Guida alla scelta del software gestionale

L’organizzazione interna di un’azienda è molto complessa, per diverse ragioni. Esistono tante variabili da tenere in considerazione, numerosi campi a volte anche differenti che devono essere coordinati e combinati, come ad esempio la gestione dei pagamenti o l’inventario di magazzino.

Fino a poco tempo fa l’unica soluzione era un’amministrazione separata dei diversi ambiti, con numerosi file, documenti o dispositivi.

Fatture realizzate su carta o con software appositi, tabelle con inserimento manuale dei dati per la realizzazione di un inventario o documenti cartacei da tenere in cartelle apposite, che riempivano archivi.

La tecnologia e la digitalizzazione degli ultimi tempi ha dato però un grosso aiuto in questo ambito, facilitando enormemente tanti processi.

Con l’introduzione di fogli di calcolo, archivi digitali ed email si ha avuto un primo passaggio alla modernizzazione, ma il vero salto di qualità lo si ha avuto di recente, con l’affermazione del software gestionale: una tipologia di programma in grado di automatizzare molti processi e, soprattutto, raggrupparli in un unico sistema.

Introdurre un software gestionale per ottimizzare l’organizzazione

I software gestionali sono strumenti relativamente recenti nel mondo del lavoro e purtroppo sono ancora molte le realtà che non li hanno introdotti. Ciò capita solitamente nelle piccole e medie imprese, in particolare del settore manifatturiero, nel commercio al dettaglio o nella gestione di un e-commerce.

Gli imprenditori, in situazioni come queste, continuano ad utilizzare strumenti ormai obsoleti, come fogli cartacei e fogli di calcolo, per svolgere varie attività, come ad esempio la gestione del magazzino o la registrazione dei pagamenti.

Solo la fatturazione ha avuto un forte impulso verso il digitale, guidato dall’obbligo generalizzato di fatturazione elettronica imposto dall’ordinamento italiano.

Si tratta di un sistema frammentato, che impiega diversi software per ambiti differenti e richiede quindi particolare attenzione per evitare errori, oltre che a un uso più grande di risorse economiche.

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In situazioni come queste, ad esempio, per fare un inventario di magazzino è necessario tempo e impiegare più dipendenti per cercare di velocizzare il processo, compilando manualmente schede cartacee.

Per la gestione dei pagamenti vengono utilizzati strumenti differenti, come uno specializzato nella fatturazione, l’uso di un semplice calendario per ricordare le diverse scadenze e la realizzazione manuale di report mensili o mail di sollecito in caso di mancati pagamenti da parte dei clienti.

Tutte situazioni che, in definitiva, richiedono appunto tempo e un maggior esborso economico, perché le figure professionali impegnate in queste attività non possono svolgere mansioni più incentrate al portare avanti l’azienda. Non è poi da sottovalutare il rischio errore umano, che aumenta in questi casi.

Talvolta chi è a capo dell’azienda riconosce la difficoltà di alcuni sistemi e manifesta una volontà di migliorare, ma resta reticente all’idea del cambiamento, spaventato dal rischio di peggiorare il proprio modo di lavorare o di spendere soldi in strumenti che non conosce e che non gli portano i risultati desiderati.

Anche tu gestisci le varie aree della tua azienda (la fatturazione, i pagamenti, il magazzino, etc.) impiegando diversi strumenti obsoleti, come i fogli di calcolo? Scopri perché ti serve un software gestionale.

Cambiare software gestionale: perché è una scelta da valutare

Un altro caso comune è quello relativo al desiderio di abbandonare un software gestionale che già si ha, a favore di uno più in linea con le proprie esigenze.

Spesso, infatti, ci sono aziende che già hanno implementato questi strumenti nel loro sistema interno, ma che sentono la necessità di un cambiamento.

Ciò può essere dovuto a diverse motivazioni, con ad esempio il bisogno di semplificare determinati processi che con alcuni tipi di programmi risultano eccessivamente complessi, macchinosi e costosi.

Ma cambiare a volte è altresì complicato. La paura è di scegliere qualcosa che non sia come ce lo si aspetta, che non rispecchia le aspettative e che si rivela solo successivamente non essere all’altezza delle nostre esigenze.

Anche in questo caso, vi è una volontà al cambiamento, ma il dirigente e l’amministrazione continuano a utilizzare il vecchio software gestionale, seppur non sfruttando appieno tutte le sue funzionalità e potenzialità.

Per fare finalmente il passo verso il miglioramento, è importante effettuare un’analisi approfondita delle esigenze aziendali, delle soluzioni disponibili sul mercato e delle potenziali implicazioni sulle operazioni aziendali.

Nella tua azienda utilizzi un software gestionale, ma poca soddisfazione? Scopri quando è il momento migliore per cambiare gestionale, come scegliere il miglior software gestionale per la tua attività e come passare al nuovo gestionale, trasferendo i dati in modo sicuro.

Il passo fondamentale verso un buon management: l’adozione di un gestionale

In sintesi, sia nell’adozione iniziale di un nuovo programma di gestione che nel cambiamento da una soluzione obsoleta a una più moderna, emergono sfide simili e cruciali considerazioni.

La necessità di semplificare i processi, ridurre i costi, migliorare l’efficienza operativa e gestire in modo più strutturato diverse aree aziendali sono obiettivi comuni e importanti che hanno bisogno di essere presi in esame e sostenuti.

È importante quindi cercare di comprendere in che modo un software gestionale sarà in grado di dare valore alla propria azienda, attraverso un’analisi degli obiettivi e delle esigenze che si hanno.

Nel prossimo capitolo della guida ti offriremo una panoramica esaustiva sulle funzionalità e i vantaggi di un software gestionale, così da aiutarti a prendere una scelta più consapevole.