Gestione del tempo: 5 dritte contro le distrazioni a lavoro

Gestione del tempo: 5 consigli per eliminare le distrazioni a lavoro

A lavoro passi il tempo tra una distrazione e l’altra? Ecco come eliminarle ed ottenere una gestione del tempo efficiente!

Qual è il modo migliore per ottimizzare la gestione del tempo e la gestione scadenze durante l’orario lavorativo? Scopriamolo subito insieme analizzando 5 pratici consigli che ci permetteranno di scoprire come organizzare la propria vita professionale nel modo corretto: validi suggerimenti da sfruttare tutti i giorni per risultare quanto più prestanti e produttivi possibile.

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#1 – Raggruppare tutti gli incarichi secondari e svolgerli solo in momenti prestabiliti

Considerato il fatto che le telefonate, gli SMS e le interruzioni da parte dei colleghi rappresentano per qualsiasi professionista le principali cause di distrazione, chi vuole migliorare la propria gestione del tempo e degli obiettivi deve fare tutto il possibile per massimizzare la concentrazione riducendo ai minimi termini l’influenza delle interferenze derivanti dall’esterno: per riuscire in tutto questo risulta necessario raggruppare i vari incarichi secondari in un momento prestabilito della giornata (ad esempio mattina presto o tardo pomeriggio), di modo che le restanti ore possano essere pienamente dedicate allo svolgimento delle mansioni più importanti. Anche disattivare le notifiche di cellulare-computer-tablet e munirsi di cuffie “anti-rumore” può risultare utile per ottenere riscontri migliori già nell’immediato.

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#2 – Gestire la posta elettronica con intelligenza

Dato che, stando ad uno studio condotto da McKinsey Global Institute, ogni persona dedica mediamente 13 ore a settimana (28% del tempo lavorativo) a leggere, cancellare, ordinare ed inviare le proprie e-mail, per evitare di farsi schiavizzare dalla posta elettronica è importante riuscire a gestirla nelle modalità e nelle tempistiche più corrette. Un buon modo può essere quello di dedicarsi alle email al massimo ogni tot ore facendo sì di concentrarsi su altre mansioni più urgenti senza distrazioni. Esistono poi delle utili estensioni per browser, come il Block site di Chrome, che consentono di non permettere l’accesso a determinati siti (ad esempio social o posta elettronica) durante determinati frangenti della giornata, garantendo a chi le utilizza una migliore e più efficiente gestione del tempo.

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#3 – Non sottovalutare l’importanza delle pause

Nella gestione del tempo e degli obiettivi come anche nella gestione scadenze, è importante ricordare che per ottenere dei buoni risultati bisogna concedersi periodicamente delle piccole pause che permettano di ricaricare le batterie per continuare a dare il massimo anche nelle giornate più stressanti. Che ci si riposi 5 minuti ogni 25 minuti di lavoro come imposto dalla Tecnica del Pomodoro o che ci si svaghi per 17 minuti ogni 52 minuti di attività come suggerito da uno studio condotto dal Draugiem Group, il denominatore comune non cambia mai: le mansioni più lunghe ed impegnative devono sempre essere interrotte da brevi intervalli durante i quali sia possibile riprendersi dal punto di vista psico-fisico.

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#4 – Organizzare le riunioni una dopo l’altra

Visto che stiamo spiegando come organizzare la propria vita per renderla più produttiva, un altro consiglio da prendere in considerazione è certamente quello di raggruppare tutte le riunioni quotidiane in un lasso temporale quanto più ristretto possibile: se il primo incontro è previsto per le 9:00 del mattino e dura al massimo 45 minuti, il secondo deve essere programmato immediatamente dopo perché, così facendo, si evita di perdere tempo in attesa dell’interlocutore successivo.

Leggi anche:  Riunioni aziendali e gestione del tempo: 5 dritte per migliorare

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#5 – Allontanarsi dalle distrazioni

Affinché sia davvero possibile abbracciare una buona gestione del tempo, risulta assolutamente necessario auto-imporsi l’allontanamento spontaneo da tutte le fonti di distrazione. I colleghi parlano a voce troppo alta? Il telefono continua a squillare? La musica dell’ufficio infastidisce? A prescindere dal disturbo provato, l’unica cosa da fare quando manca la concentrazione è trovare un posto più tranquillo in cui potersi isolare dal resto del mondo per dedicarsi soltanto alle mansioni da svolgere.

Questi i nostri 5 consigli per migliorare la gestione del tempo e degli obiettivi: soluzioni efficaci che, se messe in pratica tutti i giorni nel modo corretto, permetteranno di aumentare le performance con semplicità ed immediatezza.

photo credit: Sean MacEntee cc


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Alice

Nasco a Milano nel 1985 e il primo ricordo di scuola è il quaderno coi temi d’italiano che ancora conservo. Frequento il liceo artistico a Padova, ma passo intere giornate a scrivere racconti sugli ...

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