Cos’è il Cloud, come funziona e quali vantaggi offre alle PMI?

Il cloud computing è una tecnologia che consente la fruizione di software e servizi tramite Internet.

Oggi si trova in numerose applicazioni di uso quotidiano e rappresenta una soluzione concreta anche per le piccole e medie imprese.

In questo articolo vediamo cos’è il cloud in informatica, come funziona e quali vantaggi offre per le PMI in termini operativi e organizzativi.

Ci soffermeremo anche ad esaminare le caratteristiche di un software gestionale in cloud, un software che, come si deduce dal nome, si basa su questa tecnologia.

Cos’è il cloud computing? Una spiegazione semplice

Il cloud computing, o semplicemente cloud, è un modello tecnologico che consente di utilizzare delle risorse informatiche tramite Internet.

Software, dati e servizi non “risiedono” sul computer dell’utente o su server aziendali interni: vengono ospitati su infrastrutture messe a disposizione da fornitori specializzati e funzionanti da remoto.

Queste infrastrutture sono costituite da reti di server collocati in data center dedicati e aventi una gestione centralizzata.

Il cliente di un software in cloud non deve intervenire sul proprio PC per apportare particolari configurazioni: per accedere al programma basta avere una connessione a Internet e un browser.

L’utente utilizza il programma in cloud come un servizio, in base alle modalità concordate con il fornitore.

Il cloud computing consente di delegare al fornitore le attività principali di gestione del sistema, comprese quelle di manutenzione e aggiornamento.

L’utente, quindi, a differenza che nei programmi installabili sul PC, non si deve occupare della gestione tecnica dell’infrastruttura.

Il Cloud, dunque, riduce la complessità tecnica per le aziende e rende disponibili gli strumenti digitali in modo più semplice e immediato. Perciò viene adottato anche da realtà di piccole e medie dimensioni.

Del resto, il Cloud è già diffuso in molteplici applicazioni aziendali di uso quotidiano, come i programmi di posta elettronica, i servizi di archiviazione online o gli strumenti di collaborazione digitale.

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Come funzionano i software in cloud?

La caratteristica principale dei software in cloud è la possibilità di accedere da qualsiasi dispositivo.

L’utente utilizza una piattaforma online messa a disposizione dal fornitore attraverso un browser o delle applicazioni dedicate.

L’accesso viene effettuato tramite un account personale, a cui vengono assegnati username e password.

Le applicazioni e i dati risiedono su server remoti ospitati in data center.

Il fornitore del programma gestisce l’infrastruttura tecnica, inclusi gli aggiornamenti, la manutenzione e i parametri di sicurezza.

L’azienda utilizza il software senza doversi occupare della gestione dell’hardware né dei sistemi operativi.

I software in cloud consentono di lavorare sugli stessi dati da dispositivi diversi, sia desktop che mobile, purché connessi a Internet. I dati risulteranno aggiornati in tempo reale.

Per le imprese, queste caratteristiche semplificano l’utilizzo delle applicazioni e riducono le attività tecniche interne come la gestione dei server, l’installazione degli aggiornamenti software e la manutenzione dei sistemi informatici.

Di seguito, una tabella che mette in evidenza le differenze tra software in cloud e “tradizionale” (installato sul PC).

Aspetto	Software in Cloud	Software sul PC
Accesso	Tramite Internet da qualsiasi dispositivo (previo inserimento di credenziali)	Limitato al PC o alla rete aziendale su cui è installato
Installazione	Non richiesta: accesso via browser	Necessaria su ogni postazione
Aggiornamenti	Automatici e gestiti dal fornitore	Manuali, a carico dell’azienda
Gestione tecnica	Delegata al fornitore (server, manutenzione, sicurezza)	Gestita dall’azienda
Backup dei dati	Automatici e centralizzati	Da configurare e monitorare internamente
Continuità operativa	Accesso possibile anche cambiando dispositivo	Rischio di blocco in caso di guasto al PC
Collaborazione	Più utenti lavorano sugli stessi dati in tempo reale	Collaborazione più complessa
Costi	Canone ricorrente	Licenza iniziale + costi periodici di manutenzione e aggiornamento
Dipendenza dalla connessione	Necessaria una connessione Internet	Utilizzabile anche offline

Come funziona un software gestionale in cloud?

Un software gestionale in cloud è un programma che applica il modello del cloud computing ai processi aziendali.

Un gestionale offre funzionalità che permettono di svolgere attività come l’emissione della fattura elettronica, la gestione del magazzino, il controllo degli acquisti e la registrazione dei pagamenti.

Tutti i dati confluiscono in un unico ambiente digitale accessibile agli utenti autorizzati, che possono accedere tramite username e password personale.

Un gestionale cloud permette di lavorare sugli stessi dati da postazioni diverse e di mantenere le informazioni sempre allineate.

Il programma resta operativo anche in caso di accesso da un dispositivo diverso da quello consueto, perché il software e i suoi dati non vengono salvati su un singolo computer.

Rispetto ai programmi installati su PC, il gestionale in cloud non richiede aggiornamenti manuali.

Le nuove versioni del software risultano disponibili in modo automatico, senza alcuna interruzione del lavoro.

Questo consente una gestione più ordinata delle informazioni e un utilizzo uniforme del software in contesti dove i dati sono condivisi tra più persone.

Leggi anche l’approfondimento su cos’è un software gestionale cloud.

Il valore strategico del Cloud per le PMI

Per le piccole e medie imprese, il cloud rappresenta un modello tecnologico che incide in modo diretto sull’organizzazione del lavoro e sulla gestione delle informazioni.

