Come scegliere il miglior software di gestione magazzino? La guida

La gestione del magazzino è una delle attività più delicate per le aziende di produzione, i negozi e gli e-commerce.

Non si tratta solo di registrare i movimenti di carico e scarico, ma di avere una visione chiara e costante delle scorte e della tracciabilità dei prodotti, dallo stoccaggio fino al post-vendita.

Per rendere queste operazioni più semplici ed efficienti, molte imprese scelgono di utilizzare software di gestione magazzino.

Il mercato offre diverse soluzioni, ognuna con caratteristiche specifiche in base al tipo di azienda e alle sue esigenze operative.

Stai cercando il miglior programma per la gestione del magazzino, che risponda appieno ai bisogni della tua azienda? In questo articolo ti aiuteremo nella scelta.

Analizzeremo tutti i fattori da tenere in considerazione: dalle funzionalità al settore di applicazione, fino alle caratteristiche del programma fino e al costo.

Cos’è un software per la gestione del magazzino?

Un software per la gestione del magazzino è un programma informatico che consente di controllare e organizzare tutte le attività legate al magazzino: dal carico dei prodotti alla loro uscita, fino al monitoraggio delle scorte e alla tracciabilità.

Rispetto a una gestione manuale o tramite fogli di calcolo, un gestionale dedicato consente di velocizzare molte operazioni, riducendo errori e tempi di lavoro.

A cosa serve un software di gestione magazzino?

L’obiettivo principale di un gestionale di magazzino è quello di ottimizzare i flussi di lavoro e migliorare il controllo sulle scorte.

Con uno questo tipo di programma è possibile:

• monitorare l’entrata e l’uscita delle merci,
• verificare la disponibilità dei prodotti, evitando eccessi di giacenze inutilizzate o, al contrario, merci esaurite;
• velocizzare la creazione di documenti come DDT, ordini o fatture;
• ridurre gli errori di trascrizione e di conteggio;
• migliorare la tracciabilità dei prodotti, essenziale soprattutto in alcuni settori, come quello alimentare e in caso di resi.

In sintesi, un software di gestione del magazzino trasforma un’attività tradizionalmente complessa e dispendiosa in un processo più preciso, veloce e sostenibile, liberando tempo per attività strategiche e riducendo i costi operativi.

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Il miglior gestionale di magazzino (in assoluto) non esiste

Prima di entrare nel dettaglio, è importante chiarire un punto: non esiste un “miglior gestionale di magazzino” valido per tutti.

Ogni azienda ha caratteristiche proprie: dimensioni, settore, numero di addetti, quantità di merce movimentata, processi produttivi o logistici.

La scelta giusta è quindi quella che meglio si adatta alle esigenze concrete e alla struttura organizzativa della propria attività.

Come scegliere il gestionale di magazzino: valuta le funzionalità

La prima fase nella selezione di un programma per il magazzino consiste nel valutare con attenzione le funzionalità offerte.

Ecco le più importanti da considerare.

1. Carico e scarico di magazzino

Serve per registrare i movimenti delle merci in entrata (carico) e in uscita (scarico).

Alcuni programmi consentono di registrare il carico e scarico in automatico al momento dell’emissione di documenti come fatture o DdT (Documento di Trasporto), riducendo tempi e possibilità di errore.

Leggi anche l’approfondimento sul carico e scarico di magazzino.

2. Gestione delle scorte

Permette di sapere in ogni momento la quantità di prodotti o materiali presenti in magazzino, distinguendo tra articoli disponibili, in arrivo, sotto la soglia minima o esauriti.

3. Inventario

L’inventario consiste in un elenco degli articoli di presenti in magazzino a un determinata data, suddivisi in categorie, e a cui viene assegnato un valore specifico.

Un buon programma deve consentire di generare l’inventario in qualsiasi momento dell’anno e, nel caso di più magazzini, di selezionare quello per cui realizzarlo.

Leggi la guida pratica alla gestione del magazzino.

4. Distinta base

Indispensabile per le aziende di produzione, elenca materie prime, semilavorati e componenti necessari per realizzare un prodotto.

È utile verificare che il gestonale di magazzino permetta di creare la distinta base multilivello, per tenere traccia anche di produzioni complesse.

5. Codici a barre e terminalini

Il collegamento del software di gestione del magazzino con lettori di codici a barre o terminalini portatili consente di velocizzare le operazioni di carico e scarico e di ridurre al minimo la digitazione manuale.

Leggi di più sulla gestione del magazzino con codice a barre.

6. Gestione prodotti per taglie e colori

Fondamentale per settori come abbigliamento e calzature, consente di gestire le varianti di prodotto in modo ordinato e veloce.

7. Tracciabilità

Un aspetto sempre più rilevante, soprattutto per i settori alimentare e manifatturiero.

Il programma di gestione del magazzino deve permettere di risalire in ogni momento alla storia e ai componenti di un prodotto, anche in caso di resi o controlli di qualità.

8. Multimagazzino

Per le aziende che operano con più sedi o depositi, è utile disporre di una funzione che permetta di gestire più magazzini in modo coordinato e integrato.

Funzionalità	A cosa serve
Carico e scarico di magazzino	Registrare i movimenti in entrata e in uscita della merce.
Gestione scorte	Sapere la quantità di prodotti o materiali presenti nel magazzino.
Inventario di magazzino	Avere una fotografia della quantità di prodotti di magazzino e del loro valore.
Distinta base	Mantenere il controllo della quantità di materie prime disponibili.
Codice a barre e terminalini	Velocizzare le operazioni di carico e scarico del magazzino.
Gestione prodotti per taglie e colori	Fondamentale per l’organizzazione del magazzino in attività del settore abbigliamento e calzature.
Tracciabilità	Risalire alla storia di un prodotto e alle sue componenti, in varie occasioni.
Multimagazzino	Gestire più magazzini.

