Software gestionale in cloud: cos’è e perché una PMI non può più rinunciarci

La gestione delle attività aziendali richiede strumenti flessibili, sicuri e immediatamente accessibili.

Per le piccole e medie imprese, diventa fondamentale poter contare su soluzioni semplici da usare e sempre aggiornate.

Il software gestionale in cloud rappresenta un’evoluzione rispetto ai programmi tradizionali che vengono installati sul PC e risponde a queste esigenze.

Si tratta di un sistema che consente di gestire dati e processi aziendali tramite rete Internet, senza i vincoli legati all’installazione su un unico PC.

Ma cosa si intende esattamente per gestionale in cloud, come funziona e quali vantaggi offre rispetto ai programmi tradizionali?

In questa guida analizziamo le caratteristiche principali di questo strumento e i motivi per cui una PMI non può più rinunciarci.

Cos’è un software gestionale?

Un software gestionale è un sistema che permette di inserire, aggiornare e monitorare in modo centralizzato diversi processi aziendali, come:

• gestione di anagrafiche di clienti e fornitori;
• emissione e archiviazione di documenti commerciali, come preventivi, ordini, fatture e DDT;
• andamento di vendite e acquisti;
• monitoraggio di incassi, pagamenti e scadenze;
• gestione del magazzino e delle giacenze;
• analisi dell’andamento economico tramite report e riepiloghi.

Si tratta di uno strumento prezioso, per qualsiasi realtà. Consente infatti di semplificare la gestione quotidiana, ridurre le operazioni manuali e mantenere i dati coerenti e aggiornati.

Rispetto a strumenti non integrati o fogli di calcolo, un gestionale in cloud consente di lavorare su dati univoci ed esatti, riducendo errori e duplicazioni.

Leggi l’approfondimento su cos’è un software gestionale

Cos’è il Cloud? Una definizione semplice

Il cloud, o cloud computing, è una tecnologia informatica che consente di accedere a software, dati e servizi tramite Internet, anziché su un dispositivo locale.

Dal punto di vista tecnico, è composto da una rete di server che funzionano da remoto: computer collocati in strutture esterne all’azienda che archiviano ed elaborano i dati e rendono i servizi accessibili online.

Le applicazioni e le informazioni non si trovano fisicamente sul dispositivo dell’utente, ma su questi server, gestiti da fornitori specializzati.

L’utente non si deve occuparsi della gestione dell’hardware (computer o server aziendali), né di installare manualmente degli aggiornamenti e tantomeno di risolvere eventuali problemi legati al funzionamento del software. Queste operazioni restano a carico del fornitore.

Per l’utente significa un accesso semplice e immediato, da qualsiasi dispositivo e luogo, senza necessità di installazioni o interventi tecnici.

Come funziona un gestionale in cloud?

Un gestionale in cloud è accessibile tramite browser o app dedicata, utilizzando credenziali personali.

A differenza dei programmi on-premise, non è necessario installare il software sul PC né gestirne localmente aggiornamenti o configurazioni.

I dati vengono salvati e aggiornati in tempo reale all’interno dell’infrastruttura cloud, e sono disponibili per tutti gli utenti autorizzati.

Questo modello permette di lavorare ovunque e da qualsiasi dispositivo, senza dipendere da un singolo dispositivo, postazione o rete aziendale.

Ad esempio, il titolare può accedere ai dati dall’ufficio, mentre un collaboratore può consultare le stesse informazioni da un altro computer o fuori sede.

Con un gestionale installato sul PC, invece, l’accesso risulta spesso legato a una singola postazione o alla rete aziendale. In assenza di quel computer o fuori dall’ufficio, il software e i dati non sono disponibili.

Pro e contro di un gestionale in cloud

Perché scegliere un gestionale in cloud? Questa tipologia software offre benefici concreti alle PMI:

• Dati sempre protetti. Le informazioni aziendali vengono archiviate su server dotati di sistemi di sicurezza, backup e controllo degli accessi.
• Accesso da qualsiasi luogo. Il gestionale è accessibile da qualsiasi luogo tramite connessione Internet, senza dipendere da una postazione o da una rete aziendale interna.
• Aggiornamenti automatici. Il software viene aggiornato in tempo reale e resta allineato alle versioni più recenti, senza interventi tecnici da parte dell’azienda.
• Nessun vincolo di sistema. L’utilizzo non dipende dal sistema operativo o dal PC in dotazione.

Oltre ai numerosi vantaggi, è utile considerare anche alcuni aspetti potenzialmente critici.

L’uso di un gestionale in cloud richiede una connessione Internet stabile, una condizione che però oggi viene ampiamente soddisfatta nella maggior parte del territorio nazionale.

Poiché l’elaborazione e l’archiviazione dei dati avvengono su infrastrutture esterne, è importante scegliere un fornitore che garantisca standard elevati di sicurezza, protezione dei dati e continuità del servizio.

Per le aziende abituate a software installati in locale, può essere necessario un breve periodo di adattamento. In genere, tuttavia, la migrazione è assistita e l’ambiente di lavoro resta simile a quello tradizionale, facilitando il passaggio al cloud.

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Perché una PMI dovrebbe scegliere un gestionale in cloud?

Per una piccola o media impresa, un gestionale in cloud si rivela determinante, per diversi motivi.

Innanzitutto, è adatto a realtà che non dispongono di un reparto IT interno e che necessitano di strumenti pronti all’uso, affidabili e sempre aggiornati.

È particolarmente utile per realtà che operano su più sedi, hanno personale in mobilità o lavorano con agenti e collaboratori esterni. In questi contesti, la possibilità di accedere agli stessi dati in tempo reale da qualsiasi dispositivo rende la gestione più coordinata ed efficiente.

Un ulteriore vantaggio riguarda la continuità operativa: in caso di guasti o sostituzione del PC, i dati non vanno persi, ma restano disponibili online e il lavoro può riprendere subito, senza reinstallazioni o procedure tecniche.

Il cloud è anche una soluzione sostenibile nel lungo periodo, perché elimina investimenti in infrastrutture e si adatta facilmente alla crescita dell’azienda.

In un contesto sempre più dinamico, il cloud diventa un alleato strategico: permette di lavorare con continuità, ovunque, senza rischi e senza carichi tecnici.

Per questo motivo, oggi rappresenta una scelta quasi imprescindibile per le PMI che vogliono gestire i processi aziendali in modo efficiente e moderno.