Conservazione digitale delle fatture elettroniche: cos’è e come funziona?

La conservazione digitale è sempre più parte del lessico delle imprese e delle partite IVA, soprattutto dall’entrata in vigore dell’obbligo della fatturazione elettronica verso la pubblica amministrazione nel 2014, il seguente ampliamento 2019 con la fatturazione elettronica obbligatoria tra privati (B2B) e verso i consumatori (B2C) e la prossima estensione dell’obbligo di fatturazione elettronica ai forfettari.

Cos’è la conservazione di una fattura elettronica?

Per conservazione digitale di una fattura o di un altro documento si intende una procedura informatica che conferisce valore legale nel tempo a un documento informatico.

Easyfatt è il software di fatturazione e gestionale utilizzato ogni giorno da oltre 100.000 imprese italiane.

PROVALO GRATIS ORA

Per certi versi questa procedura permette oggi di equiparare la validità di un documento informatico a quella dell’originale cartaceo.

La vera utilità ovviamente si ha nell’applicazione della conservazione digitale a tutti quei documenti che necessitano, per motivi pratici o di legge, di essere conservati per lungo tempo come ad esempio le fatture.

I vantaggi sono fortemente pratici, infatti imprese e pubblica amministrazione riducono via via i costi di stampa, stoccaggio e archiviazione di documenti legali e fatture sia in termini di spazio che di costi per il materiale di stampa, senza contare l’incredibile abbattimento dei tempi per la ricerca e la consultazione di tali documenti.

Leggi la guida completa alla fatturazione elettronica

Conservazione digitale delle fatture elettroniche: come funziona?

La conservazione dei documenti digitali è ben definita dal Legislatore e richiede di seguire alcuni passi formali (in gran parte, accortezze di processo automatizzabili, una volta definite), passi riassumibili essenzialmente in 5 procedure imprescindibili per la conservazione delle fatture elettroniche.

NB: per quanto riguarda la conservazione delle fatture elettroniche e tutti gli altri requisiti della fatturazione elettronica i software di fatturazione elettronica come Danea Easyfatt prevedono già servizi all-inclusive che permettono di non dover affrontare sul lato tecnologico e normativo queste complesse procedure.

Come conservare le fatture elettroniche: gli step principali

• Le fatture in formato Xml
  Per emettere una fattura elettronica la questione è abbastanza semplice, infatti il documento verrà prodotto da un software, come ad esempio Easyfatt, che creerà il flusso di dati strutturati (in formato XML), con gli stessi contenuti informativi della classica fattura cartacea.
• La firma digitale
  Come anticipato in altri articoli, alla fattura elettronica, per avere valore ed essere poi conservata, deve venire apposta una firma elettronica qualificata.
• L’indicizzazione
  Alla fattura in formato elettronico viene associato un sottoinsieme di dati (n° fattura, partita IVA del cliente e via dicendo), che consentono di “indicizzare” il singolo documento e di effettuare agilmente successive ricerche nell’archivio.
• Il lotto di conservazione
  La singola fattura diviene parte poi di un “lotto di conservazione”, che può raggruppare anche molte fatture (in genere, tutte le fatture emesse in un determinato arco temporale). Il lotto deve garantire sia l’ordine cronologico sia la completa continuità per ciascun periodo d’imposta, anche nella numerazione delle fatture elettroniche (quindi non si potrà avere in un lotto le fatture n° 1 e n° 4 senza aver inserito anche le n° 2 e la n° 3).
• La chiusura del lotto con marca temporale e firma
  I singoli lotti di conservazione vengono marcati temporalmente e firmati con firma elettronica qualificata, questa volta però del Responsabile della Conservazione. La marca temporale tecnicamente si appone collegandosi con il sistema esterno di una Certificate Authority che garantisce il preciso momento in cui avviene la marcatura. In questo modo, i lotti di conservazione sono “bloccati” nella forma, contenuto e tempo; dalla firma digitale e dalla marca temporale.

Completato questo percorso, i lotti di fatture verranno conservati per 10 anni, secondo normativa. Per questa fase finale entra in gioco una figura particolare, prevista dalla legge, caricata di una serie di compiti descritti nella deliberazione CNIPA n. 11/2004 e che trattiamo nell’articolo di approfondimento: Responsabile della conservazione.