Gestione degli ordini: cosa significa davvero e come semplificarla

La gestione degli ordini è fondamentale per le aziende che vogliono funzionare e crescere.

L’attività va ben oltre la semplice ricezione e spedizione e coinvolge più reparti, per questo necessita di un processo efficiente, dove il flusso è chiaro e tracciabile e privo di errori o passaggi superflui.

In questo modo tempi e costi si ridurranno, ma, soprattutto, aumenterà la soddisfazione dei clienti.

Vediamo nel dettaglio in cosa consiste la gestione degli ordini, in quali fasi si articola e come un software gestionale per il magazzino può semplificare le operazioni di ricezione, evasione e controllo.

Che cos’è la gestione degli ordini

La gestione degli ordini comprende tutte quelle attività utili per ricevere, registrare, evadere e chiudere un ordine.

Coinvolge i clienti e i fornitori e deve essere seguita con attenzione, così da evitare errori.

Come funziona la gestione degli ordini

La gestione degli ordini si divide in ciclo attivo e ciclo passivo.

Il ciclo attivo: gestione degli ordini dei clienti

Il ciclo attivo riguarda gli ordini ricevuti dai clienti e ha questi step:

• si riceve e registra l’ordine per mettere da parte quantità e prodotti richiesti e si procede indicando i tempi di consegna;
• si prepara l’ordine per poi inviarla con spedizione tramite corriere;
• l’ultimo passaggio è quello della fatturazione gestita tramite amministrazione.

Il ciclo passivo: gestione degli ordini dei fornitori

Nel ciclo passivo ci si occupa del legame tra azienda e fornitori attraverso queste fasi:

• si emettono gli ordini inoltrando la richiesta di prodotti e materiali;
• si riceve la merce e la si carica a magazzino;
• l’amministrazione si occupa di registrare ciò che è stato fatto e inviare il pagamento come stabilito dalla fattura.

Se tutti questi processi vengono gestiti manualmente, si possono verificare più facilmente errori, rallentamenti e imprecisioni.

Con un software gestionale, invece, ogni fase diventa più semplice e veloce da gestire e controllabile da un unico programma.

Gli ordini vengono registrati, il magazzino si carica e scarica in automatico a partire dai documenti di trasporto e l’amministrazione può emettere fatture senza dover reinserire i dati.

Si controllano senza intervento umano le giacenze in tempo reale e si inviano ordini ai fornitori con un solo clic.

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L’importanza di una gestione precisa e ottimizzata

Una gestione degli ordini fatta con attenzione è una condizione necessaria per restare competitivi.

Le PMI che riescono a ottimizzare questo processo hanno costi più bassi, clienti più soddisfatti e meno problemi di magazzino.

Vediamo i benefici concreti di una gestione ben strutturata.

Riduzione degli errori

Con una gestione ordini precisa si riducono drasticamente gli errori di spedizione o le dimenticanze.

Il risultato concreto è che il servizio clienti riceverà meno lamentele da gestire e rapidamente il numero di resi calerà.

Miglioramento della soddisfazione del cliente

Se il cliente riceve il prodotto giusto nei tempi concordati è soddisfatto.

Potremmo dire che la gestione degli ordini può essere intesa come uno strumento di fidelizzazione e dunque serve un processo di vendita e affidabile per raggiungere l’obiettivo.

Leggi l’approfondimento sulla fidelizzazione della clientela: troverai strategie e consigli pratici.

Ottimizzazione dei tempi e delle risorse

Un ordine ben gestito richiede meno passaggi manuali e meno correzioni. Il risultato è che l’impresa diventa più veloce ed efficiente.

Errori comuni nella gestione degli ordini e come evitarli

Anche nelle PMI più organizzate gli errori sono sempre in agguato. Riconoscere i più frequenti è il primo passo per evitarli.

Errori di comunicazione con clienti e fornitori

È importante avere canali chiari e documentati per ogni passaggio così da evitare di perdere mail o un dettaglio non confermato.

Scarsa visibilità sulle giacenze

Non sapere quanta merce c’è in magazzino porta a due rischi: vendere ciò che non è disponibile o ordinare troppo dal fornitore.

In entrambi i casi sprechi e insoddisfazione emergono ma tutto ciò non accade se si sceglie un sistema che mostra sempre la disponibilità in tempo reale.

Scopri tutto sulla gestione delle scorte di magazzino: tipologie, metodi, suggerimenti e strumenti.

Rischi di duplicazione e perdita di dati

È importante sottolineare che gli ordini tramite fogli Excel o documenti sparsi non sono la scelta migliore poiché duplicazione, perdita di informazioni ed errori sono più comuni di quanto ci si aspetti.

Consigli pratici per migliorare l’efficienza negli ordini

Ecco alcuni consigli pratici che possono fare la differenza nel migliorare l’efficienza della gestione degli ordini:

• preferire un unico sistema centralizzato tramite software per gestire gli ordini;
• aggiornare lo stato in ogni fase, dal ricevimento fino alla chiusura;
• controllo periodico delle giacenze così da collegarle agli ordini attivi;
• definire chi si occupa di ogni fase del processo per evitare errori.

Il ruolo del magazzino e del software gestionale

Il magazzino è il cuore della gestione degli ordini e utilizzare con un software gestionale permette di automatizzare le operazioni di carico e scarico, monitorare in tempo reale le giacenze e procedere in modo rapido all’ordine al fornitore.

Perché il magazzino è fondamentale nella gestione ordini

Ogni ordine transita dal magazzino, sia in fase d’entrata che di uscita, e dunque una gestione precisa e ordinata garantisce che il flusso di lavori rimanga rapido, lineare e senza interruzioni.

Attenzione invece al disordine e alla mancanza di tracciamento dei movimenti e di etichettatura dei prodotti, perché possono condurre a ritardi ed errori.

Vantaggi di un software di gestione del magazzino

Un software gestionale permette di avere sotto controllo in tempo reale tutte le informazioni.

I vantaggi principali sono:

• semplificazione e velocizzazione delle operazioni: meno passaggi manuali e meno rischi di errore;
• controllo in tempo reale delle giacenze: sapere subito se un prodotto è disponibile;
• gestione integrata di magazzino, ordini, clienti e fornitori: un solo strumento per più funzioni;
• possibilità di inviare ordini ai fornitori in pochi clic: ad esempio direttamente dalla scheda di un prodotto in esaurimento.

Benefici concreti per le PMI

I benefici che una PMI trae dalla gestione degli ordini tramite un software sono notevoli: riduzione dei costi, azzeramento degli errori e più tempo da dedicare all’attività sono i vantaggi più chiari e concreti.

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In conclusione, la gestione degli ordini non è un dettaglio da trascurare.

È fondamentale organizzare con cura il ciclo attivo e passivo, prediligere un software gestionale moderno come il nostro ed evitare errori grazie ai consigli che abbiamo fornito.