Per gestire un magazzino in modo efficiente le piccole e medie imprese sanno quanto sia importante avere un controllo delle merci, dei documenti e dei flussi in entrata e in uscita.
Non si deve però commettere l’errore di sottovalutare i costi di magazzino, che possono impattare notevolmente sui conti dell’impresa.
Vediamo insieme le voci di costo più importanti, come ridurre il loro peso come un gestionale di magazzino per PMI si rivela un supporto importante.
Indice dei contenuti
Quali sono i costi di gestione del magazzino
I costi di magazzino comprendono tutte le spese collegate alla conservazione e alla gestione delle merci. Vediamo quali sono i principali.
Gestione documentale
La gestione dei documenti di magazzino (bolle di carico e scarico, fatture, DDT e inventari) richiede tempo e precisione. Quando questi processi avvengono in modo manuale, aumenta il rischio di sbagli, duplicazioni e perdite di informazioni.
In caso di errori, sarà necessario correggere documenti, rintracciare la merce o ricontrollare i movimenti; tutte queste attività sottraggono margine al lavoro produttivo, rallentando le operazioni quotidiane.
Anche la conservazione cartacea dei documenti rappresenta una spesa, sia per lo spazio occupato sia per la difficoltà di consultazione nel lungo periodo.
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Mantenimento delle scorte
Il mantenimento delle scorte è fondamentale e il segreto per ottimizzare i costi è trovare un equilibrio tra l’eccesso di prodotti, che potrebbero deteriorarsi o risultare invenduti, e non avere prodotti sufficienti per rispondere alla domanda dei clienti.
Merci invendute o deteriorate
Le merci invendute rappresentano un problema economico importante, in particolare per le piccole imprese.
Prodotti stagionali, articoli obsoleti o deperibili possono perdere valore nei mesi fino a trasformarsi in una fonte di perdita, anziché di guadagno.
Anche il deterioramento dovuto a cattive condizioni di conservazione o alla rotazione non ottimale delle scorte genera perdite di denaro significative.
Tempo e risorse umane sprecate
Il tempo che il personale impiega nel cercare prodotti, compilare documenti e verificare le quantità ancora disponibili impatta sull’efficienza produttiva.
Quando non si possiede un metodo organizzativo chiaro e lo staff non è formato bisogna intervenire tempestivamente.
Un ottimo metodo per risolvere è affidarsi a strumenti digitali che supportano l’ottimizzazione della gestione del magazzino, migliorando la produttività e la qualità del servizio.
Come ridurre i costi del magazzino con un software gestionale
Un modo concreto per ridurre i costi di magazzino consiste nell’adottare un software gestionale che rende i processi più efficienti, aiuta a tenere sotto controllo le giacenze e fornisce dati precisi in tempo reale.
Grazie a un gestionale, anche una piccola impresa può ottenere un’organizzazione efficiente e una visione chiara delle proprie risorse.
Semplificazione della gestione documentale
Chi sceglie un software gestionale semplifica gran parte della burocrazia legata al magazzino.
I documenti quali DDT, ordini, carichi e scarichi vengono compilati in modo semplice e rapido e vengono archiviati in formato digitale.
Il risultato più immediato è la riduzione di tempistiche ed errori di compilazione.
In più, tutti i dati e i documenti sono aggiornati e facilmente reperibili, rendendo il processo fluido.
Un beneficio aggiuntivo è la possibilità di rispondere più rapidamente a clienti e fornitori, così da ottenere un miglioramento della reputazione e dell’efficienza.
Controllo e ottimizzazione delle scorte
Il monitoraggio delle scorte è uno dei punti di forza di un software gestionale.
La registrazione dei movimenti di carico e scarico del magazzino, che avviene in automatico a partire dai documenti di vendita e di acquisto, aiuta ad avere una stima esatta delle merci a disposizione in un determinato momento.
In più, con indicatori come la stima di riordino, è possibile avere un’idea dei tempi di esaurimento delle scorte.
Grazie a tutto ciò, l’azienda evita sia di accumulare merce invenduta, sia di rimanere priva dei prodotti richiesti dai clienti.
Efficienza e risparmio di tempo
Un software gestionale aumenta l’efficienza e riduce le perdite di tempo.
Non si devono cercare informazioni e documenti, perché risultano facilmente reperibili.
Inoltre, la compilazione semplificata e le procedure automatiche riducono gli errori umani.
La gestione dei prodotti per scadenza aiuta a vendere prima le merci con data di scadenza più ravvicinata, evitando lo spreco di dover eliminare prodotti non più vendibili.
Infine, i report di analisi delle vendite aiutano a prendere decisioni basate su dati reali.
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Errori comuni nella gestione dei costi di magazzino
Oltre ai consigli che abbiamo fornito, ecco quali sono gli errori comuni nella gestione dei costi di magazzino che andrebbero evitati:
- Non controllare l’inventario di magazzino. Se non si fa un monitoraggio costante e periodico (magari con il supporto di un software) è possibile accumulare prodotti inutili e invenduti, o perdere traccia delle reali quantità possedute;
- Assenza di strategia. Quando non si stabilisce un metodo univoco per tutto lo staff su come gestire gli acquisti, si rischia di ottenere un eccesso o una carenza di scorte;
- Prezzi non aggiornati. Il mercato oscilla ed è importante adeguare i listini prezzi così da non incorrere in perdite.
- Sottovalutare la formazione. Se il personale non è preparato e non conosce la metodologia adattata gli errori non mancheranno e causeranno una riduzione di performance.
Applicando questi consigli sarà più semplice occuparsi della gestione dei costi del magazzino, supportati dall’utilizzo di un software gestionale.
Sono nata nel 1995 da un'idea a due passi da Padova. Sono dinamica, entusiasta e adoro creare soluzioni semplici per problemi complessi. Sono sempre sul pezzo e sono molto pignola, tanto che mi dicono ...
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