Come fare un preventivo: 15 regole per non sbagliare

Cos’è un preventivo e come si fa? La risposta non è affatto scontata. Infatti, sebbene sia un documento fondamentale, utilizzato quotidianamente da professionisti e imprese, non è sempre chiaro di cosa si tratta e, soprattutto, come si scrive preventivo efficace.

Il preventivo è l’elemento cruciale che determina l’inizio o meno di un rapporto con un cliente. Inutile girarci intorno. Per quanto la tua reputazione e le tue strategie di marketing e di comunicazione possano aver portato un potenziale cliente a contattarti, sarà solo dopo aver valutato il tuo preventivo che deciderà se affidarsi a te piuttosto che a un tuo concorrente.

Spesso, invece, capita di considerare il preventivo come una semplice formalità, rischiando così di perdere un’opportunità di business che sembrava ormai aggiudicata.

È importante dunque creare un preventivo seguendo alcune regole fondamentali, avendo un esempio di riferimento e, perché no, provando anche un programma per preventivi, che ti offre una serie di vantaggi aggiuntivi.

Cos’è un preventivo e perché è importante

Prima di entrare nel merito della sua redazione, è importante chiarire di cosa stiamo parlando.

Un preventivo è, in sostanza, un calcolo dei costi previsti per portare a termine un determinato lavoro. Si tratta di un documento che elenca in modo dettagliato tutte le voci che compongono il prezzo finale.

Nella pratica, però, il preventivo va oltre il semplice calcolo economico. Infatti, spesso diventa una proposta contrattuale, che il professionista o l’azienda presenta al cliente impegnandosi a svolgere il lavoro descritto, rispettando le condizioni riportate (costi, tempistiche e modalità operative).

Ecco perché un buon preventivo non è solo una questione di prezzo. Fare un preventivo efficace significa prestare attenzione ai dettagli.

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Il cliente, ricevendolo, deve essere in grado di distinguere il valore della tua offerta rispetto ad altre, e deve trovare tutte le informazioni di cui ha bisogno per decidere in tempi brevi.

Considera sempre il preventivo come il tuo biglietto da visita: non stai solo presentando un’offerta commerciale, ma anche te stesso, la tua attività e la tua professionalità.

Valori come tempestività, chiarezza, competenza e affidabilità devono emergere fin da subito. Sono questi gli elementi che fanno la differenza.

Infine, non dimenticare mai che ogni preventivo è destinato a un cliente specifico.

Progetta la tua proposta in funzione delle sue esigenze, dimostrando che hai ascoltato e compreso ciò che sta cercando. Una proposta su misura comunica attenzione e serietà, e aumenta le possibilità di essere scelta.

Come fare un preventivo: le 15 regole

Ecco, dunque, le dritte per redigere il preventivo che tutti i clienti vorrebbero ricevere.

1. Riporta la data di presentazione del preventivo

Dato che a nessuno piace aspettare, cerca di rispondere a una richiesta di preventivo nel più breve tempo possibile, ovviamente dopo aver fatto tutte le necessarie valutazioni. Tempestività però non significa fretta, capito?

Riporta sempre in vista la data in cui presenti la tua proposta. Dimostrerai così al cliente di aver risposto rapidamente alla sua richiesta e avrai inoltre creato un punto di riferimento univoco per tutte le comunicazioni relative tra te e il cliente.

Ad esempio, se la data è il 02/05/2025, potresti creare il preventivo 02052025, 020525, 02052025A e così via, utilizzando la data e/o un numero progressivo.

Facendo sempre riferimento a data e/o numero progressivo, sia tu che il cliente saprete sempre di cosa state parlando.

Leggi anche la guida alla numerazione fatture elettroniche.

2. Indica la scadenza dell’offerta

Può sembrare superfluo per alcuni e addirittura aggressivo per altri, ma, quando si prepara un preventivo, stabilire una data di scadenza per l’offerta è essenziale.

Infatti, che si tratti di forniture di prodotti fisici o servizi, il mercato è in costante evoluzione e i prezzi possono variare a causa di fattori che potrebbero sfuggire al tuo controllo diretto.

Per questo è consigliabile sempre assegnare una scadenza all’offerta, dopo la quale potrebbe essere necessaria una nuova negoziazione.

Evita di imporre scadenze troppo stringenti per non mettere il cliente sotto pressione, ma allo stesso tempo evita di allungare troppo i tempi, lasciandogli “troppa corda”.

Il tuo tempo è prezioso e così come hai dimostrato rapidità nel rispondere alla sua richiesta, così anche il cliente dovrebbe dimostrare serietà e tempestività rispondendo in tempi brevi.

