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Come gestire il tempo quando non ne hai: 4 modi in cui imprenditori e professionisti si auto-sabotano

Come gestire il tempo quando non ne hai: 4 modi in cui ti auto-saboti

Stress e ansia non sono i giusti collaboratori in ufficio, soprattutto se le cose da fare sono tante e il tempo è poco. Alcuni consigli per lavorare meglio e più efficientemente

 

Hai rimandato per settimane un lavoro importante, e ora la deadline ti pende sulla testa come una Spada di Damocle. Eppure tu cosa fai? Continui a rimandare perché stai cercando di fare altre cento cose contemporaneamente. E intanto l’ansia sale, e quell’unico compito davvero importante è ancora lì, insoluto.

E quella mail a cui non hai ancora risposto? Ti basterebbero 10 minuti, ma più il tempo passa e più vorresti farne passare.

Vogliamo parlare della corsa per andare ad acquistare la marca da bollo da apporre sulla fattura perché non trovi la serie da 20 che hai comprato due settimane fa e che è probabilmente sepolta sotto carte, scontrini e appunti perché non hai mai tempo di riordinare l’ufficio?

Purtroppo è molto facile finire in situazioni come queste, soprattutto quando il carico di lavoro si fa pesante e quando bisogna prendere decisioni importanti. Capire come gestire il tempo quando non ne hai è veramente difficile. Oltre un certo punto, però, è il caso di correre ai ripari. Bisogna quindi fermarsi un momento, mettere tutte le carte in tavola, scomporre i problemi in dettaglio e trovare una soluzione adeguata ad ogni singolo caso.

Ecco le situazioni più comuni in cui, anziché risolvere un problema, ti vai a complicare la vita.

Continui a girare intorno ai problemi senza darti delle priorità

Quando si è particolarmente impegnati e stressati, spesso ci si focalizza su ciò che ha la scadenza più vicina, anche se in realtà è meno importante di altre cose meno urgenti.

Lo stress fa sì che il nostro punto di vista si restringa e non ci fa cogliere il senso più ampio delle cose, senza stabilire quali siano i compiti più importanti che dobbiamo svolgere prima e meglio.

L’unica soluzione è fermarsi, fare mente locale e concentrarsi su ciò che è importante ma non urgente. Per farlo, devi prima di tutto pensare a quello che è meglio per te, non a quello che ti chiedono gli altri. Per gli altri sarà sempre tutto importante e sempre tutto urgente. Stabilisci le tue priorità, e poi affrontale una alla volta prima di passare al compito successivo.

Leggi i metodi di gestione delle priorità della Guida Danea alla Produttività

Non vedi le soluzioni più semplici per portare a termine i tuoi compiti

Quando siamo sotto stress spesso abbiamo maggiore difficoltà nel riconoscere la strada più semplice per concludere una cosa, anche se abbiamo la soluzione a portata di mano. Torniamo sempre al nostro punto di vista, che non è abbastanza ampio e ci costringe ad una visione limitata.

La nostra mente perde di elasticità, e questo accade ancora più frequentemente ai perfezionisti.

Più si è sotto stress e più ci si complica la vita. Ad esempio, alle persone molto occupate capita di restare spesso a corto di cibo, cosa che le costringe a perdere tempo per comprare due o tre cose al volo o a ripiegare su ristoranti, take away o cibo consegnato a domicilio, scelta che alla lunga fa male sia alla salute che al portafogli. Ma pensare di mettersi a fare una lista ragionata della spesa, prendersi il tempo necessario per fare una scorta decente e pensare addirittura di dover impiegare del tempo per cucinare e prepararsi i pasti sembra una soluzione inaffrontabile.

Per uscire da questa situazione e tornare a vedere chiaramente le soluzioni più semplici, fai un passo indietro ed esamina le tue convinzioni. Se hai la tendenza a ragionare per estremi, cerca di trovare una via di mezzo tra un estremo e l’altro. Una soluzione al problema del cibo potrebbe essere il semplice acquisto di un freezer e di un microonde, così da poter fare una sola spesa e impiegare magari una mezza giornata a preparare e mettere via del cibo sano che avrai poi a disposizione in pochi minuti nei momenti in cui non avrai tempo di prepararti un pasto fresco.

Ricordati di prenderti delle pause, cerca di importi di alzarti ogni tanto da quella scrivania, prendi un po’ d’aria, muoviti un po’. L’occasione di fare una commissione può servirti proprio a staccare qualche momento dal tuo lavoro. Muoversi fa bene alla mente, e può aiutarla a rilassarsi e a riacquistare elasticità e freschezza.

