La gestione del cambiamento organizzativo con i tuoi dipendenti

La tua azienda sta affrontando un cambiamento organizzativo? Può trattarsi di una variazione di organico, oppure di nuovi processi aziendali conseguenti all’introduzione di una tecnologia. Qualsiasi sia la causa, è importante non imporre il cambiamento ai dipendenti, bensì affrontarlo insieme a loro. In caso contrario, potrebbero formarsi delle resistenze, forze invisibili ma potenti che segnano il destino di ogni iniziativa, anche il suo fallimento.

Non preoccuparti, con una serie di accorgimenti riuscirai a ridurre la resistenza al cambiamento e anzi, far accettare le novità di buon grado: vediamoli insieme.

Il cambiamento organizzativo: definizione e cause

Prima di capire come affrontare il cambiamento organizzativo, iniziamo a identificare questo fenomeno: potresti essere coinvolto senza nemmeno rendertene conto.

Possiamo definire il cambiamento come:

“qualsiasi evento che richieda all’organizzazione un adeguamento dei propri obiettivi o delle modalità per raggiungerli, agendo coerentemente a tutti i livelli”.

Richard L. Daft, esperto in teoria dell’organizzazione, e Raymond A. Noe, professore di management e risorse umane presso l’università dell’Ohio, nel loro saggio “Organizational behavior” identificano tre tipologie di cambiamento organizzativo tipiche di un’azienda:

• Cambiamento della struttura e delle strategie organizzative: coinvolge soprattutto il management. Può consistere, ad esempio, in un nuovo sistema di ricompense, di coordinamento delle risorse o di controllo. Include anche i cambiamenti nelle caratteristiche strutturali e negli obiettivi strategici dell’organizzazione.
• Cambiamento dei processi e dell’ambiente di lavoro: riguarda soprattutto il modo e i luoghi in cui le persone lavorano. Attori di questo cambiamento sono i soggetti esterni, che esercitano una forte influenza sull’organizzazione, e i manager, che predispongono programmi finalizzati a migliorare la qualità di vita dei lavoratori e i risultati produttivi. Questo tipo di cambiamento può attuarsi, ad esempio, tramite una riprogettazione dei flussi lavorativi o una modernizzazione degli strumenti di lavoro.
• Cambiamento culturale: interessa i valori, le norme, gli atteggiamenti, le credenze e i comportamenti degli individui. Si concretizza in azioni di vario tipo indirizzate a modificare pensieri, percezioni, rappresentazioni e atteggiamenti delle persone. Può esercitarsi su ogni area dell’organizzazione e a vari livello della cultura aziendale.

Il cambiamento organizzativo può essere provocato da:

• spinte esterne, comuni a tutte le aziende: innovazione tecnologica, cambiamento demografico, decisioni governative, pressioni socio-politiche di vario genere, mutate caratteristiche della forza lavoro ed eventi critici di un determinato periodo storico;
  

  
  

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• spinte interne, contestuali alla realtà della singola azienda: problemi di gestione delle risorse umane, processi poco efficienti, perdita di competitività, cambiamenti a livello di organico, uscita di grossi clienti e riorganizzazione interna nella struttura o nei team, per la valorizzazione di certe competenze o per concentrarsi sul core business della società;
• spinte individuali: anche il comportamento di un singolo dipendente può generare un cambiamento aziendale; ad esempio, potrebbe licenziarsi, causando la modifica di uno o più processi produttivi.

Un esempio sopra tutti è l’attuale pandemia di Covid-19: una spinta esterna che inevitabilmente ha costretto le imprese di ogni dimensione (e persino parte della PA) ad adottare dei cambiamenti organizzativi, se non altro per continuare a rimanere in attività.

Change management: cos’è e come può venirti in aiuto

Esiste un vero e proprio approccio strutturato e oggetto di studi finalizzato alla gestione del cambiamento organizzativo, il change management.

La definizione di change management che troviamo su Wikipedia è:

“un approccio strutturato al cambiamento negli individui, nei gruppi, nelle organizzazioni e nelle società che rende possibile la transizione da un assetto corrente ad un futuro assetto desiderato”

Le teorie del change management ti possono aiutare a gestire tutte le fasi di un cambiamento organizzativo:

• la fase di incubazione o preparazione, in cui si definiscono: obiettivi, tutte le azioni volte a raggiungerlo, i costi, i tempi e i benefici per gli attori in gioco;
• la fase di progettazione, in cui si coinvolgono i dipendenti e insieme a loro si stende un piano operativo per implementare il cambiamento;
• la fase di esecuzione durante la quale viene attuato il piano e vengono controllati i risultati raggiunti.

Attività di gestione del cambiamento rivolte ai dipendenti

Come abbiamo già avuto modo di constatare, i dipendenti sono attori di fondamentale importanza, che possono determinare il successo o il fallimento di un cambiamento organizzativo.

Per coinvolgerli nel processo in atto, ed evitare che oppongano resistenza, assicurati di organizzare per loro diverse attività, da svolgersi in modo progressivo.

Selezione e formazione di un piccolo gruppo di amministratori

Scegli alcuni dipendenti con ruoli di responsabilità all’interno dell’azienda e trasmetti a loro le novità in anteprima. Dedica molta attenzione alla loro formazione e assicurati che abbiano ben chiaro in cosa consiste il cambiamento e quali saranno i benefici. Questi dipendenti infatti assumono il ruolo cruciale di:

• riferimento per la successiva formazione dei colleghi: faranno da esempio e saranno in grado di rispondere ai dubbi degli altri lavoratori;
• “ambasciatori” del cambiamento, cioè sostenere il processo in atto in qualsiasi momento e condizione. Dovranno farlo anche quando gli altri dipendenti susciteranno polemiche oppure opporranno resistenza al cambiamento.

Attività di formazione rivolte a tutti i dipendenti

Organizza dei momenti in cui illustrare il cambiamento aziendale a tutti i dipendenti.

Focalizzati in particolar modo su:

• come implementare e gestire le modifiche nel lavoro di ogni giorno,
• come il cambiamento semplificherà la vita.

Assicurati che i lavoratori abbiano le attrezzature e in generale tutti gli strumenti per affrontare al meglio la trasformazione.

Introduzione graduale del cambiamento

Attuare modifiche importanti tutte in una volta o troppo rapidamente renderà i dipendenti più propensi a opporre resistenza. Introduci il cambiamento in modo graduale: i lavoratori avranno il tempo e le possibilità di abituarsi alle singole novità.

Riunioni di controllo periodiche

Dopo aver presentato e introdotto il cambiamento organizzativo, controlla che la trasformazione sia in atto. Organizza riunioni individuali o di gruppo, sia con gli “ambasciatori” che con i dipendenti, in cui:

• rilevare lo stato d’animo delle persone: se sono soddisfatte oppure meno della trasformazione, se stanno incontrando difficoltà oppure se si sono adattate facilmente;
• verificare il lavoro dei dipendenti: se stanno attuando oppure no le modifiche richieste e se lo stanno facendo nel modo previsto;
• suggerire correzioni: per allineare l’operato con i piani di cambiamento.

Nel pianificare e gestire tutte queste attività, ti può tornare utile sapere come riconoscere e superare la resistenza al cambiamento dei tuoi dipendenti.