Registri IVA la Guida Danea

Registri IVA: registro fatture emesse, registro acquisti e registro corrispettivi – la Guida Danea

Registri IVA: il registro fatture emesse e registro acquisti – la Guida Danea

I Registri IVA sono fondamentali per la liquidazione dell’IVA e per il controllo delle operazioni effettuate: vediamo nel dettaglio normativa, istruzioni generali di compilazione, tenuta e conservazione dei registri

La normativa IVA prevede l’obbligo per la generalità dei soggetti passivi della tenuta dei registri IVA dove annotare i documenti emessi e ricevuti quali:

  • il registro delle fatture emesse, regolato dall’art. 23 del D.P.R. n. 633/1972;
  • il registro delle fatture d’acquisto, regolato dall’art. 25 del D.P.R. n. 633/1972;
  • il registro dei corrispettivi, regolato dall’art. 24 del D.P.R. n. 633/1972;

Il registro delle fatture emesse e quello delle fatture ricevute per gli acquisti effettuati rappresentano i registri fondamentali per la liquidazione dell’IVA, nonché per il controllo delle operazioni effettuate. Ad essi va aggiunto il registro dei corrispettivi per quelle eventuali operazioni effettuate dal contribuente nell’ambito del commercio al minuto o delle attività ad esso assimilate dall’art. 22 del  DPR n. 633/72, per le quali è data facoltà di non emettere la fattura, se non a richiesta del cliente.

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Registri IVA: il registro delle fatture emesse e il registro acquisti – aspetti generali

Se la fatturazione delle operazioni costituisce il primo fondamentale adempimento che certifica il verificarsi di un’operazione, la registrazione delle fatture emesse e degli acquisti rappresenta il passaggio conseguente, propedeutico a sua volta per l’effettuazione delle liquidazioni periodiche dell’IVA che determinano la posizione a credito o a debito del contribuente nei confronti dell’erario in un determinato periodo di riferimento (generalmente il mese o il trimestre).

Analizziamo dapprima quelli che sono gli aspetti generali validi per tutti i registri previsti dalla normativa IVA, quali le modalità relative all’istituzione dei registri, le modalità di tenuta, di conservazione, per poi analizzare le caratteristiche specifiche dei due principali registri: il registro delle fatture emesse e il registro degli acquisti.

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Istituzione dei registri e adempimenti iniziali

Ai fini dell’istituzione e della regolare tenuta dei registri IVA non sono necessari particolari adempimenti: è sufficiente provvedere all’apposizione di un numero progressivo e dell’anno di riferimento su ogni pagina del registro stesso al momento dell’utilizzo (ad esempio per i registri relativi all’anno 2015 “pag. 1/2015, 2/2015…”).

I registri IVA sono esenti da imposta di bollo e da vidimazione iniziale; pertanto possono essere tenuti su registri tradizionali (e compilati manualmente), su registri a fogli mobili (e compilati manualmente o con modalità meccanografiche) o su tabulati meccanografici o elettronici.

Nel caso di utilizzo di tabulati di macchine elettrocontabili o di sistemi informatici non sono necessarie preventive autorizzazioni e il loro utilizzo è regolare se:

  • i dati risultano aggiornati sugli appositi supporti magnetici (entro 60 giorni dalla loro manifestazione);
  • la stampa su supporto cartaceo viene effettuata entro il terzo mese dal termine di presentazione della dichiarazione annuale (ad esempio i registri iva relativi all’anno 2015 la cui dichiarazione dovrà essere presentata entro il 30/09/2016 devono essere stampati entro il 31/12/2016);
  • In caso di ispezioni o verifiche i dati devono risultare aggiornati e stampabili su richiesta ed in presenza dei verificatori.

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Modalità di tenuta

Come previsto dall’art. 2219 del codice civile (richiamato anche dalle norme fiscali) tutte le scritture contabili (compresi quindi i registri Iva) devono essere tenuti secondo le norme di un’ordinata contabilità e quindi senza:

  • spazi in bianco;
  • interlinee;
  • trasporti a margine.

Non sono consentite abrasioni e, se è necessario provvedere a delle cancellazioni le stesse devono essere eseguite in maniera da rendere leggibili le parole cancellate

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Conservazione dei registri

Per quanto tempo devono essere invece conservati i registri Iva?

L’art. 39 comma 3 del DPR n. 633/1972, in merito alla conservazione dei registri, rinvia alle disposizioni di cui all’art. 22 del DPR n. 600/1973 il quale prevede che, in generale, tutte le scritture contabili debbano essere conservate fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo d’imposta, anche oltre il termine stabilito dall’art. 2220 del codice civile o da altre leggi tributarie.

Da un punto di vista fiscale viene quindi previsto che i registri devono essere conservati per un periodo minimo di quattro anni decorrenti dal 31 dicembre dell’anno in cui è stata presentata la dichiarazione cui si riferiscono le registrazioni.

Ad esempio i registri iva relativi all’anno 2015, la cui dichiarazione è stata presentata nel 2016 dovranno essere conservati almeno fino al 31/12/2020.

Attenzione che tale termine, in specifiche circostanze, viene prorogato (ad esempio nei caso in cui non venga presentata la dichiarazione), mentre a fini civilistici l’art. 2220 del codice civile prevede che le scritture contabili debbano essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Per quanto riguarda infine le modalità di conservazione, oltre alla tradizionale modalità di registri cartacei è possibile anche attuare, nel rispetto di specifici requisiti anche modalità di conservazione dei registri su supporti di tipo fotografico o elettronico.

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Luogo di conservazione

I registri devono essere conservati nei luoghi in cui viene esercitata l’attività o presso terzi, previo rilascio da parte del soggetto terzo dell’attestazione di tenuta delle scritture contabili, da esibire in caso di verifica da parte degli organi di controllo.

Negli ultimi anni sempre più imprese affidandosi a software di fatturazione e contabilità professionali come Danea Easyfatt hanno semplificato la tenuta dei registri IVA obbligatori.

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Luca Mambrin

Dottore Commercialista e Revisore contabile a Trieste, se mi avessero domandato ai tempi dell’università “cosa farai da grande” non avrei mai risposto “il dottore commercialista”: ed invece ...

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