Affronti i problemi ricorrenti ogni volta come se fosse la prima volta invece di cercare soluzioni definitive

Più la nostra mente è stanca, più tendiamo ad occuparci personalmente di cose che in realtà potremmo benissimo delegare o commissionare esternamente. Il fatto di chiedere aiuto a qualcuno non ci passa neanche per l’anticamera del cervello.

Perché ritrovarsi con la casa e l’ufficio in disordine perché non si ha mai tempo di fare le pulizie, e invece non assumere qualcuno che si incarichi di farlo? Non si tratta di costi inaccessibili, tu avrai un problema in meno a cui pensare e in un ambiente pulito e ordinato ti stresserai di meno.

Le situazioni problematiche ricorrenti spesso richiedono soluzioni semplici. Si tratta di impostare un metodo, un sistema che una volta avviato eviterà che si ripetano.

Se ti capita di dimenticare regolarmente il caricabatteria del tuo smartphone a casa quando vai in ufficio, acquista un caricabatteria da tenere sempre là.

Ti trovi a dover correggere sempre gli stessi errori dei tuoi collaboratori? Abitua il tuo team a stilare una checklist (un elenco di verifiche da fare) in modo che siano in grado di controllare e correggerli da soli. All’inizio potrai impegnare parecchio tempo per elaborare dei metodi efficaci, ma quel tempo si ripagherà presto. Alla fine ti basterà impiegare un’ora alla settimana per controllare e ottimizzare il tuo sistema, perché avrai creato un circolo virtuoso che ti consentirà di elaborare le strategie necessarie ad arginare i tuoi problemi ricorrenti un pezzetto alla volta fino ad eliminarli del tutto.

Tendi a evitare di affrontare le situazioni ansiogene

Quando si è sotto pressione è normale cercare di evitare le situazioni che possono essere fonte di ansia. Questo può però portare a rimandare decisioni importanti, come una discussione con il proprio team o una contrattazione per un lavoro, persino la presentazione di un progetto.

Si cerca di evitare situazioni del genere pensando di poterle affrontare in seguito, nella speranza di avere quel momento di calma e lucidità necessarie per farlo nel modo giusto. Ma così facendo, si continua a posticipare e a rimandare le questioni più importanti, continuando ad occuparsi in modo anche compulsivo di cose meno stressanti ma più superficiali.

Ci sono tanti modi per evitare l’ansia, e tra questi anche il cercare distrazione guardando cose a caso in televisione, o attaccarsi ossessivamente a Facebook. Tra questi modi c’è anche l’abitudine di occuparsi delle cose più semplici, meno utili e meno importanti della propria to-do list, evitando sistematicamente di prendere in mano i punti fondamentali, che ci causano maggiore ansia.

Se vuoi padroneggiare in modo costruttivo le situazioni per te ansiogene devi saperti ritagliare degli spazi nella tua vita che ti permettano di lavorare sulla tua emotività e sul tuo pensiero in assenza di ansia e stress. Con un po’ di pratica imparerai presto a riconoscere quando stai facendo una cosa per evitare di farne un’altra.

Ti sei riconosciuto in almeno una di queste situazioni?

Non ti preoccupare, sei in buona compagnia! Sono comportamenti in cui incorrono moltissime persone, e non riguardano alcun deficit comportamentale. Spesso sono soltanto delle abitudini sbagliate, e il primo passo è imparare a riconoscerle e a imporsi un minimo di disciplina. Non essere troppo severo con te stesso, ma una volta riconosciuta una di queste attitudini sforzati di liberartene prima che attecchisca e si radichi al tuo lavoro e alla tua vita.

Riducendo ansia e stress potrai lavorare meglio, impiegando meno tempo e dedicando la giusta attenzione ad ogni singola attività, sulla base della loro priorità e senza farti distrarre dalle piccole seccature quotidiane, potendo così goderti anche il tempo necessario alla tua persona, alla tua salute, ai tuoi affetti.

Leggi anche: Diventare imprenditori: come la paura aiuta (e fa male) all’impresa

Stefano

Dal 2001 scrivo per siti internet e blog (passando per quelle che una volta erano le webzine, le community, ecc ecc). Lavoro in proprio come freelance e collaboro con diverse agenzie di comunicazione e ...

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