Inviare fatture al commercialista
con Easyfatt

 

Con Easyfatt puoi inviare al tuo commercialista, tramite e-mail, i documenti di vendita di un determinato periodo (fatture, note d'accredito/addebito, registrazioni di corrispettivi). I dati vengono trasmessi in formato PDF e/o in formato TeamSystem (garantendo, in questo caso, un'elevata automazione nell'inserimento delle registrazioni!). Per effettuare l'invio devi utilizzare Easyfatt Professional, Enteprise One o Enterprise e seguire le istruzioni della Guida in linea di Easyfatt al capitolo Varie > Invio fatture a commercialisti.

Formato PDF

Tutti i documenti del periodo vengono esportati su un unico file in formato PDF che può essere stampato/archiviato dal commercialista. Se nel periodo sono presenti registrazioni corrispettivi, queste vengono esportate su un secondo PDF specifico per il registro corrispettivi

Formato TeamSystem

Questo formato è compatibile con i software di gestione studio commercialistico TeamSystem GeCom Multi e LYNFA Studio.

Il primo invio con Easyfatt

Assicurarsi, prima di inviare il file, di aver compilato in maniera corretta le tabelle di conversione dei "Conti di vendita" e, se necessario, anche dei codici "Iva" e delle "Numerazioni" (altrimenti l'elenco delle note/avvisi riporterà un numero molto elevato di errori, ed in fase di importazione il commercialista otterrà errori tipo "Contropartita inesistente", etc.); tali tabelle sono richiamabili in Easyfatt dal menù:
Strumenti > Invia fatture a commercialista > Configura... > Tabelle di conversione.

Quali valori indicare nelle tabelle di conversione?

Dipende dalle codifiche usate dal tuo commercialista, lui potrà certamente aiutarti compilando ed inviandoti il modulo con le istruzioni di configurazione.

La prima importazione in TeamSystem

(istruzioni dedicate al commercialista)

Per effettuare l’importazione è sufficiente configurare e lanciare la procedura IMPDANEA (Importazione da Danea Easyfatt), che è totalmente gratuita per l'elaborazione di dati provenienti da Easyfatt; dato che il modulo "IMPDANEA" è in rapida evoluzione, assicurarsi di utilizzare sempre l'ultima versione disponibile del software TeamSystem.

  • Lanciare la procedura "IMPDANEA".
  • Impostare il nome del file esportato da Easyfatt (con estensione .gec) nella casella "Preleva file esterno", è possibile utilizzare la funzione di ricerca del file (icona con la lente di ingrandimento) oppure il tasto funzione F2. Una volta selezionato il file da importare l'applicazione leggerà il codice ditta presente nel file, che verrà visualizzato nella casella "Codice ditta su file".
  • Inserire il Codice ditta del cliente in "Codice ditta Multi". In alternativa, specificare quello di una ditta di test se si desidera fare delle prove.
  • Eseguire "Conferma"; apparirà la finestra con l'esito del controllo sulle fatture da importare, premere "Stampa" per avere un elenco di tutte le eventuali anomalie rilevate dalla funzione di controllo e poi decidere se proseguire o meno con l'importazione.


Note importanti per il commercialista

  • Le fatture di vendita generate a partire da ricevute fiscali o da vendite al banco vengono esportate con causale "022 FATT.DA CORRISP".
  • Assicurarsi di ricevere, assieme al file da importare (chiamato di norma EASYFATT.GEC), anche l'elenco delle note/avvisi; tale elenco viene solitamente inviato con la mail contenente il file da importare oppure nel file chiamato EASYFATT.TXT.
  • Quando TeamSystem importa una fattura da Easyfatt, verifica (tramite Codice fiscale / Partita Iva) se è relativa ad una anagrafica già presente in TeamSystem: in caso affermativo la associa a quest'ultima (senza eseguire alcuna modifica); in caso negativo crea una nuova anagrafica, compilando ragione sociale, indirizzo e CF/PI con le informazioni ricevute da Easyfatt.
    Si consiglia di compilare il CF/PI anche per le anagrafiche estere (anche quando non necessario dal punto di vista fiscale): Easyfatt infatti non esporta le fatture senza CF/PI in quanto TeamSystem non avrebbe poi la possibilità di associarle ad eventuali anagrafiche già presenti.
    E' buona cosa che al termine dell'importazione il commercialista riveda le nuove anagrafiche e le integri con le eventuali informazioni mancanti.
  • La Ritenuta d'acconto viene importata da TeamSystem solo se la ditta in TeamSystem ha la ritenuta attiva (es: libero professionista / studio professionale in contabilità semplificata / ordinaria). Nel caso di fatture verso condomìni la ritenuta viene importata solo se la ditta è in contabilità semplificata e l'anagrafica è impostata in TeamSystem con "Tipo soggetto rit. acc." = 3 (Condominio); in caso di Condomìni comunque Easyfatt segnala (a partire dalla versione 2013.24) presenza ed importo della Ritenuta nell'elenco delle note/avvisi di esportazione.