Gestione del tempo e organizzazione: 15 pessime abitudini sul lavoro

Gestione del tempo, organizzazione e produttività: 15 cattive abitudini da evitare sul lavoro

Come migliorare la gestione del tempo in ambito professionale. Alcuni consigli per non perdere la concentrazione sul lavoro e rimanere produttivi

Come ottimizzare la gestione del tempo a livello professionale? Ecco 15 cattive abitudini da evitare il più possibile: inclinazioni diffuse ma controproducenti, capaci di ridurre la resa e i livelli di produttività.

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#1- Avere l’impulso di farsi distrarre dal web

Non appena si percepisce l’irrefrenabile impulso di cercare qualcosa online (definizioni, procedure, ecc.), fermarsi immediatamente e creare un promemoria per ricordarsi di eseguire la ricerca quando il lavoro da svolgere è stato concluso.

Se, però, il concetto da trovare nel web serve per procedere con la mansione, utilizzare solo il motore di ricerca, evitando di farsi distrarre da altre questioni. Un buon consiglio per aumentare la concentrazione, potrebbe essere quello di bloccare sul computer di lavoro siti web e piattaforme di svago come Social Network o blog.

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#2- Sentire il bisogno di imbrogliare

Quando in ambito produttivo il professionista comincia a sentire la necessità di imbrogliare e giustifica tale bisogno ripetendo a se stesso che non c’è nulla di male perché fino a quel momento si è sempre comportato bene, lo stesso entra automaticamente in un circolo vizioso in grado di rovinare tutte le buone azioni compiute in passato.

Anche se il lavoratore crede che il fatto di essersi sempre dimostrato onesto e corretto giustifichi qualche frangente di cattiva condotta, per gli psicologi questa sorta di “licenza morale” è controproducente, in quanto, prima porta un peggioramento delle prestazioni e poi impone uno sforzo per tornare ai livelli precedenti.

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#3- Rinviare i compiti più lunghi e complessi

Visto che la forza di volontà diminuisce con il passare del tempo, chi vuole ottenere risultati concreti deve sforzarsi di svolgere prima le mansioni più difficili e poi quelle meno impegnative. Trascorrendo la mattinata a eseguire solo attività semplici e piacevoli, ci si trova di pomeriggio a dover fare i conti, oltre che con i compiti più lunghi e complessi, anche la stanchezza psico-fisica.

Il consiglio è quindi quello di iniziare la giornata in quarta dedicandosi alle attività che richiedono un maggiore dispendio di energie, per poi trascorrere le ore conclusive in maniera più rilassata.

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#4- Pianificare le attività del giorno

La buona gestione del tempo dipende, tra le varie cose, anche dalla capacità del professionista di rendersi disponibile solo nei casi effettivamente necessari. Se, per esempio, un collaboratore o un cliente telefona 100 volte al giorno per chiedere delucidazioni, si rischia di non dedicare sufficiente tempo alle altre attività da svolgere.

Per evitare situazioni del genere, è quindi opportuno pianificare chiamate e incontri prima di iniziare il progetto, così da fare capire al referente quando può o non può disturbare.

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#5- Pensare di poter operare in multitasking

La scienza è chiara in merito: solo il 2% della popolazione ha la capacità di svolgere più azioni contemporaneamente. Chi opera in multitasking anche se non è sicuro di rientrare in tale percentuale, deve quanto meno fare il test per accertarsi della cosa, perché dedicarsi a diverse mansioni insieme senza esserne capaci porta l’opposto della produttività.

Se si fa parte del restante 98% delle persone, bisogna eseguire un’attività alla volta.

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#6- Non definire le giuste priorità

Chiunque sbagli nella definizione delle proprie priorità, si auto-infligge in automatico uno scarso livello di resa. La prima cosa da fare per ottimizzare il tempo è individuare le 2-3 attività quotidiane principali e stabilire il quantitativo di ore necessarie al loro svolgimento. Se, per esempio, tali mansioni richiedono 8 ore, è perfettamente inutile incastrare nella stessa giornata altri impegni. Se, al contrario, questi compiti possono essere eseguiti durante la mattinata, il pomeriggio va riempito con riunioni o arretrati da concludere il prima possibile.

