Il backup o copia dei propri dati è un’operazione fondamentale che nell’era digitale odierna in cui operiamo può salvare la gestione della tua azienda.
La corretta esecuzione di backup permette di mantenere i tuoi dati al sicuro e di garantire la continuità dei servizi e della gestione della tua azienda in caso di imprevisti quotidiani come malfunzionamenti o guasti dei PC, sbalzi di tensione, virus informatici, errori umani, furti o incendi.
In questo articolo vedremo che cos’è un backup, quali sono le regole da adottare, e come eseguire le copie di sicurezza degli archivi Easyfatt.
Indice dei contenuti
Backup dei dati del PC: che cos’è?
Problematiche di vario tipo (quali sbalzi di tensione elettrica, spegnimenti improvvisi del PC, disconnessioni improvvise, guasti del disco fisso o del NAS, virus e furto del PC) possono comportare la corruzione o perdita dei file salvati nel PC, compresi gli archivi di Easyfatt.
Effettuare un backup dei dati del PC significa creare una copia di sicurezza di tutti i dati salvati nel PC (documenti, foto, immagini, fogli di calcolo, database, etc.), salvandola in una posizione sicura, che permetta il recupero dei dati stessi in caso di perdita o danneggiamento del PC.
L’esecuzione di backup frequenti e la corretta conservazione dei dati sono operazioni fondamentali per garantire la continuità operativa della tua azienda.
Regola 3-2-1 per i backup
La regola del 3-2-1 è una strategia di esecuzione dei backup che ha come obiettivo la massima sicurezza possibile.
3: è il numero di copie da mantenere che garantisce un corretto margine di sicurezza e allo stesso tempo non richiede uno spazio di archiviazione oneroso.
2: è il numero di supporti distinti dove salvare le copie; infatti, se salvassimo tutte le copie in un unico dispositivo e questo venisse danneggiato o smarrito questo comporterebbe la perdita dei nostri dati.
Per una sicurezza maggiore, è fortemente consigliato scegliere due dispositivi con caratteristiche distinte, ad esempio NAS, hard disk esterni, cloud storage, etc.
1: è quella che viene chiamata ‘copia off-site’, ovvero la copia che va conservata fuori dalle sedi in cui opera l’azienda, o comunque in un luogo fisico diverso da quello in cui sono conservate le altre due copie.
Il backup può essere eseguito manualmente o schedulato in modo automatico. Per conoscere le procedure di backup specifiche da adottare per la tua azienda, la scelta e l’eventuale configurazione degli strumenti di backup è importante un confronto con il tuo tecnico informatico.
Copie di sicurezza Easyfatt: come si eseguono?
La copia di sicurezza è un perfetto duplicato compresso di un archivio di lavoro.
Per eseguirla accedi alla sezione Gestione Archivi > clicca su ‘Copie di sicurezza’ (nella barra blu di sinistra). > ‘Esegui copia’.
Oppure puoi eseguire la copia anche dall’interno dell’archivio in cui stai operando, cliccando sulla voce ‘Strumenti’ > ‘Esegui copia di sicurezza archivio’.
È fortemente consigliato salvare la copia su un’unità di memorizzazione diversa come una chiavetta USB, un disco esterno oppure un’unità di rete per tutelarsi da guasti del PC o dell’unità di salvataggio.
In caso di più archivi da copiare, la copia va eseguita singolarmente per ogni archivio, uno alla volta.
File allegati: dove si salvano e come copiarli
Le immagini dei prodotti, i documenti e i file inseriti come allegati in Easyfatt all’interno di anagrafiche, documenti, pagamenti, etc. NON vengono salvati nell’archivio ma in un’apposita cartella contenuta nella cartella dove risiede l’archivio. Il nome di questa cartella corrisponde a: “nomearchivio – Allegati“.
Se durante l’esecuzione della copia di sicurezza visualizzi la voce ‘Copia anche allegati’ è quindi fondamentale accertarsi che la spunta sia attiva per tale opzione, in modo da eseguire una copia completa sia dell’archivio che della relativa cartella allegati.
Copie di sicurezza automatiche
Al primo accesso del giorno all’archivio, Easyfatt ne esegue una copia di sicurezza automatica e mantiene uno storico delle ultime 10 copie fatte salvandole nel percorso locale del computer, oppure del PC server in caso di licenza Enterprise, impostato in Easyfatt > sezione Gestione archivi > ‘Copie di sicurezza’ > ‘Impostazioni’
Il nome di ogni copia riporta la data e l’ora in cui è stata fatta, oltre al suffisso “Auto” che identifica proprio la modalità di copia automatica.
ATTENZIONE: per garantire una maggior velocità d’esecuzione, la copia automatica (a differenza di quella manuale) non comprende allegati e immagini dei prodotti inseriti nell’archivio. Per questo motivo è importantissimo effettuare periodicamente copie manuali complete di allegati.
Poiché, come indicato, la copia automatica viene salvata in una cartella locale del computer/PC server, per tutelarsi da guasti del PC o dell’unità di salvataggio, in mancanza di un backup periodico dei dati del PC, suggeriamo di agire in Gestione archivi > ‘Copie di sicurezza’ > ‘Impostazioni’ e nel campo ‘Posizione predefinita delle copie di sicurezza’ impostare una cartella del tuo PC sincronizzata in Cloud con una cartella collegata a un servizio di sincronizzazione cloud quale: Dropbox, Google Drive o Microsoft One Drive.
Per maggiori dettagli consulta la guida: Copie di sicurezza automatiche
Come si recupera una copia di sicurezza?
Dalla finestra di Gestione archivi clicca su ‘Copie di sicurezza’ > ‘Recupera copia’: nella finestra che appare
- seleziona il percorso dove è salvata la copia da recuperare,
- scegli l’archivio da recuperare (file con estensione .bef),
- fai clic sulla sua icona e premi il pulsante ‘Apri‘.
L’archivio verrà ripristinato nella Gestione Archivi del programma, con il nome originario a cui viene eventualmente aggiunta una numerazione per distinguerlo dall’archivio già presente, evitando pertanto di sovrascrivere i dati presenti nell’archivio in questione.
Eventuali allegati salvati nello stesso percorso della copia recuperata, verranno automaticamente ripristinati all’interno dell’archivio recuperato.
Per approfondimenti guarda anche il video: Copie di sicurezza (Backup)
Sono nata nel 1995 da un'idea a due passi da Padova. Sono dinamica, entusiasta e adoro creare soluzioni semplici per problemi complessi. Sono sempre sul pezzo e sono molto pignola, tanto che mi dicono ...
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