Elaborazione buste paga: gestione interna o esternalizzazione?

Ogni azienda con almeno un dipendente deve occuparsi dell’elaborazione delle buste paga. Nel farlo, ha due possibilità:

1. gestire internamente tutto il processo;
2. esternalizzarlo affidandolo a società o professionisti specializzati.

Non esiste un’opzione migliore in assoluto, ci sono molti aspetti da valutare per capire qual è la scelta più conveniente per te e la tua attività. Nei prossimi paragrafi ti aiuteremo a capire in cosa consiste l’elaborazione delle buste paga e quali sono vantaggi e costi delle due possibilità a tua disposizione: sbrigartela da solo o ricorrere a un aiuto esterno.

Elaborazione buste paga: in cosa consiste?

Partiamo dal principio: cosa devi fare, in pratica, per elaborare una busta paga? Per prima cosa devi assicurarti di registrare mensilmente tutte le presenze dei tuoi dipendenti. Questo vuol dire conoscere i loro orari di entrata e uscita, le ferie, le malattie e così via. La busta paga indicherà la retribuzione che spetta ad ogni dipendente in base al numero di ore di lavoro svolte nell’arco del mese. Ma non finisce qui. L’elaborazione della busta paga comporta una serie di adempimenti obbligatori. Eccone alcuni:

• l’elaborazione del modello F24 per il pagamento dei contributi INPS e IRPEF;
• la predisposizione e trasmissione all’INPS dei modelli Uniemens: una dichiarazione relativa ai dati retributivi e contributivi dei tuoi dipendenti;
• l’elaborazione delle spettanze di fine rapporto: ogni mese dovrai calcolare le quote di liquidazione da accantonare per ogni dipendente;
• il calcolo di ferie e permessi residui (che andranno indicati nella busta paga).

Inoltre, dovrai sempre tenere sotto controllo i giorni di maternità e congedo di cui ogni dipendente abbia usufruito, gestire le pratiche per assegni familiari e sugli infortuni sul lavoro. Tutte situazioni che vanno ad incidere sulla busta paga. Insomma, si tratta di un impegno non da poco che molti imprenditori scelgono di esternalizzare. Ma non sempre questa è la scelta migliore: oggi esistono moltissimi strumenti che semplificano incredibilmente la procedura. Vediamo, quindi, quali sono i pro e i contro del ricorso a società esterne e quando invece conviene fare le buste paga da solo.

Elaborazione buste paga: quanto costa esternalizzare?

L’esternalizzazione sembra la soluzione ideale per chi vuole liberarsi di tutte le incombenze contabili della propria azienda. Si può ricorrere a uno dei soggetti abilitati all’elaborazione delle buste paga, come una società contabile, un commercialista o un consulente del lavoro.  Attenzione però, c’è da fare un’importante precisazione: sia il costo del servizio esterno, che le incombenze che resteranno a tuo carico, dipendono molto da quali attività deciderai di esternalizzare. Puoi ad esempio affidare all’esterno la sola elaborazione delle buste paga oppure richiedere anche un supporto di natura giuridica, previdenziale e fiscale. O, ancora, puoi esternalizzare buste paga, adempimenti mensili e gestione del personale. Di solito le aziende che si occupano di questo tipo di contabilità offrono diversi pacchetti tra cui scegliere.

Naturalmente le tariffe variano da società a società ma considera che, in linea di massima, il costo elaborazione busta paga e dei principali adempimenti ad esse collegati (quelli elencati nel precedente paragrafo) si aggira tra i 30 e i 40 euro a busta paga. Se il contratto che hai stipulato con i lavoratori della tua azienda prevede 14 mensilità (include cioè la tredicesima e la quattordicesima), il costo elaborazione busta paga per ogni dipendente oscillerà tra i 400 e i 600 euro annui. Tieni presente che con l’aumentare del numero dei dipendenti aumenta (solitamente) anche lo sconto applicato dalle società esterne.

Pro e contro della esternalizzazione.

