Scritture contabili: quali sono e perché sono essenziali per l’impresa

Tenere in ordine la contabilità aziendale non è solo un obbligo di legge, ma anche un requisito fondamentale per gestire al meglio l’attività.

Alla base di tutto ciò vi sono le scritture contabili, strumenti che servono a tenere traccia delle operazioni economiche e finanziarie dell’impresa, forniscono un supporto per la redazione del bilancio di esercizio e aiutano ad avere una visione dello stato di salute dell’azienda.

Cosa sono le scritture contabili

Le scritture contabili sono documenti che registrano in modo sistematico e continuo tutte le operazioni economiche e finanziarie di un’impresa.

Queste registrazioni hanno un duplice scopo. Da una parte, servono a garantire la conformità alle norme civilistiche e fiscali. Dall’altro, offrono agli imprenditori uno strumento per semplificare la gestione della propria azienda, poiché riportano in modo ordinato le informazioni essenziali su movimenti e operazioni.

Le scritture contabili si distinguono in obbligatorie (per tutti gli imprenditori o solo in determinati casi) e facoltative, comunque utili alle aziende.

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Perché le scritture contabili sono importanti per un’impresa

Perché una piccola e media impresa commerciale dovrebbe avere cura della tenuta delle scritture contabili?

Ecco un elenco dei principali motivi:

• aiuta a monitorare giorno per giorno l’andamento economico e finanziario dell’attività e prendere decisioni più informate;
• permette di evitare sanzioni fiscali e amministrative, grazie alla conformità alle normative vigenti;
• facilita la redazione del bilancio d’esercizio e di altri documenti contabili obbligatori;
• agevola il dialogo con banche, investitori e consulenti, grazie a una documentazione affidabile.

Scopri come leggere un bilancio di esercizio, nella guida passo a passo per non esperti.

Quali sono le scritture contabili obbligatorie

L’articolo 2214 del Codice Civile stabilisce l’obbligo per tutti gli imprenditori che esercitano un’attività commerciale di tenere le seguenti scritture contabili:

• Libro giornale: è il registro in cui si annotano tutte le operazioni contabili, in modo cronologico e secondo il metodo della partita doppia. Le operazioni includono le transazioni in entrata e in uscita: l’incasso delle fatture, i pagamenti ai fornitori, il versamento degli stipendi ai dipendenti e così via. Per movimento deve essere indicato l’importo, la data, una denominazione e una breve descrizione. Per la compilazione del libro giornale, è utile tenere la prima nota.
• Libro degli inventari: tiene traccia di tutti i beni di cui dispone un’azienda (materiali, immateriali e finanziari). Al suo interno si registrano, ad esempio, le attrezzature, i macchinari, la liquidità disponibile, i crediti e i debiti commerciali. È una fotografia della situazione economico-patrimoniale dell’azienda.

Alcune scritture, invece, sono facoltative per “i piccoli imprenditori”, ma obbligatorie per determinate categorie di aziende:

• Registri IVA: servono a documentare le operazioni relative all’imposta sul valore aggiunto. Rientrano i registri delle fatture emesse, degli acquisti e dei corrispettivi.
• Libro mastro (o mastro dei conti): raccoglie la sintesi di tutti i conti aziendali (mastrini) interessati alla gestione dell’attività.
• Registro dei Beni Ammortizzabili: riporta i dettagli sulle immobilizzazioni e sull’ammortamento e risulta obbligatorio per le imprese che possiedono beni strumentali.
• Scritture Ausiliarie di Magazzino: vengono utilizzate per monitorare i movimenti in entrata e in uscita del magazzino.

Leggi la guida ai registri IVA.

Altre scritture sono obbligatorie in base alla forma giuridica.

Ad esempio, le società a responsabilità limitata devono tenere il Libro delle decisioni dei soci e il Libro delle decisioni degli amministratori.

Le società per azioni, invece, hanno l’onere di mantenere il Libro dei soci, il Libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee, il Libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale, il Libro delle adunanze e delle deliberazioni del comitato esecutivo, il Libro delle obbligazioni e il Libro delle deliberazioni del comitato esecutivo.

Questo elenco di scritture contabili non è esaustivo e non tiene conto di quelle facoltative, utili alla gestione dell’azienda.

Per sapere quali scritture sono obbligatorie per la tua impresa e quali sono le più utili per il tuo specifico tipo di attività, ti consigliamo di rivolgerti al Commercialista.

Come si tengono le scritture contabili: il principio della partita doppia

Le scritture contabili nelle imprese soggette alla contabilità ordinaria si basano sul principio della partita doppia: ogni operazione viene registrata in due conti, uno in dare e uno in avere, mantenendo sempre l’equilibrio tra costi e ricavi, attività e passività.

Questo metodo assicura maggiore precisione e controllo, ma richiede competenze specifiche.

Vuoi saperne di più sulla partita doppia? Leggi l’approfondimento: Partita doppia: cos’è e come funziona.

Come gestire le scritture contabili: l’aiuto di un software di contabilità

Tutte le operazioni contabili devono essere registrate nelle scritture contabili, in modo costante, ordinato e cronologico.

Inoltre, tutta la documentazione deve essere conservata per almeno 10 anni a partire dalla data di chiusura dei registri e risultare consultabili e verificabili in caso di controllo da parte delle autorità.

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• consultare report personalizzabili e aggiornati in tempo reale;
• conservare in modo digitale i documenti, in linea con le norme sulla dematerializzazione.

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