Registri IVA obbligatori: definizione, tenuta e conservazione

Registri IVA: cosa sono, quali sono quelli obbligatori e quali adempimenti specifici sono previsti per chi esercita attività d’impresa o professionale?

La tenuta dei registri IVA di fatture, corrispettivi e acquisti è uno degli obblighi previsti per chi esercita un’attività di lavoro autonomo o imprenditoriale e l’adempimento è funzionale anche ai fini della liquidazione dell’IVA dovuta a cadenza mensile o trimestrale.

La normativa di riferimento è contenuta nel DPR n. 633/1972, che agli articoli 23, 24 e 25 fornisce le regole per la registrazione delle fatture emesse e ricevute, dei corrispettivi giornalieri e dei documenti relativi a beni e servizi acquistati o importati.

L’avvio ormai a pieno regime della fatturazione elettronica ha portato a modifiche importanti sul fronte degli obblighi per le imprese.

In caso di tenuta dei registri contabili in formato elettronico non è obbligatoria la stampa, a patto che in sede di accertamento, ispezione e verifica sia in ogni caso possibile la stampa su richiesta degli organi verificatori.

Dopo alcuni concetti introduttivi, soffermiamoci nel dettaglio su cosa sono i registri IVA e quali sono gli obblighi specifici previsti per te, titolare di Partita IVA.

Cosa sono i registri IVA: definizione e soggetti obbligati alla tenuta

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Ogni imprenditore, nella gestione amministrativa della propria attività, è tenuto a rispettare specifici obblighi in materia di tenuta di libri, scritture sociali e contabili.
Questo sia per rispettare gli adempimenti in materia di trasparenza nei confronti di soggetti terzi, sia per documentare la corretta gestione dell’impresa.

I registri IVA rientrano tra i documenti contabili obbligatori ai fini di adempiere alla normativa fiscale, secondo le disposizioni specifiche previste in materia di imposta sul valore aggiunto dal DPR n. 633/1972.

Questi consentono infatti di tenere traccia delle operazioni rilevanti ai fini del corretto assolvimento degli adempimenti in materia di IVA. Dal punto di vista pratico, si tratta di documenti che evidenziano le operazioni attive e passive così come, ad esempio, l’aliquota IVA applicata a ciascuna di queste.

Tenuto conto delle ragioni alla base dell’adempimento, gli obblighi in materia di registri IVA si applicano a imprese, lavoratori autonomi e liberi professionisti che effettuano operazioni imponibili e, quindi, sono considerati soggetti passivi IVA.

Le tre tipologie di registri IVA: fatture, corrispettivi e acquisti

Per comprendere al meglio di cosa stiamo parlando, è bene scendere nel dettaglio analizzando le tre tipologie di registri IVA previste dalla normativa:

• registro delle fatture;
• registro dei corrispettivi;
• registro degli acquisti.

Il registro delle fatture è disciplinato dall’articolo 23 del DPR 633/1972. Al suo interno è necessario annotare le fatture emesse, nell’ordine della loro numerazione, entro il quindicesimo giorno del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione. Per ogni fattura dovrai indicare numero progressivo, data di compilazione, dati del cliente, importo dell’imponibile, dell’imposta e della relativa aliquota.

Sono esentati dall’obbligo di tenuta del registro delle fatture i soggetti che operano in regime forfettario, così come in via generale coloro che operano in regime di esenzione IVA.

Il registro dei corrispettivi è disciplinato dall’articolo 24 del DPR 633/1972 ed è obbligatorio per i commercianti al minuto e per gli esercenti attività assimilate. Viene compilato ai fini di indicare le operazioni giornaliere effettuate, l’importo globale dei corrispettivi delle operazioni e l’imposta dovuta distinta a seconda dell’aliquota applicabile.

A differenza del registro delle fatture, se rientri nei soggetti obbligati al registro dei corrispettivi, dovrai annotare le operazioni entro il giorno successivo a quello di effettuazione dell’operazione.

L’articolo 25 del DPR 633/1972 disciplina invece le regole relative al registro degli acquisti, all’interno del quale dovrai annotare fatture e bollette doganali relative a beni e servizi acquistati o importati nell’esercizio della tua attività d’impresa, arte o professione.

Sul fronte delle tempistiche, dovrai annotare le operazioni prima della liquidazione periodica in cui eserciti il diritto alla detrazione IVA e, in ogni caso, entro il termine di presentazione della dichiarazione IVA dell’anno di riferimento.

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Istituzione e tenuta dei registri IVA

Analizzate quelle che sono le tipologie di registri IVA obbligatori per le imprese, soffermiamoci ora sulle regole e sulle procedure per la loro istituzione e tenuta.

In questo caso è il Codice Civile a dettare le istruzioni da seguire e, in particolare, l’articolo 2219 prevede che: “tutte le scritture devono essere tenute secondo le norme di una ordinata contabilità, senza spazi in bianco, senza interlinee e senza trasporti di margini. Non vi si possono fare abrasioni, se è necessario effettuare delle cancellazioni, queste devono eseguirsi in modo che le parole cancellate siano leggibili”.

Secondo quanto previsto dal Codice Civile, quindi, non è necessario rispettare regole specifiche sull’istituzione dei registri.

Nonostante ciò, la libertà lasciata a te, imprenditore, deve allinearsi con le indicazioni che arrivano sul fronte della modalità di tenuta, di modo da garantire una rappresentazione chiara e “ordinata” dell’attività esercitata.

