Fornitori del condominio: chi sono, chi li sceglie e come si gestiscono

La gestione di un condominio non si limita alle attività che si svolgono nello studio di amministrazione.

Se da un lato è l’amministratore a occuparsi della supervisione generale, dall’altro il buon funzionamento dell’edificio dipende in larga parte dai fornitori che ne garantiscono i servizi essenziali.

Ma chi sono esattamente i fornitori condominiali? Chi li sceglie? E come vanno gestiti i rapporti con loro, anche grazie al supporto di un software fornitori di condominio? Scopriamolo insieme.

Chi sono i fornitori di un condominio?

Il primo passo è chiarire quali figure rientrano nella categoria dei fornitori condominiali. Si tratta di soggetti che svolgono attività mirate a mantenere l’edificio funzionale, sicuro e ben curato.

È compito dell’amministratore garantire che i servizi erogati rispondano a standard adeguati di qualità e sicurezza.

Tra i principali servizi forniti rientrano:

• pulizia delle scale e dell’ascensore,
• manutenzione del giardino e delle aree verdi,
• servizio di portineria,
• interventi sugli impianti di gas, luce e acqua,
• verifiche sulla sicurezza dello stabile.

Naturalmente l’elenco potrebbe essere ancora più lungo, ma già questi esempi bastano a dimostrare quanto sia rilevante mantenere rapporti regolari e ben organizzati con i fornitori, così da garantire l’utilizzo sicuro e ordinato degli spazi comuni.

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Chi sceglie i fornitori del condominio

Non sempre è l’amministratore di condominio ad avere la facoltà esclusiva di selezionare i fornitori, come spesso si tende a credere.

Sebbene la legge non si esprima in modo esplicito sul tema, è fondamentale distinguere tra interventi di manutenzione ordinaria e straordinaria.

• Manutenzione ordinaria: in questo caso la gestione è affidata all’amministratore, che può scegliere i fornitori in autonomia, senza bisogno di approvazione preventiva da parte dell’assemblea. L’art. 1130 c.c. non lascia molti dubbi in merito: tra i suoi obblighi rientra la riscossione dei contributi e l’erogazione delle spese necessarie alla manutenzione ordinaria e alla gestione dei servizi comuni.
• Manutenzione straordinaria: qui il discorso cambia. L’amministratore può recuperare diversi preventivi dai fornitori, presentarli in assemblea e sottoporli a votazione. La decisione spetta quindi ai condòmini, che valutano costi e servizi per individuare la soluzione più adeguata.

A questa regola di base vi è tuttavia un’eccezione, rappresentata dalle situazioni di emergenza.

Se, ad esempio, un fornitore non è disponibile o si verifica un guasto che richiede l’erogazione di un servizio urgente, l’amministratore può rivolgersi direttamente a un altro professionista.

In casi estremi anche un singolo condomino può incaricare un tecnico, purché il guasto sia improvviso e possa determinare un pericolo per l’immobile.

In quest’ultimo caso, stando all’art. 1134 c.c., “il condomino che ha assunto la gestione delle parti comuni senza autorizzazione dell’amministratore o dell’assemblea non ha diritto al rimborso, salvo che si tratti di spesa urgente”.

In sintesi:

• per la manutenzione ordinaria (e per interventi straordinari urgenti) decide l’amministratore, senza necessità di approvazione assembleare;
• per la manutenzione straordinaria non urgente la scelta spetta invece esclusivamente all’assemblea, anche sulla base delle proposte e dei preventivi presentati dall’amministratore.

Nella pratica, però, capita spesso che l’amministratore, pur non obbligato, preferisca condividere con i condòmini la scelta dei fornitori anche per gli interventi ordinari.

Leggi anche: guida alla convocazione dell’assemblea condominiale >

Come gestire i fornitori del condominio: buone prassi e strumenti

Per organizzare al meglio i rapporti con i fornitori, l’amministratore dovrebbe adottare un processo strutturato di gestione degli interventi.

Un metodo ben definito consente infatti di:

• intervenire con rapidità ed efficienza, grazie a un archivio ordinato e condiviso che facilita l’operatività dei fornitori;
• avere sempre sotto controllo lo storico delle attività, distinguendo lavori in corso e lavori conclusi;
• migliorare la percezione dei condòmini, che apprezzeranno una gestione puntuale e trasparente.

Gli strumenti digitali sono oggi i più utili per gestire queste dinamiche, perché:

• registrano interventi, rapporti e comunicazioni con i fornitori, creando uno storico sempre consultabile;
• semplificano la condivisione di documenti tecnici e certificazioni necessarie agli interventi;
• permettono di mantenere un archivio ordinato dei contatti, accessibile anche dai condòmini in caso di emergenza;
• garantiscono reperibilità delle informazioni in ogni momento, aspetto cruciale quando si verificano urgenze.

Un ulteriore vantaggio è rappresentato dall’utilizzo di un software di gestione condominiale in cloud, che consente di accedere ai dati in qualsiasi momento e anche da fuori ufficio. Ciò significa poter gestire fornitori, interventi e documenti garantendo maggiore tempestività, flessibilità e continuità operativa.

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Come pagare i fornitori condominiali

Il pagamento ai fornitori è un aspetto centrale per la vita condominiale: rispettare le procedure previste dalla legge consente di evitare contestazioni e garantire trasparenza.

Il riferimento normativo principale è l’art. 1130 c.c., che prevede la ripartizione delle spese tra i condòmini in base ai millesimi di proprietà. Di conseguenza, i pagamenti devono essere proporzionati e correttamente registrati.

Per gestire al meglio questa fase, è utile adottare procedure standard e una contabilità aggiornata e puntuale, così da avere un quadro chiaro e condivisibile delle entrate e delle uscite del condominio.

Fondamentale è anche rispettare le scadenze: pagamenti puntuali evitano penali, riducono i rischi di morosità e mantengono un buon rapporto con i fornitori.

Altro principio essenziale è la trasparenza: i condòmini devono essere informati regolarmente sulle spese sostenute, ad esempio tramite comunicazioni periodiche che riepiloghino i pagamenti effettuati.

Per quanto riguarda i metodi di pagamento, il bonifico bancario è quello più sicuro e tracciabile, in quanto fornisce sempre prova dell’avvenuto saldo.

L’uso del contante, invece, è sconsigliato, se non per piccole spese documentate da ricevute o scontrini.

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