Problemi legali in condominio: bilanciare urgenza e programmazione

Essere sempre in affanno non è un bene per chi amministra condomìni. La gestione di più stabili, con le loro scadenze fiscali, le manutenzioni improvvise e i rapporti interpersonali, rischia di diventare molto opprimente e generare errori ed imprecisioni.

Questa osservazione è solo una premessa, poiché non intendo trattare questioni al di fuori della mia competenza. Tuttavia, desidero offrire alcuni suggerimenti riguardanti l’approccio alla gestione delle problematiche legali.

Diversi livelli di attenzione: verde, arancione, rosso

Per gestire efficacemente le priorità legali, suggerisco di suddividere le varie problematiche in tre diversi livelli di attenzione:

• Verde: azioni importanti da programmare, che però non richiedono interventi immediati.
• Arancione: attività urgenti che non possono essere rinviate troppo a lungo.
• Rosso: questioni critiche, come atti giudiziari o interventi improcrastinabili, che devono essere affrontate senza alcuna dilazione.

Questa distinzione non serve per trascurare il livello verde, ma per impostare una scaletta realistica. Se non si agisce in modo tempestivo, i problemi “verdi” possono degenerare diventando “rossi”.

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Livello verde: recupero crediti e scadenze non immediate

Un esempio tipico di livello verde è il recupero crediti. Il codice civile concede un termine di sei mesi dalla chiusura della gestione per attivare le procedure.

Tuttavia, aspettare la fine dell’anno o la delibera del rendiconto potrebbe rivelarsi poco saggio, perché il debito del condomino rischia di aumentare e la situazione condominiale si complica.

Salvo deroghe esplicite stabilite dall’assemblea, l’amministratore deve agire tempestivamente.

Ogni situazione richiede una valutazione specifica; tuttavia, non è pensabile che un condomino ometta il pagamento delle rate per l’intera durata della gestione senza che l’amministratore, prima dell’assemblea successiva, affidi il caso all’avvocato di fiducia del condominio.

Ricordo che prima di procedere con l’ingiunzione di pagamento non è necessario inviare una messa in mora (sollecito).

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Livello arancione: post-assemblea e delibere

In una posizione “intermedia” troviamo la gestione di quanto deciso in sede d’assemblea. Non appena termina la riunione, è essenziale:

• Archiviare il verbale (firmato) con i relativi allegati.
• Aggiornare i rendiconti o i prospetti di spesa, se la delibera ne modifica gli importi.
• Inviare il verbale ai condomini assenti in modo tracciato (raccomandata o PEC), per attivare il decorso dei termini di impugnazione (art. 1137 c.c.).
• Organizzare gli incarichi ed i lavori approvati, come la stipula di una polizza assicurativa o interventi di manutenzione straordinaria. Se l’amministratore tarda a dare esecuzione a quanto deliberato, rischia di dover rispondere di eventuali danni o ritardi.

Livello rosso: atti giudiziari e sinistri

Il caso più critico è la ricezione di un atto giudiziario. Potrebbe trattarsi di un decreto ingiuntivo da parte di un fornitore, di un atto di citazione di un condomino o di un avvio di mediazione/negoziazione assistita.

Di fronte a tali documenti, la priorità è inviare tutto immediatamente al legale di fiducia, così da valutare i tempi di risposta e le iniziative necessarie.

Due consigli non legali: prendersi tempo e alzare i compensi

A latere dei profili strettamente legali, è utile menzionare due suggerimenti pratici:

1. Ritagliarsi momenti di analisi: anche solo un’ora alla settimana completamente “isolati” per fare il punto della situazione, ragionare su come si sta lavorando e su quali procedure possano essere migliorate.
2. Alzare i compensi: se l’amministratore ha già una base di stabili sufficiente, al momento di formulare nuovi preventivi può valutare un ritocco verso l’alto. In questo modo, potrà permettersi di abbandonare i condomìni più problematici o di ridurre gli incarichi eccessivamente pesanti.

Procedure e modelli

Per gestire al meglio i diversi livelli di attenzione, è utile definire procedure operative e modelli standard, in modo da svolgere determinate attività sempre nello stesso modo.

Un esempio concreto è il verbale di nomina dell’amministratore: se si ha un modello che prevede espressamente l’inserimento analitico del compenso (art. 1129, comma 14 c.c.), si evita di dimenticare un requisito che potrebbe rendere nulla la nomina.

Allo stesso modo, per l’approvazione di lavori straordinari è necessario disporre di un modello di delibera il quale includa la costituzione del fondo ex art. 1135 c.c..