Ma quali sono i vantaggi? Ecco quelli più rilevanti:

• Accessibilità da qualsiasi luogo. Dati e applicazioni sono disponibili anche al di fuori della sede aziendale. Questo risulta utile soprattutto per le attività che operano da più luoghi di lavoro come i cantieri, o per quelle con collaboratori da remoto o in trasferta.
• Manutenzione e aggiornamenti automatici. I fornitori dei software in cloud gestiscono gli aggiornamenti dei sistemi e delle applicazioni in tempo reale, senza interventi interni. Il software resta allineato alle versioni più recenti.
• Collaborazione tra più utenti. Si dà modo a più persone di lavorare sugli stessi dati, con informazioni aggiornate in tempo reale.
• Assenza di vincoli di sistema operativo. L’utilizzo dei servizi in cloud non dipende dal sistema operativo installato sui dispositivi. Per una PMI questo significa maggiore libertà nella scelta dei dispositivi, senza sostenere costi aggiuntivi per adeguare l’hardware o il sistema operativo. Ogni utente può lavorare con il dispositivo già in uso.
• Maggiore sicurezza dei dati. I data center adottano misure di protezione specifiche per la gestione delle informazioni, garantendo così una maggiore tutela dei dati sensibili.
• Backup automatici. I dati vengono salvati in modo regolare, in una copia dei dati che viene generata automaticamente e salvata su infrastrutture remote, gestite dal fornitore del servizio. Questo meccanismo consente di recuperare le informazioni in caso di problemi tecnici, errori o sostituzione dei dispositivi.

Questi elementi rendono il cloud una soluzione adatta a realtà che non dispongono di strutture IT dedicate, come spesso accade nelle PMI, con il risultato di una gestione più semplice del flusso documentale.

Aspetti potenzialmente critici del cloud da valutare

Accanto ai vantaggi, il cloud presenta anche alcuni aspetti potenzialmente critici che è opportuno considerare prima dell’adozione.

Il primo elemento riguarda la dipendenza dalla connessione Internet.

In caso di una linea poco stabile o lenta, l’accesso alle applicazioni può risultare limitato.

Per questo motivo è importante valutare l’affidabilità della propria infrastruttura di rete e prevedere soluzioni di continuità, come connessioni di backup.

Un secondo aspetto riguarda la dipendenza dal fornitore del servizio. Poiché dati e applicazioni risiedono su infrastrutture esterne, l’azienda affida una parte critica dei propri processi a un soggetto terzo. È quindi fondamentale verificare le condizioni contrattuali e le modalità di esportazione dei dati.

Alcuni fornitori, come Easyfatt Cloud, ad esempio, consentono all’azienda di esportare in qualsiasi momento il proprio archivio, rimanendo perciò proprietaria dei dati e decidendo del loro utilizzo.

Va infine considerato il fattore costo. Il cloud si basa generalmente su canoni ricorrenti che, nel tempo, possono incidere sul budget aziendale. Tuttavia, non è da sottovalutare il risparmio generato dai costi evitati in termini di hardware, manutenzione e gestione tecnica interna.

Considerare questi aspetti consente di adottare il cloud in modo più consapevole, riducendo il rischio di criticità operative nel tempo.

I vantaggi di un software gestionale in cloud

Un software gestionale in cloud supporta le attività quotidiane dell’azienda in modo pratico e continuativo.

Consente, ad esempio, di emettere fatture, registrare incassi o consultare i dati di magazzino anche fuori ufficio, senza dipendere da un computer specifico.

In presenza di più utenti, come titolari, collaboratori o consulenti, tutti lavorano sugli stessi dati aggiornati; non ci sono duplicazioni né incongruenze.

La tecnologia cloud risulta efficace anche in caso di imprevisti. Se un computer viene sostituito o non risulta temporaneamente disponibile, l’accesso al gestionale è possibile da un altro dispositivo, senza perdite di informazioni. I dati aziendali rimangono archiviati online e protetti tramite sistemi di backup automatico.

Questo garantisce la continuità operativa delle attività quotidiane come la gestione dei documenti, dei pagamenti o delle anagrafiche clienti.

Il gestionale si dimostra affidabile anche in situazioni non pianificate e consente all’azienda di mantenere il controllo delle informazioni nel tempo.

Con Easyfatt Cloud tu e i tuoi collaboratori potete accedere al gestionale da qualsiasi luogo, basta un PC connesso. I dati sono salvati in modo sicuro su server esterni, garantendo continuità operativa, anche in casi di guasti ai dispositivi aziendali.
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Cosa fare prima di adottare un software in cloud

Prima di adottare un software in cloud è opportuno valutare alcuni aspetti pratici, per garantire una transizione efficace e senza criticità:

• Selezione del fornitore. La scelta deve basarsi su criteri di affidabilità e trasparenza contrattuale, politiche di sicurezza e localizzazione dei data center.
• Formazione del personale. Occorre prevedere un periodo di apprendimento per favorire un utilizzo corretto degli strumenti e ridurre errori operativi da parte dei collaboratori.
• Valutazione della sicurezza. Le misure adottate per la protezione dei dati richiedono un controllo attento, incluse le procedure di backup e gestione degli accessi.
• Analisi dei processi interni. Conviene identificare le attività che traggono maggiore beneficio dal passaggio al cloud.

Il cloud non rappresenta più una tecnologia riservata a realtà strutturate o complesse. È già parte degli strumenti digitali utilizzati ogni giorno dalle aziende di ogni dimensione e costituisce una base affidabile per semplificare la gestione delle informazioni aziendali.

Per le PMI, un software gestionale in cloud adottato in modo graduale e controllato significa integrare strumenti in maniera più flessibile, sicura e accessibile. Questo approccio favorisce una migliore organizzazione del lavoro nel tempo e un accesso più strutturato ai dati, anche dal punto di vista della sicurezza informatica.