Come annullare, correggere o modificare una fattura elettronica errata

Cosa fare in caso di fattura elettronica sbagliata? Niente panico! Ecco la guida Danea con tutte le casistiche, dallo storno tramite nota di credito alla correzione.

Fattura elettronica errata: guida in caso di errata fatturazione
 

Gli errori purtroppo accadono. C’è poco da fare. Nonostante la fatturazione elettronica sia un obbligo già da qualche anno per la maggior parte delle imprese e liberi professionisti, capita a tutti di sbagliare.

La domanda che sorge spontanea è: cosa fare in caso di fattura elettronica errata? Questa guida ti fornirà le risposte che stai cercando.

Per utilità qui trovi un comodo menu tematico, per trovare la soluzione in base al caso che stai affrontando:

2 Regole base prima di procedere

Prima di fornire la risposta è fondamentale avere in mente 2 semplici regole:

  • Una fattura elettronica inviata al Sistema d’Interscambio (SdI) e non scartata si considera emessa e non più modificabile.
    Dovrai quindi emettere una nota di variazione (nota di credito o nota di debito).
  • Una fattura “Non consegnata” è comunque valida!
    In caso di mancata consegna (Codice SdI 0000000/non specificato oppure problemi di consegna telematica), la fattura si considera ugualmente emessa ma non consegnata al cliente, pertanto il tuo cliente dovrà scaricarla accedendo al proprio cassetto fiscale dall’area riservata dell’Agenzia delle Entrate.
    Il fornitore, cioè tu che emetti fattura, deve informare il cliente sulla messa a disposizione della fattura nel cassetto fiscale.
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Fattura elettronica errata: le tappe del percorso

Per rispondere alla domanda “cosa fare in caso di fattura elettronica errata?” ci baseremo sul percorso di una fattura elettronica:

  1. La fattura viene creata, ma non l’hai ancora inviata. Cosa fare in caso di errore prima dell’invio?
  2. La fattura è stata inviata allo SdI (Sistema d’Interscambio dell’Agenzia delle Entrate). Cosa fare in caso di errore subito dopo l’invio?
  3. Lo SdI può prendersi fino a 5 giorni per:
  4. Lo SdI dopo aver accettato la fattura la inoltra al destinatario e questa compirà differenti percorsi a seconda che sia stata inviata a:

Fattura elettronica errata non ancora inviata: si può annullare

Questo è sicuramente il caso più semplice. Infatti, puoi eliminare o annullare la fattura elettronica sbagliata, crearne una nuova ed emetterla con lo stesso numero.

Scopri le regole per la numerazione delle fatture elettroniche.

Fattura elettronica errata inviata al SdI

Ricorda la regola numero 1:
Una fattura elettronica inviata al Sistema d’Interscambio (SdI) e non scartata si considera emessa e non più modificabile.
Si renderà quindi necessario emettere una nota di variazione (nota d’accredito o nota d’addebito).

Se sai di aver inviato una fattura sbagliata attendi che venga accettata o scartata dal SdI in modo da sapere come agire.

Ricorda: l’accettazione o lo scarto della fattura elettronica da parte dello SdI può richiedere fino a 5 giorni.

Fattura elettronica errata scartata dal SdI: correzione

Il Sistema di Interscambio (SdI), in caso di scarto della fattura elettronica, risponde con una notifica che indica la natura dell’errore.
Purtroppo, il contenuto della notifica non è sempre chiaramente comprensibile poiché si basa su un codice di errore tecnico. Inoltre, la notifica non fornisce indicazioni su come correggere la fattura elettronica.

I migliori software di fatturazione elettronica, come Danea Easyfatt, forniscono insieme a queste notifiche anche i dettagli per semplificare il processo di correzione.

In caso di scarto da parte dello SdI la soluzione è semplice: potrai correggere la stessa fattura e inviarla con la medesima numerazione e data (tranne nel caso in cui stata scartata per “fattura duplicata”).

Ecco allora l’elenco degli errori più comuni ed i suggerimenti per correggerli:

  • Errore 00305 fattura elettronica “IdFiscaleIVA del CessionarioCommittente non valido”
    La P.IVA o il codice fiscale del cliente non è corretto.
    Soluzione: Contatta il cliente per avere i dati corretti.
  • Errore 00311 fattura elettronica “CodiceDestinatario non valido”
    Soluzione: Contatta il cliente per avere il giusto codice destinatario.
  • Errore 00400 fattura elettronica “Sulla riga di dettaglio con Aliquota IVA pari a zero deve essere presente il campo Natura”
    L’errore si presenta solitamente quando la fattura ha un’impostazione Iva non corretta. (quasi sempre riconducibile all’applicazione del Reverse Charge).
    Soluzione: Correggi le impostazioni dell’Iva.
  • Errori 00404 e 00409 fattura elettronica
    I 2 errori si riferiscono rispettivamente a: “Fattura duplicata” e “Fattura duplicata nel lotto”. Si sta trasmettendo una fattura con lo stesso numero di una fattura già inviata ed accettata.
    Soluzione: Dovrai modificare la fattura attribuendole un nuovo numero.

Leggi anche l’approfondimento sull’invio fattura elettronica

Fattura elettronica errata verso privati o consumatori accettata dal SdI: storno

Il Sistema d’Interscambio (SdI) esegue principalmente controlli formali ed eventualmente scarta la fattura con una giustificazione ben precisa.

