condomìni > linguetta Risorse e Fondi > e premendo il tasto “Nuovo” > Fondo;
• indicare una denominazione del fondo, la risorsa di collegamento e l’eventuale saldo di partenza (se si eredita un condominio con fondo già preaccantonato.

Inoltre, viene spiegato come registrare l’accantonamento di fondi nel gestionale di condominio, sia per spese future o impreviste, sia derivanti da entrate extra condominiali.

La procedura può essere riassunta nei seguenti punti:

• accedere alla sezione Movimenti/Operazione su fondi e premere il pulsante “Nuovo” selezionando poi “Accantonamento”.
• scegliere il conto ed eventualmente il sottoconto al quale associare l’accantonamento,
• specificare il fondo su cui si effettua l’accantonamento
• Indicare l’importo.

È bene inoltre ricordare che l’accantonamento in un fondo è considerato come se fosse una spesa per il condominio e non un versamento da parte dei condòmini.

Utilizzo diretto del fondo

Nel corso del tempo, si può rendere necessario l’utilizzo del fondo.

Se la spesa applica lo stesso criterio di ripartizione con cui è stato accantonato il fondo, si ha un utilizzo di tipo diretto. Viene impiegato come “risorsa” all’interno di un movimento di gestione.

Per presentare il caso, si fa riferimento all’esempio dell’utilizzo di diretto di un fondo per sostenere delle spese future o impreviste, con emissione della prima fattura all’impresa che esegue il lavoro. L’utilizzo diretto può avvenire esclusivamente se la tabella di ripartizione della spesa è la medesima di quella utilizzata per l’accantonamento al tempo del fondo.

Gli effetti a consuntivo sono tre:

1. si riduce il fondo accantonato, poiché lo si utilizza per pagare il fornitore;
2. si registra un’uscita dalla risorsa collegata
3. Viene accreditata a consuntivo la quota utilizzata per controbilanciare contabilmente l’addebito della spesa. Viene quindi eseguita automaticamente da Domustudio una registrazione contabile di segno opposto e di pari importo (Utilizzo fondi) che verrà mostrata esclusivamente nei bilanci e che serve a controbilanciare contabilmente una spesa che in realtà è già stata ripartita con i precedenti accantonamenti fatti.

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Smobilizzo del fondo

Se il fondo viene utilizzato per una spesa che applica un diverso criterio di ripartizione rispetto quello utilizzato per l’accantonamento del fondo, si avrà uno smobilizzo.

Nella LIVE! si fa riferimento all’esempio di utilizzo di una parte del fondo per pagare le spese impreviste per la manutenzione della scala.

Si renderà necessaria la creazione di un conto/sottoconto specifico e il movimento deve essere registrato in “Operazione su fondi”.

Anche con il passaggio dello smobilizzo si avrà una riduzione del fondo accantonato, una reale uscita della risorsa e un accredito delle quote del fondo a consuntivo.

Gestione TFR portiere su polizza assicurativa

Nella LIVE! viene esaminata la gestione dell’accantonamento del TFR del portiere quando viene versato su una polizza assicurativa.

La modalità operativa consigliata è la seguente:

• creare un fondo collegato al conto corrente bancario, dove, alla fine di ogni esercizio, eseguire l’accantonamento della quota annuale del TFR (la quota fondo annua viene inserita a preventivo come qualsiasi altra spesa condominiale e richiesta nelle rate ai condòmini);
• creare, sempre nella linguetta “Risorse e fondi”, una risorsa specifica per la polizza assicurativa TFR ( “Polizza fondo TFR portiere”), agganciandola ad un omonimo fondo.
• al momento del versamento della quota all’assicurazione, registrare un giroconto tra i due fondi (sezione “Movimenti > Giroconti”), indicando come risorsa di origine il fondo collegato al conto corrente e come destinazione quello legato alla polizza.

In questo modo, la contabilità rimane corretta e allineata con le movimentazioni bancarie e assicurative.

Fondi individuali: interessi di morosità e sanzioni

Nella LIVE! viene inoltre illustrato come gestire fondi individuali derivanti da interessi di mora e sanzioni.

Interessi di morosità

Nella sezione “Rate > Interessi di morosità”, è possibile addebitare gli interessi di morosità per i versamenti dei condòmini che avvengono in ritardo rispetto alle scadenze del piano rateale.

Questa funzione si utilizza in fase di bilancio consuntivo finale e prevede la definizione di:

• % di interesse annuo: percentuale di interesse annuo applicato sulle quote scadute;
• giorni di ritardo massimo: dalla data di pagamento di ogni rata, quanti giorni sono ammessi prima che inizi il calcolo degli interessi di morosità;
• data per il calcolo degli interessi: di norma a fine anno;
• fondo nel quale affluiranno gli interessi: già predefinito nel gestionale
• impostazione dei giorni di ritardo ammessi prima del calcolo

Gli interessi verranno calcolati su ogni singolo condòmino e inseriti nella sezione “Movimenti > Accantonamenti” su movimenti con protocollo “M”, sostituendo eventuali movimenti M precedentemente calcolati.

Le quote di morosità affluite nel fondo potranno poi essere utilizzate per sostenere spese generali del condominio, a beneficio di tutti i condòmini.

Sanzioni individuali

La LIVE! Tratta infine della gestione della “sanzione” ai condòmini che non rispettano il regolamento condominiale, introdotta dalla Legge 220/2012.

Poiché non si tratta di una spesa reale, e analogamente a quanto accade per gli interessi di morosità, la sanzione viene addebitata al singòlo e risulterà come movimento di accantonamento su fondo, nel seguente modo:

• creare prima il fondo “Sanzioni individuali” nella sezione “Condomìni” > “Risorse e fondi”
• Sezione “Movimenti” linguetta “Operazioni su fondi > cliccare su pulsante “Nuovo” in basso a sinistra > Sanzione personale su fondo”
• verrà così creato un addebito con protocollo “S”, a carico dell’individuo, mantenendo corretta la contabilità complessiva del condominio.

La corretta gestione dei fondi è una competenza imprescindibile per ogni amministratore condominiale. Dalla loro creazione all’utilizzo, passando per accantonamenti, smobilizzi e casi particolari come la gestione del TFR del portiere su polizza assicurativa, ogni operazione deve essere effettuata seguendo criteri contabili precisi.

La LIVE! di Domustudio rappresenta un valido supporto pratico per approfondire tutte le fasi di questo processo utilizzando le funzionalità del software.