Come passare al nuovo software gestionale

Nonostante abbiano la consapevolezza di dover iniziare a utilizzare un software gestionale (o di cambiare il gestionale già in uso), sono molti gli imprenditori che possono trovarsi in difficoltà e desistono nell’assecondare questa esigenza.

Spesso, i dubbi maggiori non riguardano come scegliere il software gestionale, bensì sono relativi alla possibilità di commettere qualche errore nel processo di passaggio al nuovo programma. Ad esempio, si ha timore di sbagliare a riportare dei dati, non imparare il nuovo programma o, ancora, affrontare le resistenze dei dipendenti che non vogliono cambiare lo strumento con cui sono abituati ad operare.

È normale sentirsi in questo modo, il cambiamento può essere fonte di dubbi e paure, ma non bisogna dimenticare che porta con sé opportunità di miglioramento ed efficienza nel lavoro di ogni giorno.

Di seguito, perciò, daremo risposta a questi dubbi cruciali e ti forniremo una spiegazione chiara su come trasferire i dati in modo sicuro da un vecchio software o un file Excel al nuovo programma gestionale e come aggiungere più utenti al gestionale.

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Esportazione dati dal vecchio software e importazione nel nuovo

Quando affronti il passaggio a un nuovo software gestionale, uno dei momenti cruciali è proprio l’esportazione e l’importazione dei dati dal vecchio al nuovo sistema.

È prima di tutto fondamentale comprendere quali sono le informazioni che puoi trasferire. Queste di solito variano da sistema a sistema e dipendono dai software usati, ma generalmente sono:

• anagrafiche clienti,
• anagrafiche fornitori,
• informazioni su articoli e prodotti,
• file XML delle fatture elettroniche.

È importante esaminare attentamente i requisiti del nuovo software e pianificare di conseguenza l’esportazione dei dati, concentrandosi su quelli essenziali, evitando di trasferire informazioni obsolete o non necessarie.

Alcuni programmi, visto questo genere di problematiche, offrono quindi strumenti o procedure specifiche per facilitare il passaggio, assicurando che questo sia fluido e accurato verso il nuovo sistema gestionale.

All’interno del software gestionale Danea Easyfatt puoi importare dal tuo vecchio gestionale i seguenti dati: anagrafiche clienti e fornitori, informazioni su articoli e prodotti e file XML delle fatture elettroniche.
La procedura è spiegata in guide esaustive, con spiegazioni semplici e passo passo.
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Gestione e aggiunta di nuovi utenti e aziende

I software gestionali sono pensati per facilitare molteplici processi aziendali e per questo devono contemplare la possibilità che vengano usati da più persone che lavorano nell’impresa ricoprendo diversi ruoli (multiutenza).

È fondamentale quindi che tutti gli utenti interessati abbiano accesso al gestionale e possano visualizzare e/o modificare dati e documenti e utilizzare le varie funzionalità offerte.

Per la gestione di tali utenti, ti consigliamo di attivare un sistema di controllo accessi, tramite cui assegnare ad ogni persona delle proprie autorizzazioni d’uso del programma.

Inoltre, i gestionali devono offrire l’opportunità di gestire più aziende (multiazienda). Tale gestione deve essere separata per ogni attività, così da poter svolgere le operazioni e gli adempimenti in modo indipendente, ma allo stesso tempo rendere semplice il passaggio da un’azienda all’altra.

Con le funzionalità di multiutenza e multiazienda, potrai adattare il software alle diverse esigenze della tua attività e garantire così una collaborazione efficiente e sicura tra tutti gli elementi coinvolti, che siano persone o aziende diverse.

L’importanza della formazione

Prima di dare accesso al software a tutti gli utenti che dovranno operare al suo interno, è bene che questi sappiano come utilizzarlo e quali sono gli strumenti a loro disposizione, così da non commettere errori.

Puoi quindi facilmente intuire perché la formazione sia così importante. I software stessi il più delle volte vengono in soccorso a questo genere di esigenze, fornendo ad esempio guide testuali o video.

Investire del tempo nella formazione non solo aiuterà i tuoi dipendenti a familiarizzare con il nuovo sistema, ma anche a superare eventuali resistenze al cambiamento e ad ottenere una rapida adozione.

In conclusione, quindi, se vi sono le conoscenze adeguate, gli utenti potranno evitare errori, ottimizzare le operazioni, sfruttare il 100% delle possibilità offerte da questi strumenti innovativi ed ottenerne la massima efficienza produttiva.