Tra gli aspetti positivi della esternalizzazione c’è sicuramente la drastica riduzione delle incombenze contabili a tuo carico: questo vuol dire più tempo (per te o per il dipendente che se ne sarebbe occupato) da dedicare ad altre mansioni. Altro vantaggio è l’azzeramento delle spese di formazione e aggiornamento: se decidessi di fare le buste paga da solo infatti, dovresti informarti e restare aggiornato su tutte le procedure e gli obblighi di legge. Inoltre, scegliendo una società contabile specializzata, il rischio di errori e dimenticanze si riduce drasticamente.

Passando ai punti di debolezza del ricorso a società esterne, va menzionato innanzitutto il costo della busta paga. Come detto poco fa, questo può variare molto in base al tipo di servizio che decidi di esternalizzare e dal numero di dipendenti della tua azienda. In ogni caso si tratterebbe di un costo fisso di cui non puoi non tenere conto. Inoltre, resteranno a tuo carico alcuni compiti come quello di registrare le presenze dei dipendenti e comunicarle entro termini precisi alla società contabile. Insomma, anche esternalizzando l’elaborazione delle buste paga, non potrai completamente dimenticarti dell’aspetto burocratico e contabile della tua azienda.

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Fare le buste paga da soli: quando conviene?

Veniamo ora alla seconda possibilità a tua disposizione: fare le buste paga da soli. A differenza del passato, oggi ci sono molti strumenti che vengono in tuo aiuto. Innanzitutto Microsoft Excel. Se hai dimestichezza con questo programma puoi creare da zero il tuo modello di busta paga da compilare ogni mese per ogni dipendente. Altrimenti, puoi sempre scaricare uno dei tanti modelli pronti disponibili online. Il ricorso a Excel abbatte sicuramente i costi ma, come aspetto negativo, aumenta il rischio di errori e imprecisioni. In alternativa puoi acquistare un software per l’elaborazione di buste paga: in questo caso la compilazione sarà “guidata”. Ciò vuol dire minore possibilità di sbagliare ma anche un costo, per l’acquisto del software, da mettere in preventivo.

Ricorda però, qualsiasi sia il software, l’uso di questo non esclude le competenze necessarie per l’uso!

Che tu scelga Excel o un software però, la gestione interna delle buste paga comporta che sarai tu (o il dipendente addetto) a dover ricordare tutte le scadenze e sbrigare gli adempimenti obbligatori per legge; ma cosa più importante: dovrai essere tu o una persona all’interno dell’azienda ad avere tutte le competenze di legge per gestire le buste paga e operazioni connesse in maniera impeccabile. Un errore in questo campo così delicato può costare molto caro, anche in termini umani!

Pro e contro della gestione interna delle buste paga.

Il vantaggio di questa scelta, accanto al costo ridotto, sta nella possibilità di avere sempre sotto controllo buste paga e aspetti contabili della tua attività. Inoltre la gestione delle comunicazioni è decisamente più snella perché avviene tra soggetti interni alla stessa azienda. Un aspetto negativo, invece, è sicuramente legato alle spese di formazione e aggiornamento che dovrai mettere in conto.

In conclusione, la risposta alla domanda “conviene fare le buste paga da solo?” non può che essere “dipende”. Dalle dimensioni della tua attività, dalla presenza di personale già formato con competenze contabili, dal budget che intendi destinare alla contabilità, e così via. Qualunque sia l’opzione che sceglierai, servirti di un software per la gestione del personale renderebbe di certo più semplice la raccolta dei dati sulle presenze dei tuoi dipendenti, indispensabile, come abbiamo visto, per la compilazione delle buste paga (interna o esterna che sia).

Dipendenti in Cloud ad esempio ti consente, in maniera semplice e rapida, una tenuta precisa dei fogli presenza e tenere traccia di malattie, ferie e di consultare lo storico buste paga dei tuoi dipendenti che continueranno a essere prodotte dal tuo consulente del lavoro. Non necessita di profonde competenze per l’uso ed è lo strumento ideale per semplificarti la vita nell’elaborazione delle buste paga, esterna o interna che sia.