3. Compila il preventivo con i dati delle parti

Una delle cause principali per cui un preventivo rischia di non andare a buon fine è la mancanza di comunicazione tra le due parti, per il semplice fatto che non sanno a chi rivolgersi e come contattarsi.

Quando ti ritrovi a scrivere un preventivo, assicurati dunque che nomi, cognomi, qualifiche, ragioni sociali, partite IVA, indirizzi e recapiti siano ben visibili nel documento.

Se la tua attività è gestita da più persone, è importante stabilire chi sarà responsabile della gestione dei rapporti con quel cliente specifico e con quale altra persona dovrà entrare in contatto (ad esempio, il responsabile degli acquisiti), indicando i nomi e i cognomi di entrambi.

Ogni comunicazione successiva dovrà essere il più diretta possibile, evitando attese e passaggi attraverso centralini o, ancora peggio, call center, e senza inviare e-mail a indirizzi generici (ad esempio, info@nomeazienda.it) con il rischio che vadano smarrite.

4. Riporta il prezzo ed eventuali sconti

Se il preventivo è costituito da diverse voci, aiutati utilizzando un elenco puntato per descriverle una per una.

Alla fine, riporta il prezzo totale comprensivo di IVA, ritenuta d’acconto, rivalsa INPS e qualsiasi altra imposta prevista dal tuo regime fiscale.

Se hai deciso di applicare uno sconto, assicurati di evidenziarlo in modo chiaro.
Un piccolo suggerimento: se lo sconto è significativo, evidenzialo indicando la percentuale, se invece è basso, mostralo semplicemente calcolato sull’importo totale.

Per incentivare ulteriormente il cliente, sfrutta il principio di scarsità, una tecnica di persuasione sviluppata dallo psicologo americano Robert Cialdini, imponendo una scadenza per lo sconto. Può essere una data di scadenza precisa, come ad esempio “offerta valida fino al…” o basata sulla disponibilità del prodotto, come ad esempio “fino ad esaurimento scorte”.

Scopri anche cos’è la Gestione Separata INPS e chi deve iscriversi.

5. Offri vantaggi per chi conferma subito il preventivo

Per motivare il potenziale acquirente, puoi prevedere una “ricompensa” se approva il preventivo in tempi brevi.

In alternativa allo sconto, puoi optare per un servizio aggiuntivo gratuito, ad esempio una consulenza iniziale o un’estensione della garanzia, oppure offrire un upgrade a una versione superiore del prodotto o servizio, senza costi aggiuntivi.

Ciò che conta è far percepire al cliente che ha un’opportunità da cogliere, legata al tempo.

Attenzione, però: l’offerta deve essere chiara, realistica e limitata nel tempo, per non perdere di credibilità.

Assicurati poi che l’omaggio sia sostenibile anche per te, in termini di margini e di organizzazione.

6. Riporta eventuali costi extra

Ricordati di prevedere eventuali aggiunte o modifiche al lavoro per il quale stai presentando un’offerta.

Una volta che il cliente ha accettato la proposta, deve sapere che ogni ulteriore richiesta da parte sua avrà un costo aggiuntivo.

È fondamentale essere estremamente chiari su questo punto, altrimenti potresti trovarti a gestire un cliente difficile senza ottenere alcun guadagno o addirittura subendo delle perdite.
Se la versione A è stata approvata, devi basare il tuo lavoro su quella. Se il cliente desidera una versione B, specifica chiaramente il costo aggiuntivo. Patti chiari e amicizia lunga, ok?

Questo principio si applica anche alla fornitura di prodotti, ad esempio considerando i costi di spedizione, ritiro della merce, resi, smaltimento, e così via.

7. Proponi opzioni o pacchetti alternativi

Presenta nel preventivo diversi prodotti, soluzioni o livelli di servizio, in modo che il cliente possa scegliere l’opzione che meglio si adatta alle sue esigenze e al suo budget.

Dimostrerai flessibilità e attenzione alle diverse possibilità del potenziale acquirente.

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8. Indica le tempistiche di consegna

Quando, nel fare un preventivo, inserisci i tempi di consegna, assicurati di avere il pieno controllo sul processo di gestione del lavoro e di poter effettivamente garantire una data di consegna specifica.

Metti bene in chiaro che inizierai effettivamente a lavorare dopo l’accettazione del preventivo, e non immediatamente dopo la sua presentazione.

Se l’inizio del lavoro dipende dalla ricezione di componenti, materiali o informazioni da parte di terze parti (che possono essere il cliente stesso o i tuoi fornitori), sottolinea questo punto per evitare di assumere responsabilità altrui nel caso in cui la data di consegna prevista venga posticipata.

Scopri anche cos’è e come si compila il documento di trasporto

9. Specifica le modalità di pagamento

Specifica in modo chiaro come e quando desideri ricevere il pagamento. Anzi, diciamolo pure: a prova di stupido.

