Che tu ancora alle prese con strumenti obsoleti per gestire le pratiche della tua azienda o che voglia cambiare il gestionale che già utilizzi, una domanda rimane fondamentale: come scegliere il miglior software gestionale?
La verità è che non esiste un “migliore” assoluto, ma ciò che conta davvero è trovare quello più adatto alle tue esigenze.
Vediamo dunque come scegliere il software gestionale migliore per la tua azienda, seguendo tre fasi e considerando gli aspetti da valutare.
Fase 1: identificazione dei bisogni dell’azienda
Per riuscire a comprendere quale sia il software gestionale ideale, è fondamentale prima di tutto compiere un’analisi approfondita dei bisogni specifici che presenta la tua impresa.
Immagina ad esempio di gestire un negozio di abbigliamento con vari fornitori e un flusso costante di merci in entrata e in uscita. In questa situazione, è cruciale identificare un programma che sia in grado di organizzare efficacemente il carico e scarico di magazzino, l’inventario e le transazioni con i fornitori.
Indipendentemente dal settore in cui operi, è quindi importante analizzare attentamente le esigenze operative e le specificità della tua azienda.
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Fase 2: Valutazione delle funzionalità del software gestionale
La fase di valutazione dei software gestionali presenti sul mercato richiede prima di tutto un’attenta analisi delle caratteristiche e delle funzionalità offerte da ciascun programma, confrontate con i requisiti che hai individuato in precedenza.
Sono perciò importanti gli aspetti legati all’usabilità dell’interfaccia, l’assistenza offerta, l’automatizzazione di alcuni processi per renderli più veloci e l’integrazione del gestionale con altri programmi aziendali, per coordinare al meglio le varie operazioni e avere una miglior controllo sulla tua attività.
Scopriamo quali sono alcune delle funzionalità da esaminare per scegliere il miglior gestionale per la tua impresa.
La fatturazione
La gestione delle fatture deve offrire funzionalità avanzate, in quanto è un aspetto cruciale per qualsiasi impresa, specialmente considerando l’obbligo di fatturazione elettronica in vigore in Italia.
Ad esempio, il programma dovrebbe consentire l’emissione del documento nel formato XML definito dall’Agenzia delle Entrate, inclusa l’applicazione della firma digitale e l‘invio della fattura elettronica al Sistema d’Interscambio.
È inoltre fondamentale il gestionale offra:
- la ricezione delle fatture elettroniche direttamente all’interno del software;
- la conservazione digitale a norma per i 10 anni obbligatori per legge;
- facilità di compilazione;
- la gestione delle fatture ricorrenti;
- la possibilità di emettere tutti i tipi di fatture (accompagnatorie, d’acconto, autofatture, note di credito e debito);
- la trasformazione automatizzata in fattura di preventivi e ddt.
La fiscalità
La fiscalità è un elemento assolutamente da non trascurare, con la funzionalità di controllare le gestioni particolari dell’IVA, come il reverse charge e lo split payment.
La gestione delle ritenute e dei contributi previdenziali è un’altra caratteristica importante, oltre al fatto che il software dovrebbe essere in grado di gestire i registri IVA e automatizzare la produzione dei file per la liquidazione dell’IVA.
Leggi la guida alla gestione dei registri IVA obbligatori.
La gestione del magazzino
Il miglior software gestionale dovrebbe assolvere anche alla funzione di gestionale di magazzino, se questo è presente nella tua azienda.
Ad esempio, il programma dovrebbe offrire la tracciabilità dei prodotti, per monitorare ogni movimento della merce. Inoltre, dovrebbe dare la possibilità di stampare etichette personalizzate e utilizzare strumenti come i lettori di codici a barre contribuisce a migliorare l’efficienza operativa.
L’organizzazione multi-magazzino è un’altra caratteristica importante da considerare per capire quale software gestionale scegliere, soprattutto se l’azienda ha più sedi o unità di stoccaggio.
Infine, la capacità di gestire le taglie e i colori dei prodotti è essenziale per settori come l’abbigliamento.