In linea generale quindi, dovrai tenere le scritture contabili senza spazi in bianco, senza interlinee e senza trasporti di margini.
Non sono ammesse cancellazioni ai dati indicati nei registri IVA e, qualora siano necessarie, è obbligatorio lasciare visibili le parti di testo eliminate (ad esempio, barrando il testo e non eliminandolo integralmente).

In merito all’istituzione dei registri dobbiamo ricordare che puoi avvalerti della modalità analogica, prevedendo quindi registri cartacei compilati manualmente e numerati progressivamente su ciascuna pagina.
Così come indicato dall’Agenzia delle Entrate nella risoluzione n. 85/E/2002, la numerazione dovrà indicare non solo il numero delle pagine ma anche l’anno di riferimento dell’operazione e, quindi, della contabilità.

Puoi anche istituire registri IVA in modalità elettronica, avvalendosi anche di soluzioni software predisposte per agevolare il lavoro di imprese e professionisti, come Danea Easyfatt.

Ricordiamo inoltre che per tutti i registri IVA l’articolo 39, comma 1 del DPR n. 633/1972 prevede l’esenzione dal versamento dell’imposta di bollo.

Gli obblighi di stampa e conservazione dei registri IVA

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Le tue scelte in merito alle modalità di istituzione e tenuta dei registri IVA condizionano anche i successivi obblighi di stampa e conservazione.

Su quest’ultimo punto, è previsto in linea generale che i registri contabili siano conservati per un periodo minimo di 10 anni dalla data dell’ultima registrazione e, in ogni caso, fino alla conclusione di eventuali attività di accertamento già avviate.

Sul fronte della stampa dei registri tenuti in modalità elettronica, dobbiamo soffermarci sulle modifiche normative che nel corso degli ultimi anni hanno rivisto le regole da seguire.

Per quel che riguarda i registri IVA tenuti con sistemi informatici, l’articolo 7, comma 4-ter del decreto legge n. 357/1994 prevede l’obbligo di stampa entro tre mesi dalla scadenza della dichiarazione dei redditi. La mancata trascrizione su supporti cartacei fino a questo termine è considerata regolare, a patto che in caso di controlli o ispezioni risultino aggiornati e possano essere stampati su richiesta.

In deroga alle disposizioni sopra riportate, il successivo comma 4-ter, introdotto dall’articolo 1, comma 2-bis del Decreto Semplificazioni n. 73/2022, ha previsto il venir meno dell’obbligo di stampa e conservazione sostitutiva digitale per i registri IVA tenuti e conservati con sistemi elettronici su qualsiasi supporto, sempre a patto che possano essere stampati su richiesta – e risultino aggiornati – in caso di ispezioni o verifiche.

Alla possibilità di tenuta dei registri IVA in modalità telematica si affianca quindi la possibilità di conservazione elettronica e, su questo aspetto, appare utile soffermarsi sulle istruzioni fornite dall’Agenzia delle Entrate.

Con la risoluzione n. 16 del 28 marzo 2022 è stato specificato che, anche in caso di tenuta dei registri in formato elettronico, non cambiano le regole in materia di conservazione e nel rispetto di quanto previsto dal decreto MEF del 17 giugno 2014 sarà necessario che i documenti archiviati in modalità informatica rispettino le caratteristiche essenziali di immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità.

Semplificando quindi non basta archiviare sul tuo computer o su un altro dispositivo il file relativo ai registri contabili, ma dovrai rispettare specifiche procedure, dettate dal codice civile, dal codice dell’amministrazione digitale e dalla normativa fiscale.

In particolare, la procedura di conservazione digitale dovrà consentire la ricerca e l’estrazione delle informazioni dagli archivi informatici, in relazione quantomeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste.

Il processo dovrà concludersi infine con l’apposizione di una marca temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione, entro i tre mesi successivi alla presentazione della dichiarazione dei redditi.

Registri IVA e liquidazioni periodiche

Da quanto abbiamo fin qui spiegato è chiaro che i registri di fatture, corrispettivi e acquisti sono di fatto la documentazione fondamentale per le imprese ai fini della corretta determinazione dell’IVA dovuta.

Questi registri ti consentono quindi di assolvere correttamente alla liquidazione IVA, considerando gli importi riportati sul fronte dell’IVA e debito e a credito, così come le aliquote per le diverse operazioni e le regole specifiche previste, ad esempio, per le operazioni sottoposte a regimi particolari come lo split payment.

Dal punto di vista pratico, dunque, per il calcolo dell’IVA dovuta dovrai considerare l’imposta esigibile per il periodo considerato, tenendo conto dei dati riportati nei registri di fatture e corrispettivi, e sottrarre l’imposta che emerge dal registro degli acquisti per la quale si eserciterà il diritto alla detrazione.

Sul fronte dei termini di versamento, ricordiamo che la liquidazione IVA può essere mensile o trimestrale.

Nel primo caso, dovrai effettuare calcolo dell’imposta dovuta in relazione alle operazioni effettuate mensilmente e procedere con il versamento entro il giorno 16 del mese successivo al periodo di riferimento.

Puoi optare per la liquidazione dell’IVA a cadenza trimestrale, versando le somme dovute entro il giorno 16 del mese successivo al trimestre, se rientri tra i contribuenti che nel periodo d’imposta precedente hanno registrato un volume d’affari pari o inferiore a 500.000 euro per quel che riguarda lavoratori autonomi e imprese che effettuano prestazioni di servizi, e 800.000 euro per le imprese che esercitano altre attività.

Ricordiamo infine che per effetto di quanto previsto dall’articolo 9 del decreto legislativo n. 1/2024, in caso di importi dovuti per il mese o trimestre inferiori alla soglia di 100 euro, potrai versare le somme dovute entro la scadenza del periodo successivo.