LIVE – Automatizza l’importazione delle Fatture Elettroniche

La gestione della contabilità condominiale può diventare un’attività complessa e onerosa per l’amministratore.

La digitalizzazione della fatturazione rappresenta però un’opportunità per semplificare i processi e ridurre gli errori.

Domustudio permette di cogliere appieno questi vantaggi, dando la possibilità di importare le fatture elettroniche nel gestionale, anche massivamente, e di registrarle in contabilità in pochi clic.

In questo appuntamento di Domustudio LIVE! viene approfondita la fatturazione elettronica applicata alla gestione condominiale, dalle regole fiscali alla pratica operativa.

Qui sotto puoi vedere il video integrale della LIVE!

Ora vediamo insieme, punto per punto, i temi affrontati durante la LIVE.

Fatturazione elettronica per il condominio: normativa e funzionamento

La LIVE! comincia fornendo una panoramica del tema della fatturazione elettronica e illustrando come il condominio ne sia coinvolto.

La fattura elettronica è un documento digitale che sostituisce la fattura cartacea, in formato XML conforme allo standard FatturaPA definito dall’Agenzia delle Entrate.

Dal 1° gennaio 2019 la fatturazione elettronica è diventata obbligatoria per imprese e liberi professionisti con partita IVA, sia nell’ambito delle transazioni B2B (Business to Business, verso altri soggetti dotati di Partita Iva) che di quelle B2C (Business to Consumer, consumatori finali).

Dal 2024 anche i contribuenti in regime forfettario sono tenuti ad emettere, ricevere e conservare fatture in formato elettronico.

Questo obbligo riguarda tutti i fornitori del condominio e anche gli amministratori, in quanto soggetti che erogano un servizio nei confronti dello stabile e dei suoi inquilini.

Il condominio, essendo assimilato a un consumatore finale, ha la possibilità di ricevere una copia “di cortesia” (cartacea o in PDF) della fattura, sebbene l’unico documento con validità fiscale rimanga quello in formato elettronico.

Per tale motivo, è fondamentale per gli amministratori verificare sempre che i dati contenuti nella copia cartacea corrispondano esattamente a quelli del documento elettronico ricevuto, al fine di evitare discrepanze che potrebbero causare problemi di natura fiscale.

Nel momento della compilazione della fattura elettronica, il fornitore può indicare l’indirizzo PEC (Posta Elettronica certificata) del condominio, oppure un Codice Destinatario per la ricezione delle fatture elettroniche adottato dallo stabile e comunicato dall’amministratore.

Se ciò avviene, la fattura elettronica verrà:

• trasmessa e messa a disposizione all’interno del Cassetto Fiscale, accessibile tramite il sito dell’Agenzia delle Entrate inserendo il codice fiscale del condominio,
• recapitata alla casella PEC, oppure al Codice Destinatario del condominio.

Invece, nel caso in cui il fornitore non specifichi la PEC o il Codice Destinatario, oppure nel campo “Codice Destinatario” inserisca il valore convenzionale “0000000” (sette volte zero), la fattura verrà recapitata solamente nel Cassetto Fiscale.

Viene evidenziato un punto critico: la priorità è sempre data al codice destinatario indicato nel cassetto fiscale, per questo è fondamentale verificare che il codice corretto (ad esempio, M5UXCR1 per TS Digital Agyo) sia impostato correttamente, soprattutto in caso di cambio di amministratore.

Leggi l’approfondimento su condominio e fatturazione elettronica.

Accesso al Cassetto Fiscale e impostazione del Codice Destinatario

La LIVE! mostra poi come accedere al Cassetto Fiscale tramite il portale ivaservizi.agenziaentrate.gov.it:

• l’amministratore accede con SPID o credenziali personali;
• una volta entrato, deve selezionare il condominio come “utenza di lavoro” per consultare le fatture ricevute.

Per impostare il Codice Destinatario del condominio, sarà poi necessario:

• cliccare su “Vai al servizio” dal riquadro Fatturazione elettronica,
• nella finestra successiva, selezionare “Registrazione indirizzo telematico”,
• compilare i campi:
  • tipo indirizzo (Codice destinatario WS o SFTP),
  • indirizzo (M5UXCR1 per TS Digital Agyo);
• salvare le impostazioni.