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La gestione dei pagamenti
Monitorare e analizzare i flussi di cassa in entrata e in uscita nel tempo è fondamentale per un’azienda che si voglia mantenere “in salute”.
La tenuta della prima nota cassa e dello scadenzario sono strumenti necessari per garantire un controllo costante sulla liquidità aziendale e per evitare ritardi nei pagamenti.
Infatti, non incassare nei tempi previsti potrebbe mettere in seria difficoltà l’impresa nel sostenere anche le spese ricorrenti.
Inoltre, il software gestionale, come nel caso di Easyfatt integrato a TS Pay, può semplificare notevolmente sia il processo di incasso dai clienti, sia l’emissione di bonifici verso i fornitori.
Scopri anche cos’è e come compilare la prima nota cassa.
La gestione vendite e acquisti
Il miglior software gestionale dovrebbe offrire un ampio supporto per le attività di vendita, facilitando la produzione di preventivi e semplificando il collegamento con i registratori di cassa.
Inoltre, l’organizzazione dei listini e la loro aggiornabilità sono necessari per garantire la precisione e la coerenza dei prezzi dei prodotti e dei servizi offerti.
L’integrazione con diversi strumenti
Se prendiamo in esame un’attività di vendita online, è fondamentale che il gestionale per e-commerce scelto si integri con le principali piattaforme CMS, consentendo una gestione più efficiente delle attività di vendita online.
L’integrazione con TeamSystem Commerce, Shopify e WooCommerce può facilitare la gestione degli ordini e permettere l’aggiornamento automatico dei prezzi e delle schede prodotto sull’e-commerce a partire dai dati del gestionale.
Multiutenza, Multiazienda e Integrazioni
Un elemento ulteriormente importante è la possibilità del software gestionale di adattarsi alle esigenze di un’attività imprenditoriale in crescita.
Ad esempio, è essenziale che il programma offra la funzione di multiutenza, per consentire l’accesso a più persone impiegate in azienda con varie mansioni.
Inoltre, deve anche consentire di gestire più aziende, dedicando ad ognuna un archivio e facilitando il passaggio da un archivio all’altro.
Infine, l’integrazione del programma con servizi esterni e altre soluzioni è fondamentale per adattarsi alle mutevoli esigenze del mercato e sfruttare al meglio le opportunità che si presentano.
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Fase 3: Valutazione del servizio offerto dal fornitore del software
Oltre alle caratteristiche del software, ti consigliamo anche di esaminare il servizio offerto dal fornitore del software gestionale.
È importante verificare l’esperienza e la solidità del team di supporto, assicurandoti che sia in grado di fornire continuità e tutela nel lungo periodo, oltre che garantire aggiornamenti, competenze tecniche e funzionali.
Ti suggeriamo anche di esaminare la documentazione fornita, come manuali e guide operative, e valutare la disponibilità di supporto alla formazione e di un servizio di assistenza pronto e competente.
Per concludere, la possibilità di provare gratuitamente la piattaforma prima dell’acquisto è un ulteriore fattore da considerare, perché permette di valutare direttamente l’usabilità e le funzionalità offerte, oltre alla compatibilità con le esigenze specifiche della tua attività.
Hai individuato qual è il miglior software gestionale per la tua azienda? Non ti resta che provarlo e verificare come questo semplifica la gestione delle attività quotidiane. Per utilizzarlo al meglio, però, è fondamentale:
- trasferire al suo interno i dati e i documenti che hai già prodotto con altri programmi o con il vecchio gestionale: in questo modo avrai uno storico da cui riprendere facilmente a lavorare;
- apprendere le funzionalità e le potenzialità del nuovo gestionale tramite il materiale formativo offerto dal fornitore.
Tratteremo questi punti nel capitolo successivo, dedicato a come passare al nuovo software gestionale.
Sono nata nel 1995 da un'idea a due passi da Padova. Sono dinamica, entusiasta e adoro creare soluzioni semplici per problemi complessi. Sono sempre sul pezzo e sono molto pignola, tanto che mi dicono ...
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