Lo SdI, come se fosse un postino, una volta accettata la fattura:

  1. come prima cosa la salva nel cassetto fiscale del cliente;
  2. se il cliente ha configurato un indirizzo telematico (PEC o codice destinatario) preferito nel cassetto fiscale, lo SdI inoltra la fattura a questo indirizzo (ignorando qualsiasi indicazione in fattura)
  3. se il cliente NON ha configurato un indirizzo telematico (PEC o codice destinatario) preferito nel cassetto fiscale, lo SdI inoltra la fattura all’indirizzo telematico (diverso da 0000000) contenuto nella fattura.

NB: Se NON c’è un indirizzo telematico in fattura o l’indirizzo è 0000000, questa sarà accessibile al cliente solo nel cassetto fiscale.

Scopri cos’è e come si accede al cassetto fiscale

Se una fattura non viene scartata dallo SdI, viene considerata emessa e non può essere più modificata.

Dovrai quindi emettere una nota di variazione, che può essere una nota di credito o una nota di debito.

Di solito, è più semplice e veloce emettere una nota di credito a storno totale della fattura errata e poi emettere una nuova fattura corretta.

Quando NON emettere nota di credito

Vi sono alcune tipologie di errore in fattura per i quali è preferibile non emettere note di credito per la correzione:

  • IBAN diverso o errato da quello del conto si cui vuoi ricevere il pagamento;
  • errori nei campi “facoltativi” della fattura elettronica, quali il numero d’ordine o i dati della consegna richiesti dal cliente per la registrazione automatica del documento sui propri sistemi gestionali;
  • indirizzo Pec o codice destinatario errato: la fattura, una volta ricevuta e accettata dal Sistema di Interscambio, è considerata emessa e valida. L’obbligo dell’emittente, cioè tuo, nel caso specifico è solo quello di avvertire il cliente che la fattura è reperibile nell’area riservata del portale Fatture e Corrispettivi.

In questi casi, ti consigliamo di informare tempestivamente per iscritto (mail, Pec, raccomandata) il cliente circa l’errore conservando la documentazione inviata e ricevuta relativa alla fattura errata.

Per approfondire, leggi l’articolo sulla nota di credito.

Fattura elettronica errata e rifiuto della PA: nota di credito e/o correzione

Anche se tutti i controlli effettuati dal Sistema di Interscambio (SdI) hanno successo, resta ancora la possibilità che lo scarto provenga dall’ufficio della Pubblica Amministrazione (PA) a cui è destinata la fattura.

L’ufficio PA destinatario comunica l’errore con vari metodi ed in diversi momenti:

  • Rifiuto tramite “Notifica di esito” negativa: in questo caso, il rifiuto viene comunicato direttamente dal SdI al mittente, quindi a te, fornendo dettagli sull’errore.
  • Rifiuto successivo all’accettazione o decorrenza dei termini: l’ufficio PA, dopo aver accettato la fattura in modo “implicito” (per decorrenza dei termini, cioè trascorsi 15 giorni senza alcuna comunicazione di esito positivo o negativo) o in modo “esplicito” (con una notifica di esito positiva), potrebbe rendersi conto di un errore e contattarti direttamente, (tramite PEC, telefono o altri mezzi) richiedendo una nota di credito (sempre in formato di fattura elettronica).

Nel caso di entrambe le situazioni sopra descritte, cosa devi fare?

1 – Rifiuto attraverso la “Notifica di esito” negativa

Nel caso in cui si ricevi una Notifica di esito negativo da parte dell’ufficio PA destinatario tramite SdI, la fattura si considera comunque “emessa”, secondo quanto indicato dal principio di diritto n. 17 dell’Agenzia delle Entrate del 30/10/2020.

Per questo motivo, consigliamo di:

  • emettere una nota di credito a storno totale (che verrà anch’essa rifiutata),
  • poi emettere una nuova fattura corretta.

Nota: prima del “chiarimento” dell’Agenzia delle Entrate, era prassi riemettere la fattura corretta, mantenendo stessa data e numero del documento. Non è ancora chiaro se questo approccio possa essere ancora usato (evitando quindi di emettere una nota di credito). Ti suggeriamo perciò di confrontarti in merito con il Commercialista.

2 – Rifiuto successivo all’accettazione o alla decorrenza dei termini

Può capitare che l’ufficio PA destinatario si renda conto di un errore nella fattura dopo l’accettazione (implicita o esplicita) e ti contatti in modo diretto (via PEC, telefono o simili) con la richiesta di una nota di credito con fattura elettronica.

In questo caso la procedura migliore da seguire per una rapida soluzione sarà:

  • emettere una nota di credito (sempre in formato fattura elettronica) a storno totale della fattura elettronica errata;
  • riemettere la nuova fattura elettronica con le correzioni richieste.

In alcuni casi gli Uffici PA potrebbero contattarti direttamente per errori in fattura elettronica senza aver inviato “Notifica di esito” (positivo o negativo) e senza che i 15 giorni di decorrenza termini siano scaduti: in questi casi ti consigliamo di comunicare all’ufficio PA che non puoi fare nulla finché l’ufficio non risponderà con “Notifica di esito” o i 15 giorni non saranno scaduti.

Eccoci alla fine della guida su cosa fare in caso di fattura elettronica sbagliata. Ora hai idea di come procedere in base al caso in cui ti ritrovi, annullando, correggendo o modificando il documento.

Sono nata nel 1995 da un'idea a due passi da Padova. Sono dinamica, entusiasta e adoro creare soluzioni semplici per problemi complessi. Sono sempre sul pezzo e sono molto pignola, tanto che mi dicono ...

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