Attivazione del servizio di ricezione delle fatture in Domustudio tramite piattaforma TS Digital (Agyo)

La piattaforma tecnologica TS Digital (Agyo) gestisce i flussi della fatturazione elettronica per tutti i software e i clienti del gruppo TeamSystem.

La LIVE! mostra come attivare il servizio di ricezione delle fatture elettroniche in Domustudio tramite TS Digital (Agyo), agendo nell’area Strumenti > Attiva fattura elettronica condomini.

L’attivazione consente di scaricare all’interno di Domustudio tutte le fatture elettroniche ricevute in TS Digital (Agyo), velocizzando la registrazione contabile.

La stesura ottimale del piano dei conti

Un piano dei conti ben strutturato facilita la registrazione delle fatture. La LIVE! approfondisce:

• come indicare fornitori predefiniti in un conto/sottoconto,
• come utilizzare schemi preimpostati per velocizzare l’inserimento dei fornitori predefiniti,
• come inserire riferimenti come il POD per le utenze elettriche.

Tutte operazioni che migliorano la precisione e la rapidità nella contabilizzazione.

Fatture proforma: come gestirle senza errori

Un punto critico trattato nella LIVE! è la gestione delle fatture proforma, ossia dei documenti emessi dai professionisti per richiedere il pagamento prima dell’emissione della fattura vera e propria.

Il rischio è quello di incorrere in un’errata doppia registrazione: proforma e relativa fattura elettronica.

Domustudio verifica l’eventuale esistenza di una proforma collegata alla fattura elettronica e, in tal caso, la integra con i dati mancanti, evitando così la duplicazione della registrazione.

Sarà innanzitutto necessario registrare il pagamento della proforma come normale movimento in Domustudio, avendo l’accortezza di inserire la dicitura “proforma” nel campo Rif. Documento.

Quando si procederà alla registrazione della successiva fattura elettronica, Domustudio identificherà la proforma già registrata e proporrà di aggiornarla con i dati della fattura.

L’identificazione viene effettuata a condizione che:

• fornitore ed importo coincidano,
• l’importo della ritenuta d’acconto, se registrata nella proforma, sia uguale a quella presente in fattura elettronica,
• la fattura elettronica sia importata tramite TS Digital (Agyo) o Multifatture.

Importazione massiva delle fatture elettroniche

A questo punto, viene illustrata l’importazione massiva delle fatture elettroniche:

• avviare l’importazione selezionando da “Strumenti > Importa Fatture” il servizio di fatturazione elettronica da cui si vogliono importare le fatture, ad esempio “TS Digital (Agyo)”
• si imposta il filtro desiderato (data, fornitore, condominio, ecc.),
• si clicca su Aggiorna elenco per visualizzare tutte le fatture elettroniche disponibili.

Si potrà poi procedere alla registrazione:

• per registrare una singola fattura: in corrispondenza della colonna “Movimento”, cliccare sul link Registra;
• per registrare più fatture (opzione disponibile solo per le fatture elettroniche importate da Agyo/Multifatture): selezionare i documenti applicando la “spunta” sulla prima colonna di sinistra, quindi fare clic sul pulsante in basso Registra.

Cambio amministratore: cosa succede in TS Digital (Agyo)

Quando un nuovo amministratore tenta l’attivazione, TS Digital (Agyo) rileva se il condominio è già associato a un altro utente e avvia una procedura di rivendicazione:

• il vecchio amministratore riceve una mail e può accettare o rifiutare,
• se non risponde entro 15 giorni, si riterrà valido il principio di “silenzio-assenso”,
• dopo l’attivazione, solo il nuovo amministratore potrà scaricare le fatture.

Automatizzare l’importazione delle fatture elettroniche significa risparmiare tempo, evitare errori e migliorare l’efficienza contabile.

Domustudio rappresenta dunque un supporto concreto per ogni amministratore che desidera semplificare il lavoro quotidiano.