Nella fase di creazione del preventivo, ricordati di inserire dettagli completi su come effettuare il versamento, indipendentemente dal metodo scelto: assegno, bonifico, carta di credito o qualsiasi altra opzione.

Se il saldo dovuto è significativo, puoi richiedere un acconto all’inizio del lavoro o proporre un piano di pagamento rateizzato (ad esempio, il 33% all’avvio del lavoro, il 33% alla consegna e il restante 34% entro 30/60 giorni).

Se prevedi di dover anticipare spese, non esitare a richiedere un acconto senza timore. È importante mettere tutte le carte in tavola fin dall’inizio.

Leggi i 9 consigli pratici per farsi pagare dai clienti.

10. Chiarisci le condizioni post-vendita

Indica dettagliatamente le condizioni di assistenza, garanzia o supporto successivo alla vendita.

Sapere che potrà contare su di te anche dopo l’acquisto può essere un fattore decisivo per il cliente.

11. Includi lo spazio per la firma

Tieni presente che il preventivo è un documento ad uso del cliente. È lui che lo deve approvare, quindi non dimenticare di includere nel preventivo uno spazio da compilare con il “timbro o firma per accettazione”.

Una volta ottenuta la firma e l’accettazione del preventivo, assicurati che sia tu che il cliente abbiate una copia del documento.

12. Presta attenzione a forma, sintesi e completezza

A chi stai per presentare il preventivo? Ogni cliente è un caso a parte, quindi cerca di dialogare con lui utilizzando il linguaggio più appropriato.

L’uso di termini tecnici può essere indicato e addirittura auspicato quando ti rivolgi a esperti di un determinato settore, ma in altri casi potrebbe intimidire il cliente o causare confusione.

Cerca comunque di utilizzare sempre un linguaggio diretto, semplice e che vada dritto al punto.

Nel caso di preventivi particolarmente dettagliati:

• separa il testo in paragrafi ben distanziati,
• utilizza elenchi puntati o numerati,
• evidenzia i concetti chiave con l’uso di caratteri in grassetto o sottolineature.

Prima di inviare il tuo preventivo, prenditi il tempo di rileggerlo attentamente, magari ad alta voce, per controllare eventuali errori di battitura e verificare che tutto sia chiaro, fluido e non lasci spazio a errori di interpretazione o questioni aperte.

13. Personalizza il preventivo

Anche l’occhio vuole la sua parte. Cerca quindi di creare modelli di preventivo personalizzati per la tua attività.

Puoi adattare un modello predefinito trovato online oppure, se utilizzi editor di testo come Word, puoi curare il layout in modo che rifletta l’identità della tua impresa o studio professionale. Spesso, i preventivi sono molto schematici, soprattutto nel settore commerciale, dove possono contenere numerose voci.

14. Crea un template per i tuoi preventivi

Per assicurarti di inserire sempre i dati e le informazioni necessarie che abbiamo elencato finora e per rispondere prontamente alle richieste che giungono dai potenziali clienti, crea un template di preventivo pronto all’uso.

Lo potrai così compilare e inviare in poco tempo, avendo la sicurezza di produrre un documento dotato di tutto l’occorrente per diventare uno strumento di vendita efficace.

15. Acquisisci esperienza dai preventivi precedenti

Consulta lo storico dei preventivi che hai presentato: quanti sono stati accettati? Quali rifiutati? E quanti, invece, non hanno mai ricevuto risposta?

Analizza i punti di forza delle proposte andate a buon fine e individua le criticità dei preventivi non accolti. Questo ti permetterà di “correggere il tiro”, aumentando le probabilità di successo nelle prossime occasioni.

Esempio di preventivo e fac simile (Excel e Pdf)

Per avere un punto di riferimento includiamo qui alcuni esempi e modelli in vari formati sperando che tornino utili come spunto.

• Modello preventivo Excel
• Fac-simile preventivo in PDF
• Esempio di preventivo – immagine

…E perché non provare un software per preventivi?

I fac simile e gli esempi di preventivo sono certamente utili come punto di partenza per poi creare un preventivo efficace, personalizzandolo sulla base delle tue esigenze.

Tuttavia, i dati da inserire spesso sono tanti, così come i calcoli da eseguire: il rischio di errore è dietro l’angolo. Sarebbe un peccato dover correggere un preventivo già inviato al cliente, con gli inconvenienti del caso, vero?

Con un software per preventivi, come ad esempio Danea Easyfatt, crei preventivi in modo semplice e veloce, utilizzando le anagrafiche clienti e i prodotti già salvati.

Inoltre, sempre con Easyfatt, puoi trasformare in un clic il preventivo in fattura o in ordine cliente.