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#7- Avere una scrivania disordinata

Secondo recenti statistiche, l’ufficio pulito e la scrivania sistemata garantiscono un aumento del rendimento pari al 5%, che su 8 ore di lavoro al giorno corrisponde a 24 minuti in più a disposizione (+2 ore a settimana). Fare quindi tutto il possibile per mantenere ordinati i propri ambienti professionali, così da poter incrementare la resa senza il minimo sforzo.

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#8- Rendersi disponibili in ogni momento

Essere sempre troppo disponibili causa un incredibile spreco di tempo. Il modo più semplice per guadagnare minuti preziosi e ottimizzare tutte le ore del giorno, è quello di isolarsi completamente.

Mettere il telefono cellulare in modalità silenziosa, uscire dai Social Network, rendere occupato lo stato delle chat utilizzate e chiudere la porta del proprio ufficio. Così facendo le altre persone si sentiranno meno autorizzate a interrompere l’attività svolta.

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#9- Accettare qualunque richiesta

Partendo dal presupposto che, come sostiene David Allen, “Si può fare qualsiasi cosa, ma non si può fare tutto”, per ottimizzare la gestione del tempo è importante saper dire di no quando lo svolgimento di una certa attività risulta problematico.

Se non si possiedono le competenze o se si ha poco tempo, invece di fare brutte figure, è meglio scartare subito la richiesta.

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#10- Non concludere i compiti della giornata

Molto spesso capita che un professionista scriva una lista di cose da fare durante la giornata e, arrivato a sera, non riesca a concludere le varie attività programmate. Che si tratti di pigrizia o di cattiva pianificazione, chi vuole incrementare la produttività deve occuparsi di tutte le mansioni entro i tempi stabiliti.

Non esistono scuse: oggi va fatto quello che è presente nel proprio calendario.

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#11- Utilizzare strumenti diversi per ricordare le mansioni da svolgere

Quante volte capita che un cliente mandi una richiesta in Skype, un altro via mail e un altro ancora tramite SMS? E quante volte capita di perdersi qualche conversazione o di dimenticare di svolgere una certa attività?

Il modo più facile per gestire situazioni del genere è quello di utilizzare un unico strumento di pianificazione delle mansioni. Appena si riceve un messaggio di posta elettronica o una chiamata, trascrivere subito il contenuto in un sistema unico che permetta sempre di avere tutto sotto controllo.

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#12- Dimenticare le buone idee

Non appena una buona idea balena nel cervello, bisogna subito catturarla scrivendola da qualche parte per poterla sviluppare quando c’è tempo a disposizione.

Ciò perché i tanti impegni quotidiani tendono a fare dimenticare anche le migliori intuizioni, ma se queste vengono trascritte in un posto sicuro, di certo non possono essere mai più scordate.

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#13- Pensare troppo al futuro

Certo pensare al futuro va bene, ma solo fino a un certo punto.

Se si comincia a trascurare l’attività di oggi per pianificare qualcosa di domani, i risultati tendono a rivelarsi inesorabilmente mediocri. Dedicarsi quindi a tale pratica soltanto dopo aver svolto tutti i compiti più imminenti.

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#14- Restare in attesa dell’ispirazione

Il professionista produttivo sa che restando sempre in attesa dell’ispirazione, rischia di perdere moltissimo tempo inutilmente.

Questo stesso professionista sa inoltre che ogni giorno c’è un momento in cui il rendimento è superiore. Che si tratti di mattina o pomeriggio, tale frangente deve essere sfruttato il più possibile per svolgere tutte le mansioni urgenti, difficili e problematiche.

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#15- Credere che il sonno sia sopravvalutato

Volente o nolente, un professionista di successo è anche colui il quale comprende l’importanza del riposo quotidiano. Chi pensa di poter dormire 3 ore per notte, forse nel breve periodo ottiene un incremento delle prestazioni, ma a lungo andare perde lucidità, prontezza e messa a fuoco. 7-8 ore di sonno ogni notte assicurano il giusto compromesso per essere sempre in perfetta forma.

Queste le 15 cattive abitudini che non permettono di ottimizzare la gestione del tempo: atteggiamenti e modi di fare controproducenti, soprattutto per chi ambisce a incrementare la produttività professionale.


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Alice

Nasco a Milano nel 1985 e il primo ricordo di scuola è il quaderno coi temi d’italiano che ancora conservo. Frequento il liceo artistico a Padova, ma passo intere giornate a scrivere racconti sugli ...

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