Negli ultimi anni il modo di fare impresa è cambiato. Le piccole e medie aziende lo sanno bene: l’organizzazione del lavoro non è più quella di dieci o quindici anni fa, e anche gli strumenti iniziano a risultare obsoleti rispetto ad esigenze nuove e sempre in evoluzione.
Oggi molte PMI si trovano davanti a una scelta tutt’altro che teorica: continuare a utilizzare un “classico” gestionale installato sul computer, oppure passare a un programma gestionale in cloud?
Cerchiamo di valutare insieme quale sia la scelta migliore.
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Da dove iniziare: definire le esigenze operative presenti e future
Ogni impresa fa storia a sé. Cambiano i processi, cambiano le persone, cambia il livello di complessità, che spesso cresce senza nemmeno accorgersene.
Eppure, guardando da vicino il modo in cui lavorano oggi molte PMI, un elemento ricorre con sempre maggiore evidenza: la flessibilità e l’accesso immediato alle informazioni sono diventati centrali.
Dati, documenti, flussi di lavoro. Tutto deve essere disponibile subito, non “quando si rientra in ufficio” o da un unico computer.
È una trasformazione silenziosa, ma costante, spinta da nuove abitudini operative e da un’organizzazione del lavoro meno rigida rispetto al passato.
Per questo il confronto tra programmi gestionali cloud e on-premise andrebbe affrontato senza posizioni ideologiche.
Non esiste una tecnologia migliore in senso assoluto. Esiste, semmai, quella più adatta a sostenere l’operatività quotidiana di una specifica azienda, in un determinato momento.
Il punto di partenza resta sempre lo stesso: capire come si lavora oggi. E, soprattutto, come si prevede di lavorare domani. Perché è lì che una scelta tecnologica dimostra davvero il suo valore.
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Cosa sono software gestionale on premise e in cloud
Prima di confrontare vantaggi e limiti, è utile chiarire cosa si intende per software gestionale on premise (installato su PC) e per software gestionale in cloud.
Si tratta di due modelli diversi di utilizzo dello stesso strumento, cioè del software gestionale, che incidono sul modo in cui l’azienda accede ai dati, li gestisce e li conserva nel tempo.
Cos’è un software gestionale installabile sul PC (on premise)
L’on premise rappresenta il modello “tradizionale”, da anni utilizzato nelle aziende di tutte le dimensioni.
Il programma viene installato su un computer aziendale, spesso con sistema operativo Windows dedicato.
Tutti i dati risiedono localmente, sul disco del computer o su un server interno. L’accesso al software è legato a quella postazione o alla rete aziendale.
Questo tipo di approccio garantisce un controllo diretto. L’azienda agisce sull’infrastruttura, configurandola in base alle proprie esigenze, e tutte le informazioni rimangono salvate nei server e dispositivi aziendali.
Per molte aziende tutto ciò ha rappresentato a lungo un punto di forza. Ma il rovescio della medaglia non è trascurabile.
Le responsabilità restano tutte interne: backup da pianificare, aggiornamenti da gestire manualmente, attenzione costante alla sicurezza informatica. Attività che richiedono tempo, competenze e continuità.
E poi c’è l’imprevisto. Un guasto al PC o ai server, un problema al sistema operativo, anche solo un errore banale. In questi casi l’operatività può rallentare in modo sensibile, se non fermarsi del tutto. Un rischio che molte PMI conoscono bene e che oggi pesa più di prima.
Cos’è un software gestionale in cloud
Il gestionale in cloud funziona in modo diverso. Non richiede installazioni locali e non dipende da una singola macchina.
L’accesso avviene tramite browser: basta una connessione a Internet e delle credenziali personali (nome utente e password).
Il software e tutti i dati vengono archiviati su server remoti protetti, mentre aggiornamenti e manutenzione risultano centralizzati.
L’utente dunque lavora sempre sulla versione più recente del software, senza doversi occupare degli aspetti tecnici.
Questo modello riduce la complessità operativa e sposta l’attenzione sull’attività vera e propria.
Leggi la spiegazione approfondita su cos’è un software gestionale cloud.
Quali sono le differenze tra software on premise e in cloud
Le differenze tra un software installato su PC e un gestionale in cloud emergono soprattutto nell’uso quotidiano: come si accede al programma, quanto è semplice recuperare i dati, come collaborano più persone sullo stesso sistema.
E poi c’è la continuità operativa, un aspetto che spesso passa in secondo piano finché non emergono problemi e malfunzionamenti.
Installazione e infrastruttura necessaria
Il software su PC richiede installazione, configurazione e requisiti hardware adeguati. Spesso serve il supporto di un tecnico, soprattutto in fase iniziale o durante gli aggiornamenti più importanti.
Il cloud elimina questi passaggi. Non servono installazioni né server interni. L’infrastruttura è esterna e viene gestita dal provider, alleggerendo il lavoro interno e riducendo i costi indiretti.