Danea Easyfatt offre tutte le funzionalità finora esaminate, permettendo dunque una gestione completa ed efficiente del magazzino.
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Il settore di utilizzo: negozi e aziende di produzione

Le esigenze variano notevolmente in base al tipo di attività.

• Un negozio, ad esempio, ha bisogno di un controllo preciso delle scorte e di poter collegare il registratore di cassa al software per aggiornare in tempo reale la disponibilità dei prodotti nel momento stesso in cui viene effettuata la vendita.
• Un’azienda di produzione, invece, necessita di sapere le quantità di scorte in magazzino per ciascun componente e di produrre la distinta base. Risulterà utile anche avere un sistema di tracciabilità che, a partire da lotti o seriali, fornisca tutte le informazioni occorrenti su ogni singolo componente e in tutte le fasi, dalla materia prima alla produzione, fino al post-vendita.

Per questo motivo, prima di scegliere un software per la gestione del magazzino, è importante individuare i processi più critici per la propria attività e verificare che il programma li gestisca in modo efficace.

Dimensione dell’azienda e complessità del software gestionale

Oltre al settore, anche la dimensione dell’impresa influisce in modo decisivo sul programma di gestione del magazzino più adatto.

Le micro e piccole imprese, come negozi o attività artigianali, possono trarre grande vantaggio da programmi gestionali semplici e immediati, come Danea Easyfatt, focalizzati su funzioni essenziali: carico e scarico, inventario, controllo scorte e gestione documentale.

Questi strumenti offrono un buon compromesso tra praticità e facilità d’uso, senza richiedere competenze tecniche avanzate.

Le aziende di medie e grandi dimensioni, invece, spesso necessitano di soluzioni più strutturate.

In questi casi può essere opportuno adottare un sistema ERP (Enterprise Resource Planning), come TeamSystem Enterprise.

Integrazione con altri programmi aziendali

Il miglior programma di gestione del magazzino non deve funzionare “a sé stante”, ma integrarsi con gli altri strumenti e software utilizzati in azienda.

Le integrazioni più comuni e utili sono:

• E-commerce: permette, ad esempio, di importare gli ordini dal negozio online al gestionale, scaricare gli acquisti dal magazzino e produrre documenti quali fatture e Ddt, tutto in pochi istanti. Inoltre, serve anche ad aggiornare le informazioni sui prodotti inseriti nello shop, quando queste vengono modificate nel gestionale.
• Registratori di cassa: questa integrazione risulta fondamentale per aggiornare le disponibilità di magazzino nel momento stesso in cui viene eseguita una vendita.
• Lettori di codici a barre o terminalini: consente di effettuare il carico e scarico di magazzino in un istante, semplicemente scansionando il codice a barre dei prodotti.

Scegliere un software che si integra facilmente con questi sistemi riduce gli errori e migliora l’efficienza complessiva.

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Le caratteristiche che fanno la differenza

Oltre alle funzioni principali, ci sono alcuni aspetti che possono rendere un software di gestione del magazzino davvero utile ed efficiente:

• Riordino rapido: possibilità di identificare in pochi clic i prodotti da riordinare e generare ordini per i fornitori.
• Visione chiara e immediata: dashboard intuitive che mostrano in tempo reale lo stato delle giacenze e i movimenti recenti.
• Semplicità d’uso: interfaccia accessibile anche a chi non ha competenze informatiche avanzate.
• Assistenza tecnica: supporto completo, tramite guide, tutorial e team di assistenza.

Un gestionale deve essere uno strumento che semplifica il lavoro, non che lo complica.

Quanto costa un software di gestione del magazzino?

Il prezzo può variare molto in base alle funzionalità offerte e al numero di utenti, da poche decine ad alcune centinaia di euro all’anno.

I software gratuiti e la gestione del magazzino con Excel possono andare bene per un uso molto limitato, ma presentano limiti importanti: dati non aggiornati automaticamente, rischio di errori nelle formule, mancanza di backup o sincronizzazione tra dispositivi.

La soluzione più equilibrata è scegliere un gestionale a pagamento che offre un periodo di prova gratuito.

In questo modo è possibile testare le funzionalità principali, verificare la compatibilità con i processi aziendali e decidere con consapevolezza se acquistare la licenza o l’abbonamento.

Riassumiamo ora in tabella tutti principali fattori da tenere in considerazione nel momento della scelta di un software per la gestione di magazzino.

Fattore	A cosa serve
Funzionalità	Fornire le funzionalità fondamentali per una gestione del magazzino efficiente ed efficace: carico e scarico, scorte, inventario, distinta base, etc.
Settore	Adeguarsi alle esigenze specifiche di determinati settori, come negozi e imprese produttrici.
Integrazioni	Integrarsi ad altri strumenti, programmi e servizi utilizzati in azienda: e-commerce, registratori di cassa, etc.
Caratteristiche	Essere semplice da utilizzare e offrire una visione chiara della situazione del magazzino
Costo	Offrire un periodo o una versione dimostrativa gratuita, per consentire di provare le funzionalità e poi decidere senza impegno sull’acquisto di una licenza a pagamento.

Scegliere il miglior programma per la gestione del magazzino software per la gestione del magazzino richiede di valutare diversi aspetti: le necessità della propria azienda, le funzionalità più rilevanti, le possibilità di integrazione e la semplicità d’uso.

Un buon gestionale non è solo uno strumento informatico, ma un alleato strategico per migliorare l’efficienza, ridurre gli errori e ottimizzare i flussi di lavoro.