Modalità di accesso al programma
Con un gestionale installato, l’accesso è limitato al PC su cui il software è presente. Lavorare da remoto richiede soluzioni aggiuntive e configurazioni specifiche.
Nel cloud l’accesso non dipende dalla postazione. Ufficio, casa o sede del cliente diventano equivalenti, purché sia disponibile una connessione a Internet.
Aggiornamenti e manutenzione del software
Nel software on premise gli aggiornamenti sono manuali e possono interferire con l’attività quotidiana.
Per questo vengono talvolta rimandati, con il rischio di utilizzare versioni non allineate alle normative o conformi alle misure di sicurezza più recenti.
Nel cloud gli aggiornamenti avvengono in automatico. Il software resta sempre aggiornato senza interventi da parte dell’utente e senza interruzioni del lavoro.
Leggi l’approfondimento sulla tecnologia cloud: vantaggi, svantaggi e a cosa prestare attenzione.
Sicurezza dei dati e protezione delle informazioni
Con un gestionale su PC, la sicurezza dipende dalle misure adottate internamente. Backup incompleti, virus o guasti hardware possono causare perdite di dati difficili da recuperare.
Le soluzioni cloud utilizzano sistemi di protezione avanzati e backup automatici. I dati non risiedono su un singolo computer e restano accessibili anche in caso di problemi tecnici locali.
Continuità operativa e dipendenza dalla connessione Internet
Il software su PC funziona anche offline, ma resta vulnerabile a guasti hardware. Se il computer si blocca, il lavoro si ferma.
Il cloud richiede una connessione Internet stabile. In compenso consente di riprendere l’attività da qualsiasi altro dispositivo, garantendo una maggiore continuità operativa.
Accesso simultaneo e collaborazione tra più utenti
Nei gestionali tradizionali l’accesso multiutente richiede configurazioni dedicate e infrastrutture più complesse.
Il cloud nasce per il lavoro condiviso. Più utenti possono accedere contemporaneamente agli stessi dati, anche da luoghi diversi, favorendo la collaborazione tra reparti.
| Aspetto | Software gestionale on‑premise (su PC) | Software gestionale in cloud |
|---|---|---|
| Installazione | Installato su uno o più PC aziendali | Nessuna installazione, accesso via browser |
| Accesso al software | Da una postazione specifica o rete interna | Da qualsiasi luogo con connessione Internet |
| Gestione dei dati | Dati salvati localmente su PC o server aziendale | Dati archiviati su server remoti protetti |
| Aggiornamenti | Manuali, a carico dell’azienda | Automatici e centralizzati |
| Salvataggio dei dati | Da pianificare e gestire internamente | Automatici e gestiti dal provider |
| Sicurezza informatica | Dipende dalle misure adottate dall’azienda | Sistemi di sicurezza avanzati e monitorati |
| Accesso multiutente | Possibile, ma richiede configurazioni dedicate | Nativo, più utenti anche da sedi diverse |
| Flessibilità operativa | Limitata alla sede e alle postazioni | Elevata, adatta a lavoro distribuito |
| Connessione Internet | Non indispensabile per lavorare | Necessaria per l’accesso |
Gestionale on premise o cloud: quale scegliere?
La scelta tra un software gestionale installato su PC (on‑premise) e un gestionale in cloud non ha una risposta valida per tutte le aziende.
Dipende dal modo in cui l’impresa lavora oggi, dal livello di complessità dei processi e anche dalle condizioni infrastrutturali reali, come la disponibilità e la stabilità della connessione Internet.
Un’azienda con un solo addetto amministrativo, operatività concentrata in sede, processi lineari e una connessione interne poco stabile può continuare a lavorare in modo efficace con un gestionale installato su PC.
Il quadro cambia però quando aumentano le persone coinvolte, le attività da coordinare e la necessità di operare fuori ufficio. In questi casi, il cloud diventa una scelta più coerente.
È in questo scenario che si colloca Easyfatt Cloud, versione online di un gestionale già adottato da oltre 100.000 imprese italiane. La piattaforma permette di gestire fatturazione elettronica, magazzino, incassi e pagamenti, vendite e acquisti direttamente dal browser, senza installazioni locali.
Accesso da qualsiasi luogo, aggiornamenti automatici e protezione dei dati rispondono alle esigenze di realtà più strutturate, con magazzino, punti vendita, eCommerce o ordini ricorrenti. Anche chi utilizza già la versione installata può migrare i dati e continuare a lavorare nello stesso ambiente, con più flessibilità.
La scelta tra gestionale in cloud e software su PC riflette un cambiamento più ampio nel modo di fare impresa. Le PMI cercano strumenti affidabili, ma anche flessibili e pronti ad accompagnare l’evoluzione dell’organizzazione e questa innovazione tech va proprio in questa direzione.
Sono nata nel 1995 da un'idea a due passi da Padova. Sono dinamica, entusiasta e adoro creare soluzioni semplici per problemi complessi. Sono sempre sul pezzo e sono molto pignola, tanto che